Um pedido de proposta (RFP) é um documento de negócios que anuncia e fornece detalhes sobre um projeto, bem como solicita ofertas de fornecedores para ajudarem a concluí-lo. Na hotelaria, as RFPs são, geralmente, enviadas às propriedades por planejadores de eventos, gerentes de viagens corporativas, organizadores de torneios, empresas de gestão de viagens ou empresas de produção.
Responder a RFPs é uma tarefa fundamental para as propriedades que desejam garantir reservas de eventos e negócios de grupos. Ganhar uma proposta pode afetar significativamente a receita e reputação de uma propriedade. No entanto, a competição é acirrada e não basta apenas responder a RFPs. Para se destacar, é fundamental elaborar propostas atraentes, personalizadas e claras.
Criamos este modelo de resposta a RFPs para ajudar você a construir respostas convincentes e agilizar esse processo. Fique à vontade para personalizar o modelo de acordo com as necessidades da sua propriedade.
Estratégias para ganhar mais RFPs
Além de dedicar tempo para ler e entender os requisitos do cliente e responder prontamente às RFPs, aqui estão algumas considerações ao criar suas propostas.
- Personalize suas propostas: enquanto você deve implementar processos e modelos para otimizar as respostas às RFPs, não deixe de personalizar cada uma delas. Incorpore elementos do pedido e como sua propriedade pode oferecer valor único.
- Trace um quadro: seja detalhista e ajude o fornecedor a visualizar como você pode oferecer os resultados que ele está buscando. De acomodações hoteleiras a espaços de eventos e salas de reunião, mostre como sua propriedade atende às necessidades dele.
- Inclua estudos de caso relevantes: você já recebeu eventos ou grupos parecidos? Mantenha um arquivo de estudos de caso e referências que você pode incluir na sua proposta. Ter isso à mão para adicionar facilmente pode fazer uma grande diferença para vencer as ofertas.
- Treine suas equipes de vendas: inclua as RFPs na implantação da equipe de vendas e realize sessões frequentes de treinamento com a gestão da propriedade para tirar dúvidas e comunicar qualquer mudança no processo. Defina claramente o que é um bom lead e o processo para responder a propostas.
- Tenha uma página de grupos e eventos no seu site: esclareça no seu site que sua propriedade recebe grupos e eventos para que os organizadores considerem você para a RFP. Inclua informações de reservas, capacidades das acomodações, opções de alimentos e bebidas, imagens, perguntas frequentes e dados de contato.
- Invista em software de RFP: as ferramentas de RFP ajudam os fornecedores a encontrar propriedades e possibilita interações em tempo real, aumentando a probabilidade de vencer propostas. As ferramentas de gestão também otimizam o processo demorado do RFP, deixando mais fácil criar um modelo e responder a RFPs rapidamente.
