Com um BEO – Ordem de Serviço, você sempre realiza eventos perfeitos.
Um BEO – ordem de serviço – é um documento que detalha todos os aspectos de um evento, como datas, horários, local, serviço de bufê, audiovisual e outros requisitos. Ele serve como um contrato que abrange todos os detalhes essenciais do evento acordados entre o hóspede e a propriedade.
Criamos um modelo de BEO – Ordem de serviço disponível em dois formatos: Google Docs e Google Sheets, para proprietários de hotéis. Esses modelos foram criados de modo a incluir os campos mais importantes para três tipos diferentes de eventos:
- Gerais;
- Corporativos;
- Casamentos.
Sinta-se à vontade para personalizar os modelos de acordo com as necessidades de sua propriedade.
Um BEO – Ordem de serviço eficaz tem seis componentes principais:
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- Informações de contato: As informações de contato corretas do cliente e do local do evento devem constar no BEO – Ordem de Serviço. Certifique-se de que um número de telefone comercial e celular esteja incluído e que o nome do evento esteja correto.
- Programação: A programação inclui o horário de preparação, o horário de início e o horário de término. O cliente e o gerente de eventos devem verificar novamente se as informações estão corretas e finalizar o número total de convidados e a ordem dos eventos.
- Encomenda de alimentos e bebidas: O gerente de buffet deve detalhar todos os itens do cardápio no BEO – Ordem de Serviço, incluindo quaisquer restrições alimentares específicas, como opções vegetarianas, alergias etc. Certifique-se de que isso seja feito não apenas para os itens alimentícios, mas também para as bebidas.
- Preparação do salão: A preparação do salão descreve todos os aspectos do espaço. Se você tiver uma preparação do salão fora do padrão, inclua um diagrama anexado ao BEO – Ordem de serviço. Você deve incluir os móveis e a decoração principais.
- Fornecedores externos de equipamentos audiovisuais: Eventualmente, os equipamentos e serviços audiovisuais são incluídos em um BEO – Ordem de serviço, mas se o local contrata seus serviços de audiovisual, geralmente há um contrato separado. Os fornecedores externos e seus cronogramas de entrega também devem ser incluídos.
Contrato e assinatura: Um BEO é um contrato vinculativo, portanto, a maioria dos BEOs incluirá termos e condições com os quais você deve concordar, juntamente com uma linha para a respectiva assinatura de cada parte, título e data.
Elementos adicionais em seu BEO – Ordem de serviço
Um BEO – Ordem de serviço eficaz precisa ser o mais claro e detalhado possível para que o cliente e a sua equipe tenham expectativas claras para o evento. Considere incorporar os seguintes elementos para aprimorar seus BEOs:
- Imagens: Mostre fotos e modelos de como deve ser o espaço e todos os elementos essenciais do evento, inclusive o serviço de bufê e o layout do espaço.
- Plantas baixas: Mostra exatamente onde tudo precisa estar em uma representação visual do salão.
- Assinaturas eletrônicas: Isso pode agilizar o processo de assinatura e certificação de seus documentos.
- Anote todos os detalhes: É aconselhável incluir detalhes grandes e pequenos para garantir que você organize um evento memorável e que nada seja esquecido.
