8 estratégias para conseguir
mais vendas de grupos
As vendas de grupos na hotelaria podem ser difíceis de conquistar. Entender os principais tomadores de decisões, os canais de melhor desempenho e os pacotes e preços atraentes influencia no processo de vendas.
Os gerentes e as equipes de vendas das propriedades precisam entender a importância de adaptar a proposta às necessidades únicas dos negócios de grupos. Entender essas necessidades e ajudar os grupos a alcançar seus objetivos gerais é o que separa as propriedades das demais na hotelaria.
Quer sua propriedade receba eventos corporativos, reuniões de negócios ou grupos de lazer, estas são algumas técnicas essenciais que devem ser consideradas para aumentar sua lucratividade e fechar mais negócios.
3 principais tomadores de decisões
Ao saber com quem se conectar e como se colocar na posição de propriedade ideal, é possível atrair mais negócios de grupos para sua propriedade. Aqui estão três tomadores de decisões com quem você deve construir relacionamentos.
1. Organizadores terceirizados
Os organizadores terceirizados têm experiência em trabalhar com grupos diversos que abrangem uma variedade de corporações e empresas.
Enquanto os organizadores terceirizados tendem a cobrar uma comissão sobre a reserva do grupo, pode ser mais fácil trabalhar com eles, porque sabem o que estão buscando e geralmente são profissionais experientes.
2. Corporações
Sua melhor aposta de marketing e vendas para pequenos e médios grupos corporativos é o organizador interno deles. Esses organizadores têm experiência específica em entender a marca corporativa e atender aos desejos e necessidades do grupo.
Trabalhar com organizadores internos significa ter uma maior margem de negociação para as diárias da propriedade, e você não paga comissões como precisaria com um organizador terceirizado.
3. Indivíduos
Talvez você também encontre pessoas que querem reserva com a propriedade em nome do grupo. Os hóspedes podem viajar juntos para despedidas de solteiro, reuniões familiares e muito mais. No Relatório de Viagens dos Consumidores dos EUA de 2023, a Phocuswright descobriu que 11% dos participantes viajaram com entes queridos, um aumento de 57% em relação ao ano anterior.
Grupos individuais podem ser uma ótima fonte de reservas diretas se encontrarem seus pacotes no seu site e entrarem em contato diretamente por formulário ou e-mail. Caso contrário, eles podem usar agências de viagens para planejar estadias em grupo, o que torna crucial estabelecer relacionamentos com contatos importantes.
Canais de vendas eficazes para grupos
Agora que identificamos os principais tomadores de decisão das vendas de grupos, vamos analisar os pontos de venda mais eficazes. Desde a participação em eventos do setor até o uso de marketplaces de eventos, os canais de vendas que você escolher devem se alinhar aos seus grupos de turistas desejados.
Eventos
Manter uma lista de eventos regionais e do setor pode ajudar você a determinar quais valem a pena participar. Eventos de grande escala da indústria oferecem oportunidades fantásticas de networking para construir relacionamentos fortes com outros profissionais da hotelaria, enquanto eventos menores podem ser ótimos se a sua propriedade tiver um nicho exclusivo, como art déco.
Patrick Burkhardt, executivo de vendas estratégicas da Cloudbeds e ex-gerente de vendas de propriedades, diz:
Associações
Manter laços fortes com suas associações regionais de propriedades e hotelaria é uma das formas mais eficazes de divulgar suas ofertas de viagens em grupo e, ao mesmo tempo, fazer networking no seu setor.
“Conseguimos o melhor retorno no SITE. Comecei em um comitê, cheguei até o conselho e me tornei presidente do meu capítulo em 2016. Isso fez com que eu me destacasse como hoteleiro para nossas propriedades”, compartilha Patrick.
Marketplaces de locais
Os marketplaces de locais são geralmente usados pelos organizadores de eventos para buscar locais e incluir detalhes sobre sua propriedade.
De espaços de trabalho e salas de reunião a acomodações para grupos e espaços para eventos, os marketplaces de locais aumentam a visibilidade do seu negócio hoteleiro e facilitam o envio de pedidos de proposta (RFPs) por organizadores de eventos.
Site da propriedade
Se você ainda não atualizou o site da sua propriedade para mostrar as características especialmente adequadas às vendas de grupos como parte da sua estratégia geral de marketing da propriedade, agora é a hora de fazer isso!
Inclua uma página de eventos fácil de usar, onde os grupos em potencial possam enviar um formulário de lead. Essas informações são facilmente rastreadas e registradas em uma plataforma de tecnologia de eventos, em que você pode enviar aos grupos uma proposta provisória adaptada aos seus desejos e necessidades.
Entenda o processo de vendas
Você usou efetivamente seus canais de vendas disponíveis e se conectou com sucesso com o organizador corporativo. Agora, é hora de iniciar o processo de vendas.
1. Um pedido de proposta (RFP) é enviado
Depois que o organizador de eventos ou o cliente corporativo reduzir sua lista de fornecedores, ele enviará um pedido de proposta (RFP) à sua propriedade. Um RFP descreve os requisitos do grupo, incluindo o número e o tipo das acomodações, comida e bebida, bem como qualquer necessidade audiovisual ou de gestão de eventos se o grupo quiser realizar uma conferência ou um seminário.
2. Responda com uma proposta
Com a ajuda do seu gerente de receita, você pode começar a escrever uma proposta. Uma proposta responde aos requisitos identificados no RFP e responde a perguntas como o gasto mínimo em comida e bebida por pessoa, diárias e atividades disponíveis.
Como a seleção ainda está em andamento, fazer sua propriedade se destacar da multidão com uma proposta personalizada é essencial. Inclua detalhes sobre por que sua propriedade é a escolha certa com estudos de caso ou exemplos para embasar.
3. Agende uma inspeção no local
Depois de terminar de escrever sua proposta, o cliente a analisará e, se você atender a todos os requisitos, ele marcará um horário para uma inspeção na propriedade. A inspeção ao local é uma oportunidade para você mostrar tudo o que sua propriedade tem a oferecer e dar uma visão clara de como hospedaria o grupo. Durante essa etapa, as negociações ocorrem entre você e o gerente do grupo ou organizador do evento.
4. Assine o contrato final
A etapa final do processo de vendas é a assinatura definitiva do contrato. Depois que você e o cliente concordarem com os termos e condições, o documento será assinado, marcando o início de uma parceria próspera entre você e o grupo.
8 estratégias para fechar mais negócios de grupos
Abaixo, incluímos várias estratégias para ajudar você a fechar mais negócios de grupos.
Estabeleça taxas de comissão justas com organizadores terceirizados
Ao garantir que os organizadores terceirizados com que você trabalha recebam uma comissão justa e equitativa por trazer negócios para sua propriedade, você consolida sua parceria comercial com o organizador e aumenta a probabilidade de indicações e negócios recorrentes.
Envolva-se com a comunidade
Considere se envolver com grupos comunitários locais. Visite empresas locais, junte-se a associações hoteleiras e participe de passeios turísticos de outras propriedades para coletar o máximo de informações possível, usando-as para atrair mais negócios de grupos.
Identifique sua proposta exclusiva de venda (e mercado-alvo)
Determinar o que torna sua propriedade única, excêntrica ou superior a todas as outras pode atrair grupos que buscam aquele toque especial e aumentar a satisfação dos hóspedes. Aspectos como um chef com estrela Michelin no seu restaurante, uma praia paradisíaca para casamentos ou atividades de fortalecimento de laços das equipes podem ser apresentados nas suas campanhas de marketing e de redes sociais como parte da sua proposta exclusiva de venda.
Entender sua proposta exclusiva de venda também pode ajudar a limitar seu mercado-alvo. Você não pode vender para todos os grupos (e nem deve). Em vez disso, foque nos segmentos específicos que sua propriedade é mais adequada para hospedar.
Forme parcerias estratégicas com outras empresas locais
Considere fazer parceria com a loja de aromaterapia da sua cidade para fornecer aos hóspedes produtos locais de autocuidado. Ou ofereça uma verdadeira experiência “farm-to-table” (da fazenda à mesa) no restaurante da propriedade ao colaborar com fazendeiros locais. Essas parcerias estratégicas ajudam você a se destacar de outros hoteleiros e a mostrar suas relações com as empresas locais.
Ache seu valor agregado
Descobrir maneiras de agregar valor às reservas de grupos, mantendo as margens baixas, é uma das diversas estratégias de vendas hoteleiras que também faz muita diferença para os negócios de grupos. Considere itens adicionais e upsells personalizados, como uma garrafa de champanhe para os noivos em êxtase que reservaram o local para o casamento com você ou uma maneira para os grupos corporativos compensarem a pegada de carbono durante a viagem com a equipe.
Considere a receita total
Enquanto seu objetivo principal pode ser a receita de hospedagem, pense fora da caixa ao cogitar outras formas de maximizar sua receita total, como comida e bebida, atividades, equipamentos audiovisuais e espaços para reuniões. Conforme Patrick:
Trabalhe junto com seu gerente de receita
Ao trabalhar em conjunto com o gerente de receita da sua propriedade, você pode alinhar os preços de maneira adequada em todos os aspectos e comunicar isso com sucesso aos hóspedes em potencial. Isso também permite que você identifique áreas em que descontos e promoções podem ser aplicados às reservas dos grupos para garantir o negócio.
Cultive relacionamentos
Às vezes, seu grupo em potencial simplesmente não está pronto para reservar. Mantenha essa conexão ativa e positiva cultivando o relacionamento.
Entender os padrões de reserva do grupo (por exemplo, é um evento recorrente?) e enviar e-mails de acompanhamento e promoções personalizados em intervalos estratégicos pode mostrar que você se importa com seus possíveis hóspedes sem bombardeá-los com mensagens constantes.
Isso também se aplica ao marketing pós-estadia. Sempre faça o acompanhamento depois que um grupo ficar com você para ver se eles voltarão no futuro ou se há uma oportunidade de indicação.
Tecnologia para apoiar as vendas de grupos
Uma pesquisa recente da SkiftX e Cvent descobriu que, entre os funcionários hoteleiros focados em grupos que foram entrevistados, apenas 45% usaram uma plataforma de tecnologia para otimizar seus preços. Ou seja, mais da metade não está aproveitando a tecnologia disponível.
Abaixo, listamos alguns tipos de tecnologia que você pode implementar para dar suporte às vendas de grupos.
Tecnologia de eventos
A tecnologia de eventos ajuda as equipes de vendas a enviar propostas, gerar ordens de eventos de banquete (BEOs) e fazer o acompanhamento com os grupos, tudo isso em uma só plataforma.
Quando integrada a outras tecnologias, as propriedades podem otimizar o processo de vendas e eventos para grupos. Como exemplo, Patrick explica como a Event Temple e a Cloudbeds trabalham juntas para as equipes de vendas.
Modelos de formulários de RFP
Outra maneira que a tecnologia pode dar suporte às vendas de grupos é criando modelos de formulários de RFP, deixando o processo de documentação rápido e simples. Os organizadores podem enviar RFPs facilmente, e as equipes de vendas podem responder a tudo em uma única plataforma, agilizando e otimizando o processo. A integração da Event Temple e da Cloudbeds facilita a sua vida e a dos organizadores de eventos ao incorporar seu formulário de RFP ao site.
Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
O CRM é uma ferramenta para gerenciar leads e contatos para esforços de marketing e vendas. Por exemplo, se os dados do seu CRM revelarem que seu lead estava olhando os pacotes de casamento da sua propriedade, considere segmentar esses hóspedes com um e-mail de casamento personalizado, destacando seu espaço para eventos e opções de fornecedores.
Considerações finais
As equipes de vendas das propriedades devem ser estratégicas quando se trata de garantir negócios de grupos. Elas precisam investir em relacionamentos com contatos importantes, participar de eventos, trabalhar com gerentes de receita e usar tecnologia para aperfeiçoar o processo. Embora às vezes seja desafiador, atrair os grupos certos pode contribuir significativamente para os resultados da propriedade.
