Dominando as RFPs hoteleiras:
como conquistar mais reservas de grupo

Os grupos são um dos segmentos mais lucrativos para os hoteleiros. Desde conferências a casamentos e equipes de produção, atrair negócios de grupo é uma estratégia infalível para as propriedades conseguirem ocupação com meses de antecedência.

Mas como conquistar mais negócios de grupo?

Dominar o processo de RFP (sigla em inglês que significa Request for Proposal ou pedido de proposta) é fundamental para aproveitar esse segmento. Os hoteleiros precisam encontrar maneiras de gerenciar e responder a RFPs de modo que se destaquem entre as empresas hoteleiras. Neste artigo, vamos explorar estratégias para as propriedades ganharem mais RFPs em 2024.

Por que é importante ter um processo de RFP?

A Skift descobriu que, em setembro de 2023, as RFPs para eventos com mais de 12 meses de antecedência estavam com 98% dos níveis de 2019, indicando a recuperação dos eventos corporativos globais. No Oriente Médio, a atividade das RFPs estava a 128%, seguido de perto pela América do Norte com 116%.

Com um processo de RFP bem definido, as propriedades podem gerenciar e responder a várias ofertas de maneira eficaz, aumentando a probabilidade de garantir negócios. Mesmo se a oferta não for aceita, ela é uma ótima oportunidade para as propriedades mostrarem suas instalações e serviços a profissionais da indústria e implementarem campanhas de marketing para ofertas futuras.

Participar ativamente do processo de RFP permite que as propriedades promovam relacionamentos fortes com organizadores de eventos e gerentes de viagens, aumentando sua reputação no mercado e criando mais oportunidades de negócios. Basicamente, serve como uma ferramenta de marketing para exibir as capacidades e o nível de serviço da propriedade, garantindo que se destaque dos competidores e ganhe negócios com mais frequência.

Processo típico de RFP hoteleira 

Vamos explicar um processo de RFP típico na hotelaria.

1. Preparo e envio da RFP 

O primeiro passo, geralmente, envolve o cliente — um organizador de eventos ou um gerente de viagens corporativas, por exemplo —, que prepara e envia RFPs a diversas propriedades. Os profissionais encontram propriedades adequadas por meio de RFPs e ferramentas de eventos ou manualmente por sites de propriedades, mecanismos de busca e diretórios online.

Essas RFPs contêm especificações detalhadas do que o cliente busca em termos de serviços e acomodações hoteleiras.

Normalmente, são incluídos na proposta:

• Nome e informações da empresa
• Finalidade da RFP
• Datas
• Participantes
• Tipos de acomodações para hóspedes
• Número de acomodações necessárias
• Comodidades 
• Concessões
• Transporte 
• Salas de conferência e espaços de reunião
• Espaços de eventos
• Orçamento
• Prazo para resposta

2. Criação e envio da proposta 

A equipe de vendas da propriedade conduz uma análise interna de cada RFP para entender os requisitos específicos e avaliar se elas atendem aos requisitos de maneira satisfatória. Antes de receber as RFPs, as equipes de vendas precisam definir o que é um bom lead — não faz sentido gastar tempo respondendo a cada uma das RFPs. Você deve priorizar os leads que sua propriedade tem uma maior chance de converter.

Após determinar que o lead é bom, você precisa reuniões as informações dos vários departamentos, como alimentos e bebidas, eventos, reservas e muito mais.

Com todos os detalhes necessários, a propriedade cria uma proposta atraente de acordo com as necessidades descritas na RFP. Essa proposta serve como o argumento de venda, explicando sua capacidade de atender aos requisitos do cliente e destacando seus pontos únicos de venda para aprimorar a experiência do hóspede.

3. Acompanhamento 

Depois que você enviar a proposta de RFP detalhada e personalizada para os tomadores de decisão, não caia na armadilha de esperar e torcer pelo melhor. Um aspecto crucial da estratégia de RFP frequentemente ignorado é a importância do acompanhamento após o envio da RFP.

O acompanhamento após o envio serve a vários propósitos. Ele demonstra ao cliente seu interesse contínuo e compromisso com o projeto dele. O acompanhamento também faz sua propriedade ser lembrada, especialmente nos casos em que o processo de decisão é demorado e há várias respostas de RFP. Além disso, é uma oportunidade de esclarecer e confirmar os detalhes da proposta e responder a qualquer dúvida que o cliente possa ter.

4. Processo de tomada de decisão 

O cliente avalia todas as propostas recebidas e toma uma decisão, geralmente com base em fatores como preço, qualidade do serviço e reputação da propriedade. O processo de negociação ocorrerá entre o cliente e a propriedade em relação às diárias, upgrades, serviços adicionais e muito mais.

Após sua propriedade ser selecionada como a vencedora, você terá mais discussões para finalizar o acordo.

Ao entender esse processo, as propriedades podem traçar estratégias melhores e se preparar para ganhar as propostas. Conforme as propriedades se familiarizam mais com o processo de RFP e as necessidades dos organizadores de eventos, elas podem começar a personalizar suas ofertas, aumentando a probabilidade de sucesso.

6 estratégias para ganhar mais RFPs

Além de dedicar tempo para ler e entender os requisitos do cliente e responder prontamente às RFPs, aqui estão algumas dicas para você ganhar mais RFPs este ano.

1. Personalize suas propostas

Você deve implementar processos e modelos para otimizar as respostas da RFP o máximo possível, mas sempre dando um toque de personalização à cada resposta. Adicione os elementos do pedido e como sua propriedade pode oferecer valor único.

2. Desenhe a proposta

Seja detalhista e ajude o fornecedor a visualizar como você pode oferecer os resultados que ele está buscando. De acomodações hoteleiras a espaços de eventos e salas de reunião, mostre como sua propriedade atende às necessidades dele.

3. Inclua estudos de caso relevantes

Você já recebeu eventos ou grupos parecidos? Mantenha um arquivo de estudos de caso e referências que você pode incluir na sua proposta. Ter isso à mão para poder adicionar facilmente pode fazer uma grande diferença para vencer as ofertas.

4. Treine sua equipe de vendas

Inclua as RFPs na implantação da equipe de vendas e realize sessões frequentes de treinamento com a gestão para tirar dúvidas e comunicar qualquer mudança no processo. Defina claramente o que é um bom lead e o processo para responder a propostas.

5. Tenha uma página de grupos e eventos no seu site

 Mostre no seu site que sua propriedade recebe grupos e eventos, para que os organizadores considerem você para a RFP (e excluam você imediatamente se não tiver os requisitos adequados). Inclua informações de reservas, capacidades das acomodações, opções de alimentos e bebidas, imagens, perguntas frequentes e dados de contato.

6. Invista em software de RFP

As ferramentas de RFP ajudam os fornecedores a encontrar propriedades e possibilita interações em tempo real, aumentando a probabilidade de vencer propostas. As ferramentas de gestão também otimizam o processo demorado da RFP, deixando mais fácil criar um modelo e responder a RFPs rapidamente.

Implementar essas estratégias não garante que você vencerá todas as RFP, mas aumentará significativamente suas chances de garantir grupos na propriedade. Uma RFP não é só uma proposta de negócios. É também uma oportunidade para mostrar a capacidade da sua propriedade, criar relações e diferenciar a propriedade da concorrência.

Software hoteleiro de RFP 

Várias propriedades estão incorporando software de RFP às suas operações para otimizar o processo de gestão de RFPs e aumentar as taxas de ganho. Aqui, vamos explorar o que é o software de RFP, como ele funciona e seu valor quando integrado a outros softwares hoteleiros.

As empresas hoteleiras devem considerar a seguinte funcionalidade ao buscar um software de RFP:

• Priorização das RFPs recebidas para garantir que os leads de melhor qualidade sejam respondidos primeiro e pelos representantes de vendas adequados
• Capacidade de personalizar RFPs com base em cada proposta
• Ferramentas de análise de propostas
• Acompanhamento e gestão em tempo real de RFPs para que os funcionários possam colaborar facilmente entre as equipes, garantindo respostas pontuais
• Automação para ajudar a gerenciar acompanhamentos, lembretes e prazos
• Acompanhamento de leads e monitoramento de engajamento para ajustar estratégias de prospecção futuras 
• Recursos de integração com o sistema de gestão de propriedades (PMS), CRM, software de contabilidade e muito mais, para garantir a consistência dos dados e melhor eficiência operacional

Recursos de integração de software de RFP

O software de RFP fica ainda mais poderoso quando é integrado a outros sistemas hoteleiros, como o software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e os sistemas de gestão de propriedade (PMS). É essencial buscar um provedor com integrações a outras ferramentas para garantir um fluxo de dados otimizado entre sistemas.

Integração com PMS.

Uma integração entre o software de RFP e o software de gestão de propriedade garante que a disponibilidade e as tarifas estejam sempre atualizadas. Isso elimina o risco de overbooking e permite a criação de tarifas de grupos, bloqueios de acomodações e itens adicionais. Além disso, garante a centralização dos dados de reserva, oferecendo uma única fonte de verdade e reduzindo os erros que podem ocorrer com a entrada manual de dados ou a sincronização entre diferentes sistemas.

Integração com CRM.

Essa integração ajuda as equipes de vendas e marketing a alcançarem grupos para engajamentos futuros. Como os sistemas CRM armazenam muitos dados de clientes, a integração deles com software de RFP permite uma abordagem mais personalizada e segmentada em resposta a RFPs. O software usa informações sobre interações anteriores, preferências e padrões para personalizar respostas que atendam a necessidades e expectativas específicas do cliente, melhorando a probabilidade de ganhar ofertas.

Você também pode usar os envios de RFP anteriores para alcançar proativamente grupos para datas futuras. Geralmente, grupos realizam eventos anuais, como conferências ou retiros de negócios, fornecendo uma oportunidade fantástica para sua equipe de vendas fazer o engajamento com antecedência.

A integração do software de RFP com sua pilha tecnológica hoteleira simplifica o processo e oferece insights valiosos que você pode usar para refinar sua estratégia e promover relacionamentos mais fortes com planejadores de eventos, gerentes de viagens corporativas e outros profissionais com probabilidade de enviar RFPs.

O valor de uma estratégia de RFP

Ao entender a mecânica do processo de RFP, otimizar a estratégia de resposta e aproveitar ao máximo o software de RFP, você pode aprimorar drasticamente a capacidade de ganhar mais negócios de grupos este ano.

A longo prazo, uma forte estratégia de RFP faz parte da criação e manutenção de relacionamentos importantes com planejadores de eventos, gerentes de viagens corporativas e outros profissionais que enviam RFPs regularmente a propriedades. Ao provar sua habilidade de atender e até superar as expectativas, você abre caminho para negócios recorrentes e indicações, o que pode aumentar significativamente suas receitas.

Ao lidar estrategicamente com o cenário de RFPs, sua propriedade pode garantir mais negócios de grupos, elevar sua reputação no mercado e gerar o tipo de crescimento que assegura um futuro próspero.