Software para recepção de hotel: benefícios e os 10 melhores sistemas

É difícil acreditar que apenas algumas décadas atrás a maioria dos hotéis funcionava com sistemas manuais. Atualmente, empresas de hospedagem de todos os tipos e tamanhos utilizam softwares para gerenciar as operações de recepção de maneira eficiente e oferecer uma experiência do hóspede mais integrada.

O desafio passou a ser como escolher a solução de software certa, com tantas opções à disposição, nem todas iguais. Para ajudar você na pesquisa pelas opções, neste artigo, veremos as principais funções e benefícios da tecnologia de recepção, apresentaremos alguns dos melhores softwares disponíveis atualmente no mercado da hotelaria e mostraremos quais fatores você deve buscar ao adquirir a solução perfeita para a sua propriedade.

Normalmente, os sistemas de gestão interna (PMS) funcionam como a plataforma central, facilitando o check-in, o gerenciamento dos perfis dos hóspedes e do inventário e estoque de acomodações, além do check-out. Componentes adicionais, tais como motor de reservas, CRM, gerenciador de canais, software de ponto de venda (PDV) e sistemas de gestão de receita podem funcionar integrados ao PMS, formando um sistema unificado.

Além disso, outras ferramentas e serviços de terceiros podem ser incluídos através de uma interface de programação de aplicações (API). Isso expande a quantidade de funções que podem ser realizadas e permite o compartilhamento de dados entre as aplicações.

Como funcionam os sistemas de recepção modernos?

As funções básicas do software de recepção são bastante simples, seja em hotéis ou pousadas. Quando um hóspede faz o check-in, o recepcionista emite a reserva no PMS. A reserva pode ter sido feita diretamente no PMS ou através do sistema de reservas do hotel, do motor de reservas ou do gerenciador de canais. A reserva possui as informações básicas sobre a estadia do hóspede, incluindo o tipo de acomodação, a diária, a data de saída, bem como as informações de perfil do hóspede, tais como dados de contato, cartão de crédito e estadias anteriores.

Até recentemente, o check-in típico funcionava assim: o recepcionista buscava a disponibilidade de acomodações no PMS, fazia o check-in do hóspede e programava a chave. Durante a estadia, quaisquer cobranças, como estacionamento ou café da manhã, seriam registradas na conta do hóspede. Na hora do check-out, o recepcionista confirmava as cobranças com o hóspede, processava o pagamento e imprimia uma cópia do extrato.

Hoje em dia, diversas soluções de software estão disponíveis para automatizar os fluxos de trabalho e melhorar a gestão da recepção. Por exemplo, auto-check-in do hóspede, entrada no quarto sem chave e mensagens aos hóspedes, entre outros. No setor administrativo, os hotéis possuem sistemas de gestão interna para facilitar o processamento dos dados, a geração de relatórios, bem como os agendamentos e notificações dos usuários, entre muitas outras funções e atividades.

Os 5 principais benefícios do software de recepção

Por que a utilização dos softwares de recepção está aumentando tão rápido? Veja apenas algumas das vantagens:

1. Maior eficiência

Tarefas manuais podem ser demoradas e confusas, fazendo os hóspedes ficarem olhando para o relógio e pensando por que não escolheram uma propriedade mais modernizada. Com um software de recepção, cada membro da equipe pode verificar o status da acomodação facilmente e realizar check-in e check-out muito mais rápido, deixando mais tempo livre para os hóspedes curtirem sua estadia. 

2. Menos erros

Calcular as diárias manualmente e digitar os dados do cartão de crédito não é apenas demorado, mas também pode expor o hotel a erros e fraudes dispendiosos. Com um sistema de processamento de pagamentos integrado, os cálculos são feitos automaticamente. Basta passar ou aproximar o cartão e os dados do cartão de crédito são inseridos de maneira segura e automática no perfil do hóspede. 

3. Melhor serviço

Ao automatizar tarefas demoradas e repetitivas, o software de recepção libera os funcionários para se concentrar em oferecer o melhor atendimento e experiências personalizadas inesquecíveis aos hóspedes, além de gerar mais receita para a propriedade.

4. Menores custos

Com um PMS na nuvem, os hotéis não precisam adquirir hardware e software caros que se tornarão obsoletos rapidamente. Em vez disso, eles pagam uma taxa de assinatura mensal, dividindo os custos com outras empresas.

5. Mais tempo para estratégia

Como qualquer auditor noturno pode comprovar, a consolidação de dados e o fechamento das contas são tarefas entediantes e demoradas. Ao automatizar o processamento dos dados e a geração de relatórios, a equipe tem mais tempo para analisar os dados e elaborar estratégias para melhorar os resultados.

Plataformas modernas de hotelaria: mais do que apenas software de recepção

Para os operadores de hospedagem, um dos desafios de ter mais tecnologia na recepção é conseguir lidar com um número crescente de fornecedores, fontes de dados e interfaces. Para tornar tudo mais simples, muitos hotéis estão migrando para plataformas unificadas. Esse modelo apresenta um conjunto integrado de aplicações básicas de um fornecedor, que inclui PMS, sistema de pagamentos, Sistema de Gestão de Receita (RMS), gerenciador de canais e outros módulos. Para obter recursos adicionais, os hoteleiros podem acessar um diretório de aplicativos e serviços de terceiros oferecidos por meio do provedor de PMS.

Como essas plataformas ficam na nuvem, a equipe pode utilizá-las de qualquer lugar que possua acesso à internet. A manutenção e as atualizações podem ser feitas de maneira remota, o que significa menos tempo de indisponibilidade, menos interrupções e atualizações mais frequentes ao longo dos anos. E, ao contrário das plataformas antigas de PMS, as que ficam na nuvem são criadas com APIs abertas, o que torna a integração com outros aplicativos mais fácil e econômica. Os dados são consolidados em um mesmo perfil do hóspede e os funcionários só precisam aprender a usar um sistema.

Principais recursos a buscar em um software de recepção hoteleira

Quando estiver procurando uma solução de software ideal para a sua propriedade, você pode facilitar as coisas para você e sua equipe se der prioridade aos seguintes recursos:

• Uma plataforma centralizada na nuvem com funções básicas integradas em um sistema unificado
• Uma API aberta, que permita integrações fáceis com softwares de terceiros
• Um motor de reservas e um gerenciador de canais online integrados
• Um sistema flexível que possa ser customizado para atender às necessidades da sua propriedade e possa crescer com a sua empresa
• Recursos avançados de relatórios e análises
• Soluções com foco no hóspede que melhorem tanto a comunicação quanto o engajamento e permitam o autoatendimento
• Processos modernos de pagamentos que ofereçam pagamentos sem contato e fácil fechamento das contas
• Recursos de treinamento prontamente disponíveis para rápida ambientação e uma equipe de suporte ao cliente que entenda as necessidades específicas da indústria da hotelaria
• Um modelo de cobrança por assinatura que evite compras inicias dispendiosas de hardware e software

10 principais softwares de recepção hoteleira

Os seguintes sistemas de recepção oferecem os recursos acima listados e muitos mais:

Cloudbeds

A plataforma Cloudbeds foi criada com todas as ferramentas de que você precisa para gerir e desenvolver sua empresa, para que você possa se concentrar na experiência do hóspede. A plataforma de gestão de hotelaria na nuvem está revolucionando a indústria com um conjunto de ferramentas unificadas que incluem PMS, gerenciador de canais, motor de reservas, ferramenta de gestão de receita, processamento de pagamentos com terminais integrados, solução de engajamento do hóspede, serviços de marketing digital feitos para você e diretório de aplicativos de terceiros. Veja os detalhes abaixo.

Eviivo

Com sete escritórios ao redor do mundo, Eviivo Suite é um sistema de gestão de propriedades integrado, que oferece um motor de reservas online, gerenciador de canais, gerenciador de hóspedes, gerenciador de desempenho e diversos outros recursos.

Frontdesk Anywhere

O software de gestão hoteleira na nuvem Frontdesk Anywhere foi criado para a redução custos, controle de operações e aumento da receita. As soluções incluem PMS, motor de reservas, gerenciador de canais, sistema de pagamentos e sistema de gestão de receita.

LittleHotelier

O software de gestão hoteleira LittleHotelier foi criado especialmente para pequenas propriedades, oferecendo uma gama de soluções as quais incluem PMS, aplicativo móvel, gerenciador de canais, bem como uma loja de aplicativos com integrações de terceiros. 

Mews

Com sede em Amsterdam, a Mews é uma empresa de software na nuvem que oferece uma suíte de produtos integrados, incluindo PMS, motor de reservas, RMS e sistema de pagamentos, além de um diretório com mais de 600 aplicativos e integrações de terceiros.

ResNexus

Baseada em Utah, ResNexus é um sistema de gestão interna na nuvem que oferece diversos produtos, incluindo um sistema de reservas, processamento de pagamentos e motor de reservas pela Web, além de serviços de marketing e integrações com fornecedores terceirizados.

RMS Hospitality

Com sede em San Diego, RMS Hospitality é um sistema integrado de gestão de reservas e propriedades na nuvem que oferece um motor de reservas online, gerenciador de canais, RMS e mais de 100 integrações de terceiros.

RoomRacoon

RoomRaccoon, com sede em Toronto, é um sistema de gestão interna na nuvem para propriedades independentes, que oferece PMS, check-in online, contabilidade automatizada e uma solução de vendas adicionais, além de integrações com diversos aplicativos de terceiros.

Hotelogix

Com sede em Singapura, Hotelogix é um PMS na nuvem criado para simplificar as operações hoteleiras, oferecendo motor de reservas online, gerenciador de canais e um aplicativo que funciona para uso em qualquer dispositivo móvel.

innRoad

Baseado em Nova Iorque, o innRoad é um PMS baseado na nuvem criado para aumentar receita e reservas melhorar a eficiência operacional. Isso inclui a gestão de reservas, um motor de reservas, um channel manager, processamento de cartões de crédito e funcionalidades de revenue management.

Por que escolher a Cloudbeds?

Com tantas opções, por que a Cloudbeds é o melhor software de recepção hoteleira? Veja apenas alguns bons motivos:

• Cloudbeds foi considerado o melhor sistema de gestão hoteleira no HotelTech Awards de 2023.

• Um PMS na nuvem e fácil de usar com recursos integrados de reservas, calendário de arrastar-e-soltar, relatórios e análises poderosos e automação de e-mails.

• Um gerenciador de canais que oferece acesso a centenas de agentes de viagens online (OTA) e sistemas de distribuição global (GDS), incluindo Booking.com, Expedia, Vrbo, Airbnb e outros sites similares, sem cobrança de comissões para aumentar a ocupação.

• Um motor de reservas sem comissão para ajudar você a converter mais visitantes do site e aumentar as reservas diretas em uma média de 20%.

• Uma ferramenta de inteligência de preço que oferece um gerenciador de tarifas, comparador de tarifas e alertas automáticos com base em regras para manter uma estratégia de preços dinâmica e maximizar a receita.

• Uma solução de processamento de pagamentos de hotéis integrada com um gateway de pagamento integrado para fazer reservas e pagamentos on-line de forma rápida, fácil e segura.

• Uma solução de engajamento do hóspede para permitir o envio mensagens ao hóspede em uma caixa de entrada unificada, mensagens automatizadas e um serviço de tradução na palma da sua mão.

• Um serviço de marketing digital feito sob medida criado especialmente para negócios de hospedagem, que inclui design de site, marketing em mecanismos de busca, gestão de anúncios e conteúdo e metabusca.

• Um Marketplace de integração que oferece dezenas de provedores terceirizados com os melhores aplicativos, ferramentas e serviços do gênero para as necessidades específicas da sua empresa.

E o melhor de tudo é que, por todos esses recursos estarem integrados com a plataforma Cloudbeds, não é preciso alternar entre diversas ferramentas de software nem lidar com vários fornecedores.