Maximizando o desempenho financeiro com software de contabilidade hoteleira integrado

O software de contabilidade é mais do que apenas mais um aplicativo da sua pilha de tecnologia. É a base das operações hoteleiras, ajudando a lidar com transações, monitorar a receita e os gastos, manter compliance (conformidade) e analisar o desempenho. 

Porém, para ser eficaz, o software de contabilidade precisa ter integrações profundas com outros sistemas, principalmente com o sistema de gestão de propriedades. 

Neste artigo, exploramos como integrar os dados financeiros com eficácia para melhorar o desempenho do seu software de contabilidade, os recursos essenciais e quatro dos melhores sistemas no mercado na hotelaria. 

O problema da integridade dos dados

Para o software de contabilidade funcionar de maneira eficaz, ele precisa coletar e importar os dados financeiros de todo o ecossistema de tecnologia da propriedade. Os principais sistemas envolvidos incluem: 

• PMS. Contém a maioria dos dados financeiros da recepção e da administração, como a receita de hospedagem, o processamento de pagamentos, os depósitos antecipados e as contas a receber. 
• Sistema de PDV. Registra os dados das vendas do departamento de A&B, bem como de outras áreas que geram receita, como lojas, spas e serviços adicionais.
• Sistemas de inventário e aquisição. Acompanha os custos relacionados a A&B e outros produtos e serviços.
• Software de governança. Monitora os custos relacionados à gestão de inventário, incluindo produtos de limpeza, têxteis e serviços de lavanderia.
• Software de folha de pagamento. Gerencia salários, benefícios, impostos e outras despesas com funcionários.
• Gerenciador de canais. Controla as comissões cobradas pelas agências de viagens online (OTAs) e outros canais de vendas.
• Sistema de gestão de receita. Apesar de não capturar transações financeiras diretamente, ele fornece métricas importantes, como a receita por acomodação disponível (RevPAR), tarifa diária média (ADR) e previsões de tendências das tarifas.

Como as propriedades usam uma média de 20 a 30 fornecedores de tecnologia, são muitos dados para se organizar. Além disso, eles precisam ser categorizados e relatados de acordo com princípios contábeis específicos. O padrão mais usado na hotelaria é o USALI (Sistema Uniforme de Contas para a Indústria Hoteleira). 

Como um PMS funciona com software de contabilidade

Pode ser desafiador garantir que todos os dados financeiros fluam perfeitamente de todas as origens para o sistema de contabilidade. Em vez de tentar conectar cada aplicativo diretamente, uma abordagem mais eficiente é escolher um PMS criado com integrações de contabilidade em mente. Servindo como fonte da verdade, os dados fluem para o PMS de outros sistemas, em que são formatados e consolidados de modo que facilite a transferência para o software de contabilidade. 

Gerenciar os dados dessa maneira garante que eles sejam integrados corretamente, sem discrepâncias, inconsistências, entradas duplicadas ou perda de dados. Resumindo, um PMS com funcionalidade de contabilidade robusta oferece os seguintes benefícios:

1. Ele cria uma fonte única de verdade

Depois que todos os dados financeiros de diferentes fontes são mapeados para o PMS, seu software de contabilidade hoteleira só precisa de uma única integração sólida com o PMS. Assim, o PMS funciona como uma fonte única da verdade para transações financeiras e ajuda a manter a integridade dos dados, sem precisar de conciliação bancária manual.

2. Disponibiliza mais relatórios financeiros

Um PMS criado com a funcionalidade de contabilidade em mente oferece módulos adicionais que ajudam a fornecer insights mais profundos sobre o desempenho, como: 

• Relatórios de saldo pendente listando os hóspedes ou as contas com saldos não pagos, o valor devido e a idade da dívida.
• Relatórios de registro contábil de hóspedes detalhando todas as transações financeiras associadas à estadia de um hóspede, incluindo cobranças da acomodação, comodidades e pagamentos. 
• Relatórios de impostos e taxas resumindo impostos de acomodações, taxas de resort ou impostos municipais coletados pela propriedade.
• Relatórios de anulações e reembolsos monitorando cancelamentos, ajustes, transações anuladas e reembolsos.
• Relatórios de ajustes, monitorando alterações ou correções feitas nas transações financeiras de uma propriedade depois que elas foram registradas inicialmente.

Você ainda precisará de uma solução de contabilidade dedicada para a hotelaria, mas esses relatórios podem fornecer a proprietários de empresas fora do departamento de contabilidade insights úteis e demonstrativos financeiros para gerenciar o fluxo de caixa, reconciliar contas de hóspedes, obedecer às leis fiscais, detectar possíveis fraudes e criar trilhas de auditoria mostrando quando as transações foram feitas e por quem.

3. Ele melhora as funcionalidades do software de contabilidade

As funcionalidades no PMS garantem que as transações sejam pré-categorizadas e agrupadas antes que entrem no sistema de contabilidade, dando aos hoteleiros a flexibilidade de escolher os dados transferidos e garantindo que eles estão corretos. Esse tipo de configuração aprimora os recursos de geração de relatórios do seu software de contabilidade, permitindo insights mais profundos e menos trabalho manual. 

8 recursos essenciais em um software de contabilidade hoteleira

Para uma contabilidade eficiente, é crucial investir no PMS e no software de contabilidade certos. Ao escolher um sistema de contabilidade para o seu negócio hoteleiro, considere estes importantes recursos:

Capacidade de integração

Procure uma conexão de API forte que permita uma sincronização bidirecional perfeita com seu PMS e, quando necessário, com outros aplicativos essenciais (como a folha de pagamento). 

Design específico para a hotelaria

Enquanto um software de contabilidade genérico pode funcionar para propriedades menores, ele se torna um fator limitante para organizações hoteleiras maiores ou com várias propriedades. Uma solução específica para a hotelaria oferece maior acesso aos dados da indústria e é mais provável que siga os padrões de contabilidade hoteleira. 

Conformidade com o USALI

Ter uma solução de contabilidade em conformidade com o USALI facilitará a análise comparativa entre as operações e os departamentos da propriedade e economizará tempo e esforço manual na conversão de planos de contas genéricos em formatos baseados em USALI. 

Automação

Emitir faturas, gerenciar pagamentos de fornecedores, processar a folha de pagamento e comparar os recibos com transações bancárias são exemplos de tarefas contábeis manuais tradicionalmente repetitivas que um bom sistema de contabilidade deve automatizar.

Gestão financeira em tempo real

A integração com seu PMS deve proporcionar insights em tempo real sobre receitas, despesas e lucratividade, para você gerenciar o fluxo de caixa com mais eficácia e resolver os problemas financeiros que surgirem. 

Previsão e orçamento avançados

Esses recursos usam tendências históricas e comparativo de mercado da indústria para prever o desempenho financeiro, ajudando você a planejar os recursos, controlar as despesas e otimizar as estratégias de preços.

Acesso baseado em permissões e geração de relatórios

Para equipes de contabilidade, o acesso baseado em permissões ajuda a manter a integridade dos dados ao controlar quem pode ver, editar ou criar relatórios. Isso reduz o risco de erros e garante a segurança de informações financeiras confidenciais.

Funcionalidade de várias propriedades

Para operações com várias propriedades, o sistema de contabilidade deve oferecer relatórios consolidados e individuais das propriedades. Isso simplifica a supervisão financeira, permite comparações de desempenho e fornece uma compreensão mais clara da rentabilidade de cada propriedade para escalabilidade.

4 melhores soluções de software de contabilidade hoteleira 

O PMS da Cloudbeds se integra aos principais softwares de contabilidade hoteleira, incluindo:

Intacct

Sage Intacct é uma solução robusta personalizada para hoteleiros, com recursos avançados de geração de relatórios para maiores insights sobre a RevPAR, as taxas de ocupação, a rentabilidade e a previsão orçamentária. Ela automatiza muitas tarefas de geração de relatórios e fornece monitoramento de desempenho em tempo real para vários locais.

M3

O M3 é uma solução de contabilidade desenvolvida nativamente para hotéis. Ela oferece um alto nível de personalização, incluindo a capacidade de usar um plano de contas baseado nos padrões USALI mais recentes ou um formato customizável. O software importa dados do PMS automaticamente e fornece relatórios financeiros avançados.

Quickbooks

Quickbooks Online é uma solução de contabilidade criada para pequenas e médias empresas. Suas funcionalidades incluem a gestão de folha de pagamento, monitoramento de tempo para produtividade e correspondência automática de recibos com transações bancárias. Ela também oferece suporte à colaboração com contadores externos e apresenta um painel em tempo real com relatórios personalizáveis, como balanços, demonstrativos de lucros e perdas e de fluxo de caixa, além da possibilidade de conectar um contador externo.

Xero

Xero é um software de contabilidade com funcionalidade de análise de negócios que permite aos hoteleiros monitorar o fluxo de caixa e gerar projeções financeiras de curto prazo e previsões de desempenho essenciais. Enquanto ele inclui recursos básicos de folha de pagamento, o Xero também pode se conectar a soluções de folha de pagamento dedicadas de terceiros para necessidades mais avançadas.

Integração de software de contabilidade à sua pilha de tecnologia hoteleira 

Os relatórios financeiros oferecem às propriedades uma verificação independente dos resultados financeiros e operacionais, bem como insights para a tomada de decisões conscientes. No entanto, a precisão dos relatórios depende da exatidão dos dados usados ​​pelo seu software de contabilidade. 

Em vez de transformar sua solução de contabilidade em um centro de integração, uma abordagem mais inteligente é escolher um PMS que lide com o trabalho pesado de conversão, formatação e validação dos dados financeiros em todas as operações e, em seguida, direcione-os ao sistema de contabilidade. Ao alinhar suas ferramentas e sistemas financeiros, você pode aproveitar todo o potencial da estratégia financeira da sua propriedade.