O que é um sistema de reservas de hotel e por que ele é importante?

Quando os viajantes fazem uma reserva de hotel, eles esperam obter uma experiência perfeita, caso contrário poderão decidir ficar em outro lugar. Para os hotéis de hoje, atender a essa expectativa significa deixar de lado os processos manuais e investir em um sistema de reservas online que permita aos viajantes reservar um quarto quando quiserem no canal de sua escolha.

Seja online ou offline, por trás de cada experiência de reserva perfeita está um sistema de reservas rápido, confiável e totalmente integrado. Aqui, explicamos como funcionam os sistemas de reservas de hotéis, os principais benefícios de uma plataforma integrada e o que procurar ao selecionar um software de reservas.

Também mostraremos como aproveitar essa poderosa tecnologia para captar mais reservas, agilizar processos, economizar tempo e custos, além de aumentar a satisfação dos hóspedes, independentemente de você operar um hotel, hostel, motel, pousada ou empresa de aluguel por temporada.

Como funcionam os sistemas de reservas de hotel?

Primeiro, o gerente de receita do hotel insere os códigos de tarifa, inventário e restrições do hotel no CRS. As informações são, então, preenchidas no PMS e, com a ajuda do software de gerenciamento de canais, distribuídas aos canais de reservas do hotel. Esses canais podem incluir o motor de reservas online do próprio hotel, agências de viagens online (OTAs), o sistema de distribuição global (GDS), atacadistas e sites de metabusca.

Quando um viajante reserva um quarto de hotel num desses canais, as informações são repassadas ao CRS e ao PMS, onde são armazenadas para recuperação no momento do check-in. Ao mesmo tempo, a disponibilidade é atualizada em todos os canais de distribuição.

Obviamente, esse processo depende da conectividade bidirecional entre o CRS e os outros componentes. Se os componentes não estiverem integrados, o gerente financeiro precisa executar essas tarefas manualmente, um processo demorado e propenso a erros.

A diferença entre um sistema de reservas de hotel e um motor de reservas

Os termos “sistema de reservas de hotel” e “motor de reservas” são frequentemente usados de forma intercambiável no setor de hotelaria, mas, na verdade, se referem a coisas diferentes. O sistema central de reservas de um hotel, ou CRS, é o hub central onde as atividades e informações de reserva são armazenadas de todos os canais, sejam reservas feitas por telefone, OTA, GDS, departamento de vendas ou motor de reservas online. Um motor de reservas online, também chamado de motor de reservas por internet (IBE), é um software que permite que os hóspedes façam uma reserva diretamente através do site do hotel.

9 vantagens de usar um sistema de reservas de hotel

Enquanto a maioria dos negócios hoteleiros mudou para um sistema de reservas digital anos atrás, uma quantidade surpreendente de pequenos hotéis, hostels, pousadas, B&Bs e operadoras de aluguel de temporada ainda utiliza processos manuais. Isto os coloca numa desvantagem distinta no mercado em relação aos seus concorrentes mais avançados em tecnologia.

Veja aqui alguns dos benefícios de usar um sistema de reservas de hotel:

1. Atender às expectativas dos viajantes. Hoje em dia, os viajantes querem reservar um quarto sem precisar enviar um e-mail para o hotel ou aguardar uma resposta. Com um motor de reservas online, os hóspedes podem fazer suas pesquisas e reservar online a qualquer hora, de qualquer lugar, gerando reservas enquanto você dorme!

2. Aumentar a eficiência. Ao automatizar o trabalho e as tarefas como a comparação de tarifas, gestão de contas e do inventário e confirmações por e-mail, um sistema integrado de reservas de hotéis reduz os custos de mão de obra, evita erros que custam caro e libera a equipe para cuidar de tarefas mais complexas.

3. Economizar em comissões das OTAs. Quando os hóspedes reservam diretamente em seu site, você não paga taxas e comissões altas a um intermediário. É por isso que as reservas diretas são, normalmente, o canal de reserva mais lucrativo de uma propriedade.

4. Oferecer múltiplas alternativas de reserva. Na página do seu site ou nas redes sociais, você pode anunciar diferentes tipos de quartos, promoções e pacotes, visando uma ampla variedade de orçamentos e gostos de viajantes. Muitos sites de terceiros não oferecem essa facilidade e, por isso, é um ponto importante para considerar.

5. Gerar mais receita. Quando os viajantes reservam no seu site, você também tem a oportunidade de vender quartos premium e fazer algumas vendas cruzadas de serviços locais e produtos, como por exemplo, café da manhã, jantar, spa e recreação.

6. Criar relacionamentos com os hóspedes antes da chegada. A maioria das OTAs não compartilha os detalhes de contato dos hóspedes ao encaminhar uma reserva. Quando os hóspedes reservam através do seu site, você obtém essas informações diretamente. Com o uso de ferramentas de comunicação, você pode convidá-los a começar a planejar sua estadia, fazer um upgrade do seu quarto ou solicitar um serviço.

7. Dar segurança aos viajantes e proteger seu resultado. Quando os viajantes reservam por meio do seu site, eles podem fazer alterações ou cancelar diretamente com sua propriedade, o que lhes passa segurança. Como um operador de hospedagens, você consegue implementar políticas de depósito e cancelamento como uma forma de proteção em casos de não comparecimento.

8. Gerenciar tarifas e disponibilidade em tempo real. Com um gerenciador de canais integrado ao seu sistema de reservas, você pode atualizar preços e disponibilidade de datas e horários em todos os canais de reservas simultaneamente. Isto vai lhe ajudar a aumentar a ocupação, manter a paridade de tarifas e evitar erros de preços, overbookings e vendas perdidas.

9. Automatizar seu processamento de pagamentos com cartão de crédito. Com um gateway de pagamento conectado ao seu motor de reservas, cartões de crédito são validados automaticamente e depósitos são processados rapidamente, reduzindo erros de entrada de dados, pagamentos atrasados e estornos. Ofereça a facilidade dos pagamentos online.

Quais recursos você deve esperar de um sistema de reservas de hotel?

Há muitas opções quando se trata de escolher um sistema de reservas de hotel. Para encontrar a melhor solução de controle para as operações do seu hotel, procure os seguintes recursos principais:

• Uma plataforma aberta baseada em nuvem que seja fácil de implementar e manter, acessível de qualquer dispositivo com conexão à Internet e que possa escalar junto com sua empresa.

• Integração com o PMS do seu hotel para fornecer atualizações automáticas das informações dos hóspedes, em vez de ter que transferir manualmente os dados de uma plataforma para outra.

• Conectividade bidirecional com um gerenciador de canais e software de gestão de receita para otimizar a distribuição, preços e inventário com poucos cliques.

• Um motor de reservas simples, fácil de usar e sem comissões que possa ser personalizado para combinar com o design do seu site. 

• Um widget de comparação de tarifas integrado para dar aos usuários a confiança de que reservar diretamente é a melhor opção.

• Uma experiência de reserva compatível com dispositivos móveis. A Euromonitor estima que 1 em cada 4 reservas serão feitas pelo celular até 2024.

• Relatórios e análises integrados com insights de dados poderosos para ajudar você a entender o comportamento e as preferências de compra.

• Funcionalidades de idioma e moeda para permitir que pessoas ao redor do mundo completem uma reserva no idioma e moeda que preferirem para simplificar o processo de reserva.

• Um sistema seguro que siga os regulamentos de privacidade e garanta que as informações dos hóspedes e os dados de pagamento sejam processados e armazenados de maneira segura.
• Uma equipe de suporte ao cliente especializada em hospitalidade disponível sempre que você precisar e que forneça serviços robustos de onboarding, treinamento e suporte para que você tenha sucesso em melhorar a experiência do hóspede.

Os 8 melhores sistemas de reservas de hotel em 2023

Saiba quais são alguns fornecedores de sistema de reservas de hotel que recebem ótimas avaliações dos hoteleiros:

1. Plataformas com motor de reservas, channel manager e sistema de gestão hoteleira

Cloudbeds.

A Cloudbeds fornece uma plataforma de gestão de hotelaria totalmente integrada e baseada em nuvem com todas as ferramentas necessárias para garantir um processo de reserva perfeito. Consulte a seção abaixo para mais informações.

RMS Cloud.

O RMS Cloud apresenta um PMS com tudo integrado, motor de reservas, gerenciador de canais e sistema de gestão de receita adequado para todos os tipos de operadores de hospedagem.

Frontdesk Anywhere. 

O Frontdesk Anywhere é um software de gerenciamento de hotéis baseado em nuvem com um PMS integrado, gerenciador de canais, motor de reservas e sistema de gestão de receita criado para hotéis independentes e grupos de gestão.

2. Plataformas com PMS + motor de reservas

Mews.

Com sede em Praga, o Mews é um sistema PMS baseado na nuvem que oferece soluções integradas de operações, pagamentos, jornada do hóspede, BI, Marketplace e API.

Protel. 

Com sede na Alemanha, a Protel é um provedor de PMS legado que também oferece um motor de reservas online, aplicativo móvel e software de eventos.

Resnexus. 

Com sede nos Estados Unidos, Resnexus é um PMS baseado em nuvem popular entre B&Bs e pousadas que oferecem um site e motor de reservas combinado com de gestão de hóspedes, processamento de cartão de crédito e gestão de rendimento automático.

3. Sistemas centrais de reservas e motor de reservas

Cendyn.

Com sua recente fusão com a Pegasus, a Cendyn agora oferece um sistema de reservas flexível e escalável com ferramentas inteligentes de gestão de tarifas e inventário.

Vertical Booking.

Parte do grupo Zucchetti, com sede na Itália, a Vertical Booking oferece um sistema central de reservas com motor de reservas integrado, gerenciador de canais e escritório central de reservas (CRO).

SHR.

O Windsurfer CRS da SHR é popular entre os grupos hoteleiros, oferecendo software de gestão de receita, um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e serviços de call center.

Guestcentric. 

Projetado exclusivamente para grandes hotéis independentes e pequenos grupos, o CRS da Guestcentric apresenta um motor de reservas integrado e um marketplace de integração de parceiros.

Por que escolher o sistema de reservas de hotel da Cloudbeds?

A Cloudbeds oferece um sistema totalmente integrado de reservas de hotéis baseado em nuvem, projetado especialmente para propriedades independentes. Com a Cloudbeds, você possui todos os componentes essenciais em uma única interface fácil de usar e lida com apenas um parceiro de tecnologia para obter atendimento.

A Cloudbeds oferece os seguintes recursos principais:

• Um premiado PMS fácil de usar com recursos de reservas integrados, calendário arraste-e-solte, relatórios e análises poderosos, além de automação de e-mail com conteúdo personalizado.
• Um channel manager que fornece acesso a mais de 300 canais de reserva, incluindo Booking.com, Expedia, Airbnb e Vrbo, sem comissões adicionais.
• Um motor de reservas sem comissão para ajudar você a converter mais visitantes do site e aumentar as reservas diretas em até 20%, em média.
• Uma Ferramenta de Inteligência de Preço com gerenciador de tarifas, comparador de tarifas e regras e alertas automatizados (além dos adicionais parceiros de integração RMS).
• Uma solução de processamento de pagamentos de hotéis integrada com um gateway de pagamento integrado para fazer reservas e pagamentos online de forma rápida, fácil e segura.
• Uma plataforma de experiência do hóspede para engajar e encantar hóspedes em todas as etapas da jornada, desde a descoberta até após a estadia.
• Uma solução de marketing digital para maximizar sua presença onlin e gerar mais reservas diretas.

Todas essas ferramentas são totalmente integradas, o que significa que reservas, tarifas e disponibilidade estão sempre sincronizadas. Não há necessidade de alternar entre diferentes ferramentas de software ou lidar com múltiplos fornecedores. A Cloudbeds também oferece acesso a um marketplace de integrações para que os hotéis possam adicionar ferramentas que fazem sentido para seus negócios.