O que é um sistema de controle de hotelaria? Principais funções e provedores

Um sistema de gestão de propriedade (PMS) é um dos dos melhores recursos para negócios de hotelaria. Um bom software de PMS otimiza as operações diárias do hotel e aumenta a eficiência e, consequentemente, a lucratividade. Por outro lado, um PMS antigo pode dificultar sua vida, desde a recepção e as reservas até a governança e o gerenciamento de manutenção.

Este artigo detalha as principais funcionalidades que você deve buscar nas soluções de software, as vantagens para seu negócio hoteleiro e os principais provedores desta tecnologia. Mas, em primeiro lugar, o que é exatamente um sistema de controle de hotelaria (PMS) para hotéis?

Funções do sistema de gestão para hotéis

1. Painel de controle
2. Gestão de canais
3. Calendário de reservas
4. Módulo da governança
5. Gestão de receita
6. Processamento de pagamento
7. Geração de relatórios
8. Motor de reservas online
9. Gestão dos hóspedes
10. Marketplace ou API aberta

1. Painel de controle

Ao fazer login e abrir o sistema de gestão de propriedades, você verá um painel útil e simples de usar. Um painel de controle completo e fácil de ler oferece um resumo instantâneo das informações mais críticas para as tarefas diárias do trabalho. Com os insights certos, você concluirá as tarefas com mais rapidez e facilidade. O PMS deve oferecer uma página inicial veloz com atualização em tempo rea

As informações sobre o inventário e estoque de quartos, a ocupação, as chegadas e as saídas provavelmente influenciarão outras decisões, como a tarifa diária e a gestão de rendimento. Essas informações precisam estar ao seu alcance em uma interface otimizada e limpa, focada na clareza, especialmente para os funcionários da recepção. Os gerentes e donos de hotéis querem saber as informações mais importantes com antecedência e um painel é incrivelmente útil.

Essa é uma captura de tela dos painéis e do sistema de reservas do PMS da Cloudbeds.

2. Gestão de canais

Venda seu inventário para diversos canais de distribuição online e sincronize as informações com o PMS para a atualização em tempo real. Um channel manager aumentará sua visibilidade on-line e gerará mais reservas e lucro. Ainda assim, é muito importante que ele esteja integrado com o software de gestão de propriedades para ter controle total e não arriscar o overbooking

Não importa se você precisa liberar a disponibilidade ou fazer alterações nas tarifas. Tudo isso pode ser feito no seu PMS e atualizado nos canais de reserva em tempo real. As novas reservas on-line são enviadas ao PMS para você sempre ter o controle da ocupação e tomar medidas imediatas se necessário. Procure um  gestor de canais  que tenha conexões bidirecionais robustas com não apenas as principais OTAs, mas também sites de reservas regionais ou especializados, fornecedores de GDS, metabuscas e muito mais.

3. Calendário de controle

Um calendário é uma ótima forma de visualizar as reservas e proporcionar clareza. Com um calendário fácil de ler, você consegue ver a disponibilidade dos quartos e descobrir possibilidades de otimização. Por exemplo, caso você visualize suas reservas em uma planilha do Excel, talvez não veja uma disponibilidade oculta.

Entenda o que queremos dizer. Digamos que um hóspede tenha reservado um quarto padrão por três noites e esse mesmo quarto esteja disponível na noite anterior. Você sabe que seus hóspedes quase sempre reservam uma viagem de pelo menos duas noites. Você também vê que a suíte está disponível por três noites. Se você liberar a reserva do quarto regular original, talvez consiga mais duas reservas. A estadia perdida de uma noite se tornou mais duas reservas e você fez o upgrade de uma reserva existente.

Nem sempre isso é possível, mas um calendário ajudará você e os funcionários da recepção a ver os casos em que os hóspedes podem ser transferidos para otimizar a ocupação em diferentes anos, meses e semanas.

Um calendário interativo é ainda melhor. Com o calendário da Cloudbeds, você pode modificar e mover reservas diretamente no painel. De acordo com nosso feedback, essa é uma das funções mais populares do sistema de gestão de propriedades.

4. Gestão da governança

A funcionalidade de governança ajuda a manter estabelecimentos de todos os tamanhos operando sem problemas. Seu PMS de hotel deve automatizar as tarefas administrativas e criar sistemas mais eficientes. Um relatório de governança entra nessa categoria. Seu PMS deve saber quais quartos precisam ser arrumados ou completamente limpos para a chegada de um hóspede.

Com o PMS da Cloudbeds, você pode designar funcionários para limpar determinados quartos. É possível imprimir esse relatório e fornecer à governança. Após a limpeza, você pode atualizar o status dos quartos para facilitar os check-ins e aumentar a produtividade.

5. Gestão de receita

Otimize seu processo de precificação com os recursos de revenue management, especialmente se você não tiver contratado um gerente financeiro. A tecnologia atual de gestão de receita pode otimizar os planos de preços levando em conta o lucro e a ocupação, além de eliminar as suposições relacionadas às métricas de resultados do hotel, como RevPAR (receita por acomodação disponível).

Ao monitorar os preços da concorrência, coletar dados do mercado em tempo real e atualizar os preços automaticamente, uma solução de gestão de receita (RMS) ajuda você a manter a competitividade e confiança nas decisões de precificação. Para uma maior precisão dos dados e eficiência, escolha um PMS de hotel integrado a um RMS.

6. Processamento de pagamentos

Um processador de pagamentos integrado otimiza os pagamentos dos hóspedes e a contabilidade, além de manter os relatórios mais precisos. Se o PMS não tiver um processador de pagamentos que aceite a maioria dos cartões de crédito ou que seja integrado a um sistema de ponto de venda (PDV), você precisará lidar manualmente com os pagamentos e as tarefas relacionadas, como geração de relatórios, conferências e estornos. Como você sabe, receber entradas manuais aumenta consideravelmente a probabilidade de erros.

7. Geração de relatórios

Os relatórios são uma das principais funcionalidades do PMS. Escrevemos artigos sobre os relatórios que você precisa gerar todas as noites; um sobre a gestão de receita e outro sobre como aprender os segredos de gestão de receita das grandes redes de hotéis. Acreditamos que os relatórios e o conhecimento são a melhor maneira de elevar seu estabelecimento a um novo patamar. Seu sistema de gestão de propriedades deve ter funcionalidades integradas para a geração de relatórios.

O PMS já contém suas reservas, tarefas e ocupação, então deixe ele trabalhar por você. Saber as estatísticas é a parte fácil e ajudará a facilitar a análise. Com um PMS na nuvem, você pode acessar seus relatórios de onde estiver e tomar medidas quando sua empresa mais precisar.

8. Motor de reservas online

Escolha um software de PMS com um motor de reservas livre de comissão. As reservas diretas são uma das fontes de receita mais valiosas para a maioria dos estabelecimentos. Você não deveria precisar pagar pelas reservas que trabalhou tanto para conseguir. Quando o PMS já tem um motor de reservas, você não precisa se preocupar com problemas de integração. Procure um motor de reservas para a integração com seu site e suas redes sociais, conferindo se ele é fácil de usar e tem carregamento rápido, especialmente em dispositivos móveis.

9. Gestão dos hóspedes

Escolha um software com módulo de gestão dos hóspedes para economizar horas de trabalho da equipe e ter mais eficiência. Busque recursos essenciais de perfis dos hóspedes, que funcionam como um CRM para armazenar os dados dos hóspedes, e comunicação.

A comunicação com o hóspede é um processo demorado com um grande impacto na experiência e satisfação. Para automatizar esse processo e melhorar seu atendimento, procure uma solução com envio de mensagens via SMS, WhatsApp, Messenger e envio automático de e-mails e funcionalidades de upsell para gerar receita adicional de upgrades e outros serviços. 

10. Marketplace ou API aberta

Se você precisar de ferramentas adicionais para complementar as funcionalidades do seu software PMS, procure um sistema com soluções de terceiros integradas. Esse modelo de marketplace com mais serviços e produtos permite que você escolha as tecnologias mais adequada para as necessidades específicas do seu estabelecimento. Desde serviços de check-in sem contato, como quiosques, e fechaduras inteligentes até serviços de gestão da reputação online e relatórios técnicos.

Você também pode criar ferramentas ou apps para dispositivos móveis e sincronizar com o PMS do seu hotel através de API. Para fazer isso, busque um fornecedor que tenha uma API aberta com boa documentação e compatibilidade.

Avaliando os tipos de sistemas de gestão de propriedades

Nuvem x app para download

Ao pesquisar, tirar dúvidas e comprar soluções de gestão de propriedades para a hotelaria, busque por tecnologias na nuvem, em que o acesso pode ser feito de qualquer lugar. Isso ajudará você a fazer login para gerenciar as operações do negócio de onde estiver. Além disso, em comparação com o software no local, a tecnologia baseada na web é mais fácil para instalar atualizações e melhorias.

Plataforma única x Sistema com integrações

Para competir no complexo mundo da distribuição online, você precisa ter acesso a outros sistemas além do PMS. Isso inclui motor de reservas no site, channel manager, sistema de gestão de receita e processador de pagamentos. Se o seu PMS oferecer essas tecnologias e a conexão for nativa, você evita ter que lidar com vários provedores, times de suporte diferentes, planos de pagamento, entre outros.

Pagamento por comissão x Preço fixo

As soluções de PMS atuais funcionam com base em um modelo de comissão das reservas recebidas ou uma taxa fixa mensal que depende do tipo de estabelecimento e dos módulos usados.

Suporte 24 horas x Sistema de tickets

Analise o suporte oferecido pelo provedor de PMS: se é um sistema de tickets com horário de atendimento limitado ou um suporte 24 horas, todos os dias, fornecido pela própria empresa. Além disso, leve em conta o tempo e o custo de implementação do novo software. Pergunte sobre o processo de implementação e treinamento, como os dados são transferidos e que tipo de assistência é oferecido durante e após a implementação.

Top 10 sistemas de PMS em 2024

Os seguintes sistemas de gestão de propriedades globais oferecem as funcionalidades citadas anteriormente e mais:

Cloudbeds

A plataforma da Cloudbeds foi desenvolvida com todas as ferramentas que você precisa para gerenciar seu meio de hospedagem, para que você se concentre na experiência do hóspede. A plataforma de hospitalidade baseada na nuvem está revolucionando a indústria com a sua gama de recursos que incluem o PMS, o channel manager, o motor de reservas, a ferramenta para gestão de receita, o processador de pagamento com terminais integrados, a solução de gestão e cadastro dos hóspedes, serviços de marketing digital e um marketplace de aplicativos de terceiros. Veja abaixo para mais detalhes.

ClockPMS

A Clock Software oferece uma gama integrada de soluções de software de gestão hoteleira baseada na nuvem, sistemas de distribuição e aplicativos de gestão dos hóspedes, entre eles PMS, sistema de PDV, check-in no celular, software de vendas e solução para eventos.

Eviivo

Com sete sedes espalhadas pelo mundo, a Eviivo Suite sistema de gestão de propriedade integrado, com destaque para motor de reserva online, channel manager, gestão de hóspedes, gestão de performance e muitas outras funcionalidades.

Frontdesk Anywhere

O sistema de gestão hoteleira baseado na nuvem do Frontdesk Anywhere foi desenvolvido para reduzir custos, otimizar operações e aumentar receita. Suas soluções incluem PMS, motor de reservas, channel manager, processador de pagamento e sistema de gestão de receita.

LittleHotelier

O software de gestão hoteleira do LittleHotelier foi desenvolvido especialmente para propriedades pequenas, oferecendo um grupo de soluções que incluem PMS, aplicativo para celular, motor de reserva e channel manager, bem como uma loja de aplicativos para integrações com outras soluções tecnológicas.

Mews

Com sede em Amsterdam, a Mews é uma empresa de software na nuvem que oferece um conjunto de produtos totalmente integrados, como PMS, motor de reserva, RMS e sistema de pagamento, assim como um marketplace com mais de 600 aplicativos de parceiros e integrações.

ResNexus

Sediada em Utah, a ResNexus também é um sistema de gestão de propriedade em nuvem que oferece múltiplos produtos, incluindo sistema de reservas, processamento de pagamento e motor de reservas para site, além de serviços de marketing e integrações com outros provedores de tecnologia.

RMS Hospitality

Com sede em San Diego, a RMS Hospitality é sistema de reservas e de gestão de propriedade na nuvem totalmente integrado, que também oferece motor de reserva para hotel, channel manager e mais de 100 integrações com outros sistemas.

RoomRaccoon

Localizada em Toronto, a RoomRaccon é um sistema hoteleiro em nuvem focado em propriedades independentes, com destaque para o seu PMS, o check-in online, automação para contabilidade e ferramenta de upsell, assim como integrações com uma variedade de aplicativos verificados.

Hotelogix

Com sede em Singapura, o Hotelogix é um PMS na nuvem desenvolvido para simplificar as operações na hotelaria, oferecendo motor de reserva online, channel manager e um aplicativo compatível com dispositivos móveis.

Por que escolher a plataforma da Cloudbeds?

Com tantas opções, por que a Cloudbeds é a melhor escolha? Listamos aqui algumas boas razões:

• A Cloudbeds foi reconhecida como o melhor sistema de gestão de propriedade na hotelaria na premiação do HotelTechAwards 2023.
• PMS em nuvem, fácil de usar, com recursos integrados de reservas, um calendário do tipo arrasta-e-solta, relatórios e análises relevantes e automação de e-mail.
• Channel manager que fornece acesso a centenas de agentes de viagens on-line (OTA) e GDS, incluindo Booking.com, Expedia, Airbnb e Vrbo, sem comissões adicionais para aumentar a ocupação.
• Motor de reserva livre de comissão para ajudá-lo a converter mais visitantes do site e aumentar as reservas diretas em 20%, em média.
• Ferramenta de Inteligência de Preço (PIE) com um gerenciador de tarifas, comparador de tarifas e alertas automatizados com base em regras para manter uma estratégia de preços dinâmica e maximizar a receita.
• Solução integrada de processamento de pagamentos para hotéis com um gateway de pagamento integrado para efetuar as reservas e pagamentos online de modo rápido, fácil e com segurança.
• Sistema de experiência do hóspede que oferece uma comunicação com os clientes em uma caixa de entrada unificada, com mensagens automatizadas e um serviço de tradução ao seu alcance.
• Solução de marketing digital feito para você, as Soluções de Marketing Digital, com design de site, marketing de mecanismo de pesquisa, gerenciamento de listas e metabusca.
• Marketplace de integração com dezenas de fornecedores terceirizados que oferecem os melhores aplicativos, ferramentas e serviços da categoria para suas necessidades comerciais exclusivas.

O melhor de tudo é que, como todos esses recursos estão integrados à plataforma Cloudbeds, não há necessidade de ficar trocando entre várias ferramentas de software ou lidar com vários fornecedores.

Considerações finais

O software de PMS é a plataforma que você usará diariamente para administrar cada aspecto do seu hotel, hostel, pousada ou acomodação alternativa. Dependendo do tamanho da empresa, das necessidades operacionais e do orçamento, escolher um sistema de controle de propriedades com o pacote ideal de recursos é fundamental para a administração eficiente do estabelecimento.

Não se esqueça de verificar as avaliações de hoteleiros no Google, sites de avaliação do setor e sites de avaliação de software como Capterra, TrustPilot, SoftwareAdvice e outros. Busque por uma tecnologia integrada, fácil de usar pelos funcionários da recepção e com funcionalidade completa para todos os usuários. Acreditamos que os recursos listados acima facilitam a vida dos proprietários de estabelecimentos.