Os 10 Sinais de Que Está na Hora de Modernizar Seu Software de Gestão Hoteleira

Um software de gestão hoteleira confiável deve ajudá-lo a automatizar tarefas manuais repetitivas, aumentar a satisfação dos hóspedes, maximizar os rendimentos e acelerar as operações hoteleiras. Além de todas essas qualidades, ele precisa ser fácil de usar para que os funcionários aprendam a utilizá-lo de forma rápida e eficaz.

Como qualquer outra tecnologia, seu Sistema de Gestão Hoteleira (PMS) tem uma vida útil limitada em sua forma atual. Assim como um software evolui, as necessidades e objetivos de sua propriedade também evoluem. Um PMS que já foi muito bom, pode ficar desatualizado, precisando de modernização.

O software que você tem está defasado? Se seu software de gestão hoteleira está sendo um obstáculo ao crescimento do negócio, talvez esteja na hora de trocar de sistema e encontrar um PMS que atenda melhor às suas necessidades. Veja 10 principais indícios de que está na hora de modernizar seu sistema de gestão hoteleira.

1. Seu PMS não se integra facilmente com ferramentas de terceiros

A fácil integração com serviços de terceiros, como aplicativos móveis de check-in de hóspedes e ferramentas de gerenciamento de reputação, pode maximizar a escalabilidade de seu estabelecimento hoteleiro no setor. Ferramentas de terceiros também podem contribuir para a satisfação dos hóspedes e lhe permitem personalizar o PMS de acordo com as necessidades únicas de sua propriedade. Sistemas de gestão hoteleira mais antigos, que não funcionam na nuvem, em geral não se conectam a ferramentas externas. E se você está esperando seu PMS atual lançar uma atualização, talvez leve meses ou anos para a próxima versão do software ter as ferramentas de que você precisa.

Um software de gestão hoteleira na nuvem moderno, como o Cloudbeds, se integra com ferramentas e serviços externos úteis. Um ótimo exemplo disso é um aplicativo de ponto de venda de restaurante que permite aos funcionários verificar o status de ocupação dos hóspedes e o número do quarto, para que as cobranças do café interno da propriedade possam ser transferidas diretamente para a conta do quarto. Isso torna a transação comercial mais prática tanto para você quanto para o cliente.

2. Não contribui para aumentar a satisfação dos hóspedes

Sistemas de gestão hoteleira antigos não contribuem para aumentar a satisfação dos hóspedes. É claro que eles servem como um CRM para interação posterior com antigos hóspedes, mas, fora isso, eles não contribuem para melhorar o atendimento dos hóspedes.

Hoje em dia, cada vez mais hóspedes buscam opções de autosserviço nos hotéis devido à rapidez e praticidade. Várias vezes tem se constatado que os hóspedes preferem usar um aplicativo para fazer reservas e o check-in antes de chegarem ao hotel para que gastem menos tempo na recepção. Quando esses tipos de aplicativos se integram ao seu software de gestão hoteleira, os dados do hóspede são sincronizados automaticamente com o seu sistema. Isso reduz o tempo gasto com check-in tanto para os hóspedes como para os funcionários.

Um estudo recente realizado pela OpenMarket revelou que 90 por cento dos hóspedes de hotéis nos EUA e Reino Unido disseram que é útil comunicar-se com o hotel por mensagens. Devido a informações assim, é uma boa ideia pensar em investir em um software de gestão hoteleira que inclua automação de e-mails ou que integre uma ferramenta de chat automático para melhorar a comunicação com os hóspedes. Um bom sistema de automação de e-mails lhe permite enviá-los com base em eventos acionadores e oferece modelos e opções de personalização.

3. Não é na nuvem

O problema da maioria dos sistemas de gestão de hotéis mais antigos é que rodam em hardware instalado localmente. Esses sistemas só podem ser acessados quando o usuário faz login pelo computador da propriedade. Também exigem manutenção onerosa e especializada. Além disso, muitos fornecedores acrescentam tarifas adicionais para suporte, atualizações de desempenho e personalização do software.

Sistemas na nuvem armazenam os dados do PMS remotamente; assim, os usuários podem fazer login no sistema em tempo real de qualquer lugar que tenha conexão com a internet. Esses sistemas na nuvem são projetados para ter um alto desempenho. Além disso, o preço — geralmente por assinatura — inclui o custo do suporte, frequentes atualizações, monitoração de segurança e hospedagem de dados.

4. Exige prolongado treinamento de novos funcionários

O verdadeiro valor de um Sistema de Gestão Hoteleira é definido pelas pessoas que o utilizam no cotidiano para operar a propriedade de forma eficiente. Seu PMS deve ser simples de usar e ter um painel de controle fácil de entender. Recursos de arrastar e soltar podem ser úteis para novos usuários aprenderem o sistema com rapidez.

Ouça os funcionários do seu estabelecimento hoteleiro. Se eles disserem que o sistema é complicado demais, instável e com atendimento insatisfatório, é hora de mudar

5. Baixo retorno sobre o investimento

Um bom sistema de gestão hoteleira deve oferecer um alto retorno sobre o investimento, afinal, é mais que só uma ferramenta de organização dos dados dos hóspedes. Um PMS eficiente precisa ir além, ajudando também a reduzir custos, aumentar a produtividade, envolver os hóspedes, poupar tempo e gerar mais receita.

Com isso em mente, procure um PMS que:

• Ofereça um motor de reservas compatível com dispositivos móveis para gerar mais reservas diretas;
• Tenha um Channel Manager para distribuir com eficácia o estoque de quartos entre as OTAs com as quais você trabalha;
• Inclua análise de métricas de negócio abrangente para proporcionar decisões baseadas em dados;
• Tenha um processador de pagamentos para receber pagamentos assim que o hóspede confirma a reserva;
• Sirva como CRM eficaz para gerir dados atuais e antigos de hóspedes, bem como pedidos especiais deles.

6. Há muitos overbookings

Um software de gestão hoteleira de qualidade lhe permite manter uma vantagem competitiva e evitar overbookings. Sistemas sem um Channel Manager exigem atualização manual das tarifas em cada canal de OTA. Além de ineficiente, essa prática é um dos principais motivos de overbookings.

Um PMS com um Channel Manager atualizará seu estoque de quartos em todos os canais com os quais você trabalha em tempo real para evitar o risco de o mesmo quarto ser reservado duas vezes em diferentes portais de OTAs. Isso lhe permite otimizar a distribuição de quartos em muitos canais diferentes para uma comercialização eficiente de todo seu estoque. Um PMS ideal deve funcionar como solução multifuncional para auxiliar a gestão de muitos aspectos das operações de seu estabelecimento hoteleiro devido à capacidade de comunicação com outros canais.

7. O status de governança não é atualizado em tempo real

Seu sistema de gestão hoteleira deve ajudá-lo a operar o hotel de modo mais eficiente possível em todos os aspectos, inclusive governança e limpeza. Um PMS produtivo lhe permite organizar e gerenciar a governança pelo painel de controle, para que você receba atualizações imediatas sobre o status e condições dos quartos, alocar funcionários de limpeza para os quartos, e adicionar observações conforme a necessidade.

8. Não tem recursos de Revenue Management

Tomar as decisões certas sobre preços e distribuição é difícil. Um software de gestão hoteleira adequado deve oferecer recursos de revenue management e inteligência de preços para ajudá-lo a agregar dados do mercado e comparar suas tarifas com as da concorrência. Em suma, deve lhe permitir tomar as melhores decisões estratégicas de preço para ter o máximo de rendimentos e lucros possíveis.

9. Difícil monitoração de dados comerciais

Um PMS eficaz facilita a geração de relatórios completos e visuais com poucos cliques para que você analise se seus esforços de marketing estão valendo a pena. Quantos clientes cada OTA gerou esse mês? Os relatórios de RevPAR e ADR estão no rumo certo? Todos esses dados devem ser fáceis de se encontrar. Um PMS moderno permite gerar relatórios visuais personalizáveis através de filtros como tipo de quarto, canal de venda, ano, promoções, entre outros.

10. Você perdeu a confiança na gestão do fluxo de caixa em toda a propriedade

Se está ficando difícil manter os registros das transações comerciais na recepção, piscina, bar, loja ou café, então isso é uma boa indicação de que é preciso modernizar o PMS.

Procure um sistema de gerenciamento de hotéis que o ajude a administrar várias gavetas de caixa em toda a propriedade, para poder conferir se não está perdendo dinheiro. Alguns Sistemas de Gestão Hoteleira lhe permitem até mesmo monitorar o fluxo associando as caixas registradoras a cada usuário por turno. Dessa forma, você pode ter relatórios automatizados das transações comerciais e dos saldos ao fim de cada turno.

Considerações finais

Não deixe um PMS obsoleto ser um obstáculo para novas oportunidades. Facilite a vida com um sistema de gestão hoteleira eficiente que automatiza as operações e maximiza os rendimentos.

Em última análise, com o uso de uma tecnologia de PMS na nuvem como o sistema Cloudbeds, você pode operar seu estabelecimento hoteleiro com mais tranquilidade e lucratividade.