O que é um Motor de Reservas? 8 maneiras de ajudar hotéis

Nos últimos anos, um número crescente de hotéis e negócios de hospedagem tem focado na aquisição de novas reservas com o menor custo possível. Ao utilizar um motor de reserva para hotéis, aplicando estratégias avançadas de marketing e vendas, muitas propriedades vêm conseguindo construir um canal de reservas diretas bem sucedido.

Na verdade, as reservas diretas de hotéis vêm crescendo já há algum tempo. De acordo com a Phocuswright, nos últimos anos,  as empresas de viagens investiram em produtos de reservas online e infraestrutura técnica, levando a um aumento de 48% nas vendas diretas online em 2022. Se você está avaliando o potencial e a viabilidade de adicionar um motor de reservas online para impulsionar as vendas diretas, preparamos isto guia para ajudá-lo a entender melhor como funciona, os recursos importantes a serem procurados e como usá-lo com outras tecnologias de gerenciamento de propriedades.

A maioria dos motores de reserva online são inseridos no site do hotel para funcionar apenas como um sistema de processamento de reservas. Mas, eles também podem ser usados como o próprio site do seu hotel, já que são fáceis de usar e possuem templates de site customizáveis.

O principal benefício para os hotéis que usam um motor de reservas é obter novas reservas sem o pagamento de comissões feitas a canais de distribuição externos, incluindo OTAs, GDSs, agências de viagem ou marketplaces online. O hóspede pode fazer sua reserva a qualquer momento, de qualquer lugar e o cartão de crédito pode ser cobrado imediatamente, caso você tenha um processador de pagamentos integrado.

8 maneiras que hoteleiros usam um motor de reservas para crescer

1. Gerar vendas diretas

Vender acomodações diretamente e eliminar o pagamento de comissões a canais de distribuição aumentam significativamente a margem de lucro do hotel e diminuem os custos de aquisição de hóspede. Um motor de reservas ajuda a aumentar as vendas diretas simplificando o processo e transformando o site do hotel em um site de compras online self-service que está disponível 24 horas por dia. Por exemplo, propriedades que usam o Motor de Reservas da Cloudbeds registraram um crescimento de aproximadamente 20% nas reservas diretas. Mesmo sendo possível maximizar as vendas diretas através da publicidade online, campanhas em redes sociais, reconhecimento de marca e programas de fidelidade, seu próprio sistema de reservas é um grande diferencial. Ele lhe dá controle completo sobre o processo de reservas e sobre a experiência dos seus hóspedes, permitindo que você experimente diferentes estratégias de revenue management (ou gestão de receita) e preços.

2. Gerar lucro extra

Hóspedes estão sempre em busca de maneiras para aproveitar a estadia na sua propriedade e na sua localização. Serviços realizados dentro da propriedade (upgrades de quartos, café da manhã, spa, etc.) e serviços externos (tours e atividades locais) representam um importante fluxo de lucro para todos os meios de hospedagem. Seu próprio site é o local perfeito para oferecer esses serviços extras para melhorar a experiência da compra e facilitar a vida dos seus clientes.

3. Atender à expectativa do hóspede

Cada vez mais, os viajantes escolhem fazer a reserva diretamente com o meio de hospedagem. Talvez você já conheça o “Efeito Billboard”: o fenômeno em que os hóspedes descobrem a propriedade em uma OTA e, depois, visitam o seu site para fazer a conversão da reserva. Com tantas escolhas disponíveis, muitos viajantes realizam um processo de análise antes de tomar uma decisão. Eles esperam uma experiência de reserva simples e um contato direto com a propriedade que escolheram.

4. Personalizar

Seu site ajuda você a fornecer um serviço e um atendimento altamente personalizado aos seus hóspedes. Conhecendo o público alvo do seu hotel, você pode ajustar os tipos de acomodações, oferecer produtos e serviços extras ou criar pacotes especiais. Você deve se certificar de que está direcionando suas mensagens ao tipo correto de hóspede, inspirando-os e respondendo às suas perguntas frequentes. 

5. Captar reservas por metabusca

As ferramentas de metabusca fornecem aos usuários um lugar para comparar tarifas de diversas agências de viagens online, marketplaces e até mesmo os sites dos próprios hotéis. As ferramentas mais usadas nas buscas relacionadas a turismo incluem o Google, TripAdvisor, Kayak e Trivago.  Com a introdução dos links grátis de reservas e inventário de aluguéis de temporada do Google, os hotéis agora podem anunciar na busca e mapear os resultados junto às OTAs parceiras. Para se manter à frente da concorrência no nível de metabusca, os hotéis devem contar com um motor de reservas com atualizações de preços e disponibilidade em tempo real.

6. Estipular suas condições

Seu site é a sua loja em que os visitantes podem se inspirar, navegar e, por último, confirmar suas reservas sem interrupções de um intermediário externo, intervenção da sua recepção ou equipe de vendas. Uma reserva direta significa que a sua propriedade “possui a reserva”, os dados e o relacionamento com o hóspede. Seus termos, políticas e condições são aplicáveis a cancelamentos, pagamentos e outras regras da casa. Aqui, você poderá interagir com os hóspedes de forma imediata e direta, sem nenhum intermediário.

7. Ganhar fidelidade do hóspede

O motor de reservas de um estabelecimento é obrigatório para quem quiser elaborar uma estratégia de fidelização de hóspedes. Seja realizando uma campanha de marketing para incentivar seus hóspedes a voltarem ou para conquistar novos clientes por meio de indicações, a forma mais lucrativa para processar essas reservas é através do seu próprio sistema de reservas diretas, que garante, também, uma experiência de hóspede tranquila.

8. Construir reconhecimento de marca

Para empresas que estão crescendo no ramo do turismo, estabelecer uma marca exclusiva é extremamente importante. Além de exibir a proposta de valor único da sua propriedade, a sua marca ajuda a passar confiança e fidelidade em um modelo B2C, como o da hotelaria. Depois que você definiu os atributos da sua marca, desde o logotipo e cores até a personalidade, seu site é o local perfeito para começar a aplicar tudo isso. Adote um motor de reservas costumizável à sua marca.

As funcionalidades mais importantes de um motor de reservas

Antes de começar a buscar as funcionalidades que oferecem mais vantagens, você precisa descobrir como deseja pagar o seu provedor de software de motor de reservas. Algumas empresas cobram uma comissão sobre cada reserva recebida, entre 3-8%. Outras empresas trabalham com uma taxa fixa e há ainda empresas, como a Cloudbeds, que oferecem reservas sem o pagamento de comissões. Verificar o seu orçamento e descobrir o quanto você pode investir para um ROI positivo são os primeiros passos.

Disponibilidade 24 horas por dia

O motor de reservas é a sua loja online, que funciona 24 horas por dia e sete dias por semana para que os visitantes de todo o mundo possam acessar e realizar uma reserva. Se as reservas não podem ser aceitas automaticamente o tempo todo, você está perdendo negócios. A disponibilidade também é essencial para manter a força do seu canal de reservas diretas. 

Experiência de reserva impecável

Os visitantes do seu site esperam que o processo de reserva seja fácil, conveniente, rápido e com segurança, assim como qualquer outro site de compras online. Simplicidade e clareza são fundamentais. As etapas mais importantes da jornada de compra devem ser muito simples: busca por datas, seleção de um quarto e o pagamento. De acordo com o Google, 77% das pessoas que compram pelo celular tendem a comprar de lojas que possuem um processo simples, então evite adicionar muitos passos e opções que irão confundir seus potenciais clientes. 

Integrações

O seu motor de reservas deve ser confiável quando falamos sobre disponibilidade de acomodações, tipos de tarifas e preços. Por isso, é essencial ter uma integração com o seu Channel Manager e Sistema de Gestão Hoteleira. Assim, você evitará overbookings, erros de preço e a necessidade de transferir manualmente os dados de um software para outro. Outras integrações muito importantes incluem Google Analytics e plugins para reservas em redes sociais. 

Processamento de pagamentos

Um processador de pagamentos online automatiza o processo de reserva para a propriedade e para o hóspede. Os viajantes de hoje preferem realizar pagamentos com cartões de crédito e receber a confirmação da reserva de forma instantânea. Esse processo também faz com que você economize seu tempo, uma vez que não precisará cobrar manualmente pelas reservas nem verificar a validade do cartão de crédito. 

Acesso móvel

Procure um motor de reservas que carregue rapidamente e que seja totalmente otimizado para dispositivos móveis. Os smartphones mudaram a forma como nos comportamos como consumidores e por isso, agora, esperamos ter um processo de reserva self-service independentemente do dispositivo que estamos usando. Estatísticas do Google mostram que as buscas por viagens realizadas em celulares crescem a cada ano. Você não deveria perder vendas porque seu site não está funcionando corretamente. 

Serviços adicionais e códigos promocionais

Seu site é o melhor lugar para o hóspede realizar reservas com preços especiais, achar ofertas de última hora, usar códigos de desconto e para você oferecer mais receita por meio de upselling,o que significa que você pode oferecer serviços adicionais como passeios, atividades e mais. Oferecer tarifas promocionais e ofertas especiais a parceiros, como operadores turísticos, centros de conferências, viajantes de negócios, etc., é muito mais fácil de gerir com um motor de reservas construído com funcionalidades promocionais em mente.

Múltiplas moedas e idiomas

Configure a sua propriedade para atrair o mercado internacional permitindo com que hóspedes façam a reserva no idioma preferido e realizem o pagamento na sua moeda de escolha. 

Proteção SSL

É muito importante que você se certifique de que o seu provedor está de acordo com o PCI DSS Compliance e com as diretrizes do Strong Customer Authentication (SCA) para que os seus dados e dos seus hóspedes fiquem protegidos e seguros.

Design e customização

Escolha um motor de reservas com opções customizáveis ou com a possibilidade de adicionar CSS customizáveis caso precise. Além do reconhecimento da marca, a aparência do seu site ajudará a garantir uma experiência excelente ao visitante. Como o site do seu hotel tem o objetivo de inspirar, escolha um design que promova seu conteúdo com diversas imagens exibindo corretamente os seus quartos, serviços e localização.

Usando o seu motor de reservas com as principais tecnologias de gestão hoteleira

Qual é a diferença entre um motor de reservas e um sistema de reservas de hotel?
Frequentemente usados de forma intercambiável, os termos motor de reservas e sistema de reservas de hotel podem se referir à mesma solução. A diferença é que o motor de reservas é apenas o aplicativo ou software usado para realizar uma reserva online processando os dados inseridos pelo hóspede. Por outro lado, o sistema de reservas de hotel é um software mais abrangente, com um amplo conjunto de funcionalidades que os hotéis usam para gerenciar as reservas no geral, inclusive para modificar ou cancelar uma reserva, lançar cobranças, adicionar anotações, dividir extratos e muitas outras opções.

Motor de reservas e channel manager 
O channel manager é o software responsável pelo processo de atualizar automaticamente o inventário das suas acomodações em diversos sites de distribuição online. Como o seu site é o canal mais importante para reservas diretas, ele deve sempre exibir as informações corretas e atualizadas, assim como nos outros canais de distribuição.

Ao escolher um motor de reservas, procure por um que inclua uma integração em tempo real com um channel manager para garantir que as informações, preços e disponibilidades da sua propriedade estejam corretas e atualizadas em todos os seus canais. Um channel manager cuidará da atualização automática dos seus preços e do seu calendário, enviando e trazendo informações do seu motor de reservas, evitando overbookings e outros erros manuais.

Motor de reservas e sistema de gestão hoteleira 
Para gerenciar e escalar um empreendimento hoteleiro, você precisa de um sistema de gestão hoteleira (PMS, sigla do inglês) como a sua plataforma principal para controlar e organizar todos os aspectos operacionais da sua propriedade. O PMS certo para o seu hotel  é aquele que aumente a sua eficiência operacional, corte custos e te ajude a fornecer uma excelente experiência ao hóspede. Ao escolher um motor de reservas que está diretamente integrado ao seu sistema de gestão hoteleira, você evita transferir dados manualmente de uma plataforma para outra. Automatizar atualizações sobre sua disponibilidade, preços, novas reservas, cancelamentos, dados de cartão de crédito, entre outros, fará você economizar muito tempo operacional.

Assim como você deve fazer com o channel manager, procure um PMS que tenha integração com o seu motor de reservas para fornecer uma sincronização de dados em tempo real. Dessa forma, qualquer reserva nova que você receber do seu motor de reservas será imediatamente importada ao painel de controle do seu PMS, o calendário central será atualizado e os dados do hóspede ficarão disponíveis para você enviar mensagens. Todas as vezes que a disponibilidade dos quartos mudar ou que as tarifas forem modificadas no seu PMS, elas serão atualizadas imediatamente no seu motor de reservas.

Um software de gestão hoteleira completamente integrado 
A tecnologia fundamental para usar junto a um motor de reservas do seu hotel inclui um processador de pagamentos online, um PMS e um Channel Manager.

Se você gostaria de evitar usar diferentes fornecedores para todas as ferramentas mencionadas acima, há uma solução muito conveniente: escolha um software que já possui um PMS, channel manager e motor de reservas, que garantirá um fluxo de dados sem atrito e em tempo real.

Ao utilizar um sistema centralizado que engloba todas as soluções que você precisa, a gestão das suas reservas se tornará muito mais ágil e eficiente. O hóspede poderá reservar uma acomodação usando o seu motor de reservas e o pagamento será processado na hora. Os dados da reserva serão imediatamente enviados ao seu PMS, um e-mail automático de confirmação da reserva será acionado e o seu channel manager atualizará os seus canais de distribuição em tempo real.

Além disso, há outras ferramentas muito importantes de gestão hoteleira às quais seu motor de reservas deve estar conectado, como, por exemplo, uma solução de revenue management. Um sistema de revenue management apoia a tomada de decisões inteligentes com relação às suas tarifas usando dados do mercado em tempo real e comparando tarifas com os concorrentes enquanto também auxilia você a identificar novas oportunidades de lucro. As melhores ferramentas permitem que você defina regras que são acionadas para ajustar diárias com base em uma ampla gama de critérios, sempre se certificando de que o seu preço se mantenha sempre competitivo no seu site e em todos os seus canais de venda conectados.

Um sistema centralizado também significa um acesso mais fácil a insights de dados que estão todos unificados em um único lugar. Através de relatórios exatos de transações diárias, como pagamentos, novos lucros, insights de mercado e estatísticas dos seus canais de reservas, você pode controlar totalmente o seu negócio e tomar decisões bem informadas com base em dados.