Integrações de PMS: o que elas significam para hoteleiros modernos

Atualmente, um dos maiores desafios na hotelaria é a integração de tecnologia. As empresas hoteleiras podem ter o sistema de gestão de propriedades (PMS) mais sofisticado do mundo, mas, se ele não se comunicar com outros programas essenciais, não estará operando em sua capacidade máxima. E o segredo da comunicação é a integração.

Vamos explorar os detalhes das integrações de PMS para as propriedades de hotelaria independentes. O que a integração significa em termos simples? Quais são os componentes mais importantes de uma plataforma de hotelaria integrada? E onde é que tudo isso vai dar?

A boa notícia é que você não precisa ser especialista em tecnologia para entender como as integrações funcionam. Com um conhecimento básico, você saberá quais perguntas fazer aos fornecedores de tecnologia e estará melhor preparado para tomar decisões inteligentes, melhorando seu desempenho e fazendo os hóspedes voltarem.

O que é integração de PMS?

Se atendimento ao hóspede é o rosto sorridente de um estabelecimento hoteleiro, então a tecnologia é sua estrutura robusta. Nos últimos anos, a tecnologia desempenhou um papel crescente nas operações de grandes hotéis e, também, de pequenas propriedades. No centro disso tudo, está o sistema de gestão de propriedades.

O sistema de gestão de propriedades hoteleiras foi criado na década de 1980 como uma forma de automatizar tarefas e aumentar a eficiência das operações da recepção. Ao longo dos anos, novos recursos e funcionalidades foram adicionados ao PMS para ajudar as propriedades a operar com mais eficiência, aumentar a ocupação e rentabilidade e aprimorar a experiência do hóspede.

Ao mesmo tempo, ocorreram várias inovações além do PMS. Novas soluções de software foram criadas para ajudar as propriedades a gerenciar a distribuição online, aceitar reservas e pagamentos com cartões de crédito no site, oferecer serviços de check-in digital, gerenciar a fidelidade dos hóspedes e falar com eles por SMS e chat, além de outras inúmeras funções.

O desafio? Para esses sistemas trabalharem no seu potencial máximo, eles precisam estar conectados ao PMS. Caso contrário, os dados dos hóspedes ficam em silos separados e precisam ser compilados manualmente em planilhas de Excel, resultando em ineficiência, erros de digitação e falhas de comunicação com os hóspedes.

A chave para a integração: interfaces de programação de aplicativos (APIs) 

Felizmente, há uma solução relativamente simples: interfaces de programação de aplicativos. As APIs se conectam aos aplicativos de software usando um conjunto definido de protocolos, ferramentas e padrões, permitindo que compartilhem dados e se comuniquem entre si.

Dependendo da configuração da API, a conexão pode ser unidirecional, ou seja, os dados só podem ser enviados por um aplicativo e recebidos pelo outro, ou bidirecional, quando os dois aplicativos podem enviar e receber dados. Uma integração bidirecional é fundamental para manter as informações atualizadas e evitar erros.

O que as integrações de PMS significam para as propriedades hoteleiras modernas?

A integração do software hoteleiro ao PMS facilita o fluxo de informações entre departamentos e ajuda a garantir uma experiência perfeita para os hóspedes.

Veja este exemplo. Se um hóspede liga para a recepção solicitando um late check-out e o agente insere as informações no PMS, a solução de software para governança que está conectada ao PMS recebe as informações automaticamente e avisa os camareiros nesse andar. Isso ajuda a evitar uma situação comum nas propriedades e uma fonte frequente de irritação dos hóspedes: os camareiros invadem as acomodações dos hóspedes após o horário de check-out, acreditando que estão vazias.

Plataformas de PMS abertas modernas x ultrapassadas

Embora as APIs sejam uma solução ideal para tecnologias mais novas, o problema é que a maioria dos PMSs usados atualmente são baseados em tecnologia desenvolvida há décadas e que não acompanhou as mudanças tecnológicas. A integração de novas tecnologias com um PMS ultrapassado pode ser um processo lento e caro — se for viável.

Além disso, a maioria dos softwares desenvolvidos atualmente ficam na nuvem. Ou seja, o hardware e software são hospedados fora do local e a equipe acessa o software remotamente pela Internet. No entanto, os modelos de PMS ultrapassados foram originalmente criados para tecnologias no local, então a migração para a nuvem é demorada. Isso dificultou ainda mais as integrações.

Enquanto isso, fornecedores de PMS mais recentes provaram ser mais ágeis e adaptáveis. Alguns são nativos da nuvem, ou seja, foram criados especificamente para ela, evitando completamente as tecnologias no local. Upgrades e manutenções podem ser realizados de maneira remota, o que diminui o tempo de inatividade. Além disso, em vez de precisar comprar hardware e software caros, as propriedades pagam uma taxa mensal de assinatura, dividindo os custos com outras empresas.

Várias plataformas de PMS nativas da nuvem também são criadas com padrões de API abertos, facilitando a integração com outros aplicativos e melhorando o custo-benefício. Depois que uma integração é criada, ela pode ser replicada para todos os clientes.

A plataforma de PMS do futuro

A configuração tradicional, em que o PMS é o centro da tecnologia da propriedade e os software aplicativos de terceiros são conectados a ele, é geralmente conhecida como o “modelo hub-and-spoke”. O lado negativo desse modelo é que ele cria uma mistura complexa de sistemas, integrações e fornecedores para os hoteleiros gerenciarem. Isso pode exigir tempo e ser confuso, sem falar que os distrai da sua principal missão de cuidar dos hóspedes.

Para atenuar esses desafios, mais propriedades estão optando por uma plataforma de hotelaria aberta na nuvem. Nesse modelo, uma empresa de tecnologia oferece um pacote essencial de aplicativos completamente integrados, que pode incluir um PMS, motor de reservas, channel manager, revenue management system, solução de pagamentos, solução de marketing digital e ferramentas de engajamento dos hóspedes. Todos esses aplicativos trabalham juntos para ajudar os operadores a gerar mais reservas e proporcionar uma experiência perfeita e eficiente aos hóspedes.

Esse modelo de plataforma permite o fluxo livre de dados entre os sistemas integrados e deixa isso acessível para todos os usuários. Como as informações dos hóspedes são consolidadas em um único perfil, problemas de silos de dados, duplicações e erros de entrada manual são minimizados. A versatilidade da plataforma faz com que ela seja adequada para meios de hospedagem de diversos tipos e tamanhos, incluindo operadores de múltiplas propriedades. Ao automatizar um número crescente de tarefas, empresas de todos os tipos podem aproveitar a maior eficiência e o menor custo de mão de obra, sem falar do aumento nas reservas e dos hóspedes mais felizes.

Marketplace de integrações de PMS

Mas e se a propriedade quiser usar um software que não seja oferecido pelo fornecedor da plataforma? Muito fácil. A maioria das plataformas de hotelaria fornecem um marketplace selecionado de parceiros de integração, permitindo que os clientes confiram as opções e selecionem os aplicativos mais adequados para suas necessidades. Geralmente, a API já é criada para o aplicativo, e simplesmente basta conectar ao PMS e configurar o software.

Benefícios do modelo de plataforma hoteleira

Confira mais alguns dos benefícios do modelo de plataforma hoteleira.

• O operador de hotelaria ganha acesso à tecnologia essencial com soluções completamente integradas, trabalhando com apenas um fornecedor, um login para a equipe e uma equipe de suporte para receber ajuda.

• O stack tecnológico pode ser personalizado com base nas necessidades da propriedade.

• Os operadores de hotelaria podem escolher entre uma variedade de aplicativos, de um sistema de ponto de venda (PDV), um software de cartões de acesso a uma solução de gestão de reputação.

• Os operadores podem aumentar seus recursos tecnológicos ao longo do tempo, acompanhando suas necessidades em constante evolução e as mudanças nas expectativas dos turistas familiarizados com tecnologia.

Integrações de PMS essenciais

Com tantas soluções de software disponíveis, quais são as prioridades dos meios de hospedagem? Confira abaixo as três integrações mais importantes.

1. PMS – Revenue Management System (RMS)

Um sistema de revenue management (RMS) ajuda os hoteleiros a maximizar a receita ao permitir que os hotéis otimizem os preços das acomodações, a disponibilidade e os controles de inventário, além de monitorar o comportamento de precificação dos concorrentes e a demanda do mercado. Quando um RMS é integrado a um PMS, as propriedades podem gerenciar o inventário e os preços com mais eficiência e gerar previsões corretas e oportunas da demanda futura para guiar as estratégias de marketing e receita. 

2. PMS – Sistema de Ponto de Venda (PDV)

Uma solução de PDV é usada para processar as transações dos hóspedes e gerenciar a venda de alimentos, bebidas e serviços em pontos de venda como o bar, restaurante, loja de lembrancinhas e spa da propriedade. Quando o sistema de PDV é conectado ao PMS, os itens comprados nesses pontos de venda são lançados automaticamente na conta da acomodação do hóspede. Os funcionários conseguem verificar facilmente se os hóspedes estão registrados e têm privilégios de cobrança, ajudando a evitar erros de faturamento, fraude e chargebacks.

3. PMS – Ferramentas de Operações e Instalações

As soluções operacionais melhoram a eficiência ao otimizar processos como a governança e manutenção, programação e gestão de trabalho, comunicação da equipe, entrada sem chave e chave por celular, upselling e muito mais. Esses aplicativos não só aumentam a agilidade dos hoteleiros nas operações diárias, mas também ajudam a aumentar a receita e proporcionar uma experiência inesquecível ao hóspede.

Integrações da plataforma da Cloudbeds  

Provavelmente, não é nenhuma surpresa que a Cloudbeds é grande adepta do modelo de plataforma hoteleira como a solução de integração ideal para propriedades independentes. Com a plataforma da Cloudbeds, é mais fácil do que nunca conectar todo o software de que você precisa para poupar tempo, atender seus hóspedes com eficiência e expandir seus negócios.

Estes são apenas alguns dos benefícios:

• Aproveite uma plataforma totalmente integrada, incluindo um PMS, channel manager, motor de reservas online, ferramenta de inteligência de preço, processador de pagamentos, solução de marketing digital, ferramenta de engajamento dos hóspedes e muito mais.  

• Gerencie sua propriedade em uma única plataforma, com todos os departamentos trabalhando no mesmo sistema, da recepção à administração.

• Navegue pelo Cloudbeds Marketplace e escolha entre dezenas de soluções de software de terceiros, opções de hardware e aplicativos de autoatendimento, que podem ser conectados à nossa plataforma por API.

• Junte-se a grandes empresas de outros setores que adotaram o modelo de plataforma e estão desfrutando de enormes benefícios na eficiência, produtividade e rentabilidade. Isso inclui a Apple, a Salesforce CRM e a Uber, só para mencionar algumas.

• Tenha a certeza de que você está trabalhando com uma empresa de tecnologia hoteleira de referência. A Cloudbeds foi elogiada como uma “Major Player” (empresa líder) pelo IDC MarketScape na Avaliação Mundial de Fornecedores de Sistemas de Gestão de Propriedades Hoteleiras em 2022.