Por Lana Cook
O software de business intelligence tem um papel fundamental na tomada de decisões estratégicas dos meios de hospedagem, mas nem todo sistema é criado da mesma forma.
Ferramentas de BI genéricas exigem tempo e esforço na configuração de dados e personalização dos relatórios de acordo com as necessidades específicas da sua propriedade. Você pode levar horas manipulando e mapeando os dados para descobrir as informações necessárias para maximizar a receita e aprimorar a experiência do hóspede.
As soluções de business intelligence focadas na hotelaria, por outro lado, eliminam as ineficiências associadas às ferramentas de BI genéricas. Elas facilitam a extração, a transformação e o carregamento (ETL) dos dados, a criação de relatórios personalizados, a compreensão do desempenho de várias propriedades e a colaboração entre departamentos — tudo dentro do sistema de gestão de propriedades (PMS).
Para contextualizar as complexidades das ferramentas de BI e como uma solução de business intelligence focada na hotelaria, como a Cloudbeds Insights, pode aprimorar os recursos de geração de relatórios para grandes propriedades e grupos hoteleiros, conversamos com Jackson Chin, gerente sênior de produtos da Cloudbeds.
Uma breve visão geral do software de BI
O software de business intelligence coleta e analisa insights da sua propriedade, extraindo seus dados de várias fontes, como seu PMS, sistema de gestão de receita (RMS) e processador de pagamentos.
Ao fazer isso, as soluções de BI capacitam sua equipe com dados precisos e atualizados para a tomada de decisões estratégicas. Esses insights podem ser usados para impulsionar suas operações hoteleiras, aumentar sua receita e até mesmo aprimorar a experiência do hóspede.
5 desvantagens das ferramentas de BI genéricas
Enquanto as ferramentas de BI genéricas oferecem diversos recursos, elas, geralmente, não apresentam funcionalidades específicas para a hotelaria. Aqui, detalhamos as desvantagens das ferramentas de business intelligence genéricas para os hoteleiros.
1. Mapeamento de dados
Muitas ferramentas de BI dificultam o mapeamento de dados, ignorando os campos relevantes para a hotelaria. Como aponta Jackson, “Muitas vezes, não há muita flexibilidade para fazer alterações na ferramenta principal”. Para conseguir os dados necessários, você precisa coletar e formatar manualmente os dados de diferentes fontes para que eles sejam transferidos perfeitamente para seu sistema de BI.
2. Relatórios ineficientes de múltiplas propriedades
Se você quiser comparar o desempenho de todo o seu portfólio, muitas ferramentas não têm a capacidade de agregar informações entre propriedades, exigindo a entrada manual para exportar e combinar os dados. “Se você estiver analisando várias propriedades ou tentando fazer uma análise profunda, muitas vezes terá que confiar em outras ferramentas”, compartilha Jackson.
3. Controle de dados
Com ferramentas genéricas, Jackson afirma: “Você realmente precisa configurar [sua ferramenta de BI] para deixar do seu jeito, porque ela não tem contexto sobre o que você está tentando analisar”. Isso significa que é necessário muito esforço para criar e manter relatórios para garantir que você esteja analisando os conjuntos de dados mais importantes.
4. Colaboração entre departamentos
Da contabilidade às operações, as funcionalidades colaborativas ficam isoladas em ferramentas de BI genéricas, prejudicando significativamente as iniciativas multifuncionais. Além disso, muitas ferramentas genéricas cobram por usuário, encarecendo o compartilhamento de dados e a colaboração entre departamentos.
5. Relatórios estáticos
Embora muitas das ofertas genéricas de BI atualmente permitam que as propriedades criem relatórios estáticos, elas não têm opções personalizáveis ou a capacidade de filtrar informações em um nível granular.
Cloudbeds Insights: uma solução de BI focada na hotelaria
Jackson explica o processo de desenvolvimento da Cloudbeds Insights, uma solução de business intelligence focada na hotelaria, criada para reduzir a dependência das equipes hoteleiras nas ferramentas de BI para diversos setores. As ofertas sofisticadas da Cloudbeds Insights incluem dados em tempo real para ações rápidas da sua equipe e flexibilidade dentro do seu PMS.
Aqui, analisamos dois componentes cruciais da Cloudbeds Insights.
Desenvolvida internamente.
Ao desenvolver a Cloudbeds Insights internamente, Jackson e sua equipe tiveram controle total sobre a funcionalidade e os recursos da solução. Com uma compreensão profunda do que é importante para os hoteleiros, a equipe conseguiu criar um sistema que priorizasse essas funções.
Por exemplo, “Na hotelaria, o calendário é muito importante, mas muitas ferramentas de BI não têm um bom calendário para mostrar informações de ocupação”, diz Jackson. “Ao criar isso internamente, temos controle total sobre a aparência do calendário e trazemos o foco para a hotelaria”.
A melhor parte de uma solução interna? A equipe continuará melhorando o produto para incorporar novos recursos e funcionalidades com base no feedback do cliente.
Uma estratégia de dados robusta.
A Cloudbeds Insights facilita o acesso das propriedades aos seus dados sem qualquer limite devido à integração do PMS. Além de dados específicos da propriedade, a Cloudbeds tem planos de aumentar suas ofertas de análise de dados através de integrações concisas com parceiros de comparativo de mercado. “No futuro, esperamos integrar parceiros para obter ainda mais dados na plataforma de análise. Assim, os usuários podem começar a comparar seu desempenho e ter um lugar central para visualizar seus dados”.
6 recursos únicos da Cloudbeds Insights
Além de ser desenvolvida internamente e oferecer uma estratégia de dados fundamental para o crescimento futuro da análise e o comparativo de mercado, a Cloudbeds Insights fornece recursos únicos para as propriedades.
1. Integrada diretamente ao PMS
O diferencial da Cloudbeds Insights em relação a outras ferramentas genéricas de BI disponíveis no mercado é que a plataforma é integrada diretamente ao PMS, permitindo que os usuários acessem os dados em tempo real. As atualizações são quase instantâneas e as propriedades podem personalizar totalmente os relatórios, algo que não é encontrado em muitas ferramentas.
2. API aberta e dados extraíveis
As APIs abertas permitem que sua pilha de tecnologias existente se conecte perfeitamente com seus dados, agilizando os processos para atualizações em tempo real. A API aberta da Cloudbeds permite que os usuários sejam criativos, proporcionando a criação de fluxos de trabalho e automações personalizadas em ferramentas externas.
Jackson relembra o caso de um dos primeiros clientes da Cloudbeds com aluguéis mensais que usava a API de relatórios da Cloudbeds Insights para coletar dados periódicos e criar sua automação.
“Eles usaram nossa API de relatórios para criar gatilhos e automação e deixar suas vidas mais fáceis, em vez de acessar um relatório, conferir manualmente e colocar em ordem decrescente para ver os números”, diz ele.
3. Visualização de dados
A Cloudbeds Insights também oferece painéis de controle ilimitados e totalmente personalizáveis com ampla visualização de dados.
Crie painéis para cada tipo de perfil de hóspede ou para cada um dos seus departamentos. Com a funcionalidade de arrastar e soltar da plataforma, você também pode combinar os relatórios de acordo com a configuração dos seus painéis. Seus painéis são atualizados em tempo real. “Então, se o seu relatório mudar, a central também mudará”.
4. Relatórios personalizáveis
Desde filtragem avançada, visualização dinâmica e agrupamento até datas relativas, a Cloudbeds Insights apresenta relatórios personalizáveis, dando aos hoteleiros as informações necessárias para tomar decisões baseadas em dados.
No entanto, são os relatórios de comparação de períodos que Jackson recomenda para grupos hoteleiros, especialmente pela sua importância para o relatório de ritmo, comparando um período específico de anos anteriores.
“Com o modo de comparação, você pode buscar qualquer ponto no tempo, passado ou futuro, e comparar dessa forma”, explica Jackson. “Muitos PMSs têm essa funcionalidade, mas não são tão flexíveis a ponto de conseguirem saltar para qualquer ponto no tempo. Nós conseguimos fazer isso”.
5. Recursos colaborativos
Seja criando e distribuindo relatórios para análise, padronizando seus processos de relatórios nas equipes ou compartilhando atualizações com partes interessadas externas, a Cloudbeds Insights permite que gerentes e suas equipes colaborem com eficiência e estabeleçam processos de relatórios claros (sem preços por usuário).
Além disso, a funcionalidade de assinatura de e-mail da Cloudbeds Insights possibilita que você se comunique facilmente com as respectivas equipes operacionais e de governança, restringindo o acesso conforme necessário.
Jackson compartilha, “Você não precisa ter acesso a Cloudbeds Insights e também pode distribuir relatórios dessa forma. Um dos nossos clientes usa uma lista de hóspedes previstos para o dia seguinte para preparar o café da manhã. O relatório tem uma data relativa que obtém os hóspedes de amanhã. Um e-mail é enviado para as pessoas que preparam o café da manhã e, então, recebem uma lista pela manhã.”
Você pode até mesmo configurar quem tem acesso à sua assinatura de e-mail fora da plataforma Cloudbeds, facilitando o compartilhamento de dados com partes interessadas externas sem criar novos usuários.
6. Relatórios de várias propriedades nativos
A geração de relatórios para várias propriedades é notoriamente difícil, com muitos PMS sem funcionalidade nativa e recursos de relatórios para grupos hoteleiros. Esse é o caso especialmente para hoteleiros que precisam de relatórios para diferentes regiões. O software de BI com funcionalidade multipropriedade é essencial para hoteleiros responsáveis por gerenciar diversas propriedades.
Era importante para a equipe de Jackson dar controle total sobre os dados e painéis de relatórios para os hoteleiros responsáveis por gerenciar várias propriedades. Isso inclui o acesso front-end, como interfaces de usuário e painéis de relatórios, e também back-end, para integrações e análises profundas.
Com a Cloudbeds Insights, você pode facilmente agrupar as propriedades como quiser com relatórios nativos de várias propriedades. Com os dados padronizados em toda a ferramenta, é muito simples: basta escolher uma caixa de seleção e criar vários relatórios para suas respectivas propriedades e regiões.
“Você também pode criar um relatório para o portfólio com todas as suas propriedades juntas. Isso é algo bastante único para uma ferramenta de business intelligence nativa”, indica Jackson.
Primeiros passos com a Cloudbeds Insights
A Cloudbeds Insights revoluciona a gestão hoteleira ao oferecer ferramentas de business intelligence focadas na hotelaria e integradas diretamente ao seu PMS. De relatórios personalizáveis a dados em tempo real e recursos colaborativos, tudo foi criado para atender às necessidades únicas de hoteleiros do mundo todo, incluindo grandes redes de hotéis e grupos de várias propriedades.
Sobre Lana Cook
Lana Cook é gerente de conteúdo na Cloudbeds, onde ela pode aproveitar seu amor pela escrita e a paixão por viagens. Ela passou seus últimos anos escrevendo sobre tudo de tecnologia e as formas em que pode ser usada para ajudar empresas a crescer. Quando não está ocupada escrevendo, é possível encontrá-la assistindo os mais recentes lançamentos de filmes ou pesquisando uma nova série de TV para maratonar.
