Mais eficiência: Como uma ferramenta de gestão de tarefas poupa tempo e eleva a satisfação dos hóspedes

É difícil administrar um negócio hoteleiro. Quer você seja um anfitrião com apenas algumas propriedades para aluguel no Airbnb, tenha experiência com a gestão de propriedades ou gerencie um hotel boutique ou um resort de luxo global, é difícil dar conta das listas de tarefas infinitas e oferecer experiências inesquecíveis aos hóspedes.

Historicamente, os profissionais da hotelaria dependiam de planilhas e ferramentas genéricas de gestão de tarefas para o problema, mas essas alternativas complicam a alocação de tarefas, dificultam a comunicação interna e prejudicam a disponibilidade da propriedade. A maior competição e as expectativas crescentes dos turistas continuam a diminuir a margem de erros para oferecer acomodações de qualidade e experiências únicas.

Conforme a tecnologia continua a desempenhar um papel mais crucial nas operações hoteleiras, vamos explorar como a otimização dos processos pode afetar significativamente os negócios do operador e a experiência geral do hóspede.

Por que isso importa para operadores de hotelaria?

Os dias em que as operações hoteleiras dependiam apenas de processos manuais e métodos tradicionais ficaram para trás. Atualmente, a tecnologia é uma parte fundamental de todos os aspectos da indústria. Desde gerenciar reservas e check-ins até aprimorar as experiências dos hóspedes, a tecnologia revolucionou a forma como os operadores de hotelaria fazem negócios.

Um dos principais benefícios da tecnologia para os operadores hoteleiros é a eficiência que ela traz para as operações diárias. Um software de gestão de propriedades integrado como a Cloudbeds, fechaduras inteligentes e dispositivos IoT têm processos simplificados que reduzem a probabilidade de erros e melhoram a eficiência operacional. Além de economizar tempo, isso permite que a equipe foque em oferecer uma experiência mais personalizada e extraordinária ao hóspede.

Então, o que é exatamente a gestão de tarefas?

Vamos analisar o trabalho que precisa ser realizado entre o check-out do hóspede às 10h e o check-in de um novo hóspede às 15h do mesmo dia. Há várias tarefas operacionais que precisam ser consideradas:

• Garantir que o hóspede faça o check-out na hora certa
• Atribuir tarefas à equipe de governança, aos inspetores e aos parceiros de serviço na unidade 
• Dar instruções aos funcionários para garantir que o trabalho realizado obedeça aos padrões da marca
• Fazer a triagem de qualquer problema de manutenção e informar ao departamento correto
• Gerenciar a conclusão do trabalho durante o dia e redefinir as prioridades com base no status do hóspede
• Comunicar instruções de check-in e disponibilidade da acomodação para os hóspedes que chegarem

É evidente que o trabalho não acaba quando o próximo hóspede chega, já que também é preciso:

• Falar com o hóspede para garantir que ele tem tudo o que precisa para uma ótima estadia
• Coordenar a entrega de ofertas na estadia e o concierge
• Gerenciar e resolver qualquer problema de manutenção
• Lavar e preparar as roupas de cama para a próxima chegada

Isso sem falar nos gerentes que precisam fazer todas essas tarefas em grande escala, com várias acomodações e ainda mais hóspedes, e geralmente em diversos locais com um portfólio de propriedades únicas.

Esses desafios colocam muita pressão nas propriedades e nos funcionários. A capacidade de transferir e automatizar essas tarefas operacionais com a tecnologia é um divisor de águas para a indústria.

7 formas que a tecnologia pode facilitar as operações

1. Otimize a programação da governança

Equilibrar as mudanças de última hora nas reservas, os horários das equipes e os prazos apertados dificulta a programação. A natureza manual disso geralmente resulta em trabalho perdido ou ajustes em cima da hora, que levam a necessidades mais urgentes e podem diminuir a satisfação dos hóspedes.

Com a ajuda de uma ferramenta de operações, você pode usar fluxos de trabalho de programação automatizados para identificar essas mudanças e atribuir com sabedoria o trabalho certo para a pessoa certa e no momento certo. Crie fluxos de trabalho e tarefas automatizadas com base nas regras definidas para cada check-out, check-in e reserva consecutiva, para nunca perder uma limpeza novamente.

2. Avise aos hóspedes sobre a disponibilidade em tempo real

A forma mais pessoal, detalhada e automática de diferenciar seu negócio é apoiando suas operações com uma ótima comunicação com os hóspedes. Vincular uma solicitação de serviço diretamente a uma ordem de trabalho ou solicitar check-in antecipado quando as propriedades estão prontas pode aprimorar a experiência do hóspede e elevar sua marca.

Os operadores estão recorrendo a ferramentas de mensagens automatizadas para responder aos hóspedes com maior rapidez. Com as mensagens de check-out vinculadas à sua ferramenta de operações, uma simples mensagem confirmando que o hóspede fez check-out pode agilizar o trabalho da equipe de limpeza na propriedade, e a comunicação bilateral padrão pode gerar uma tarefa ou ordem de trabalho para a equipe agir. Potencializar suas operações com a comunicação objetiva com os clientes ajuda a criar interações perfeitas para uma experiência do hóspede aprimorada.

Usamos o recurso de mensagem de texto automatizada para o check-out dos hóspedes há mais de um ano e isso mudou tudo. Nossa equipe consegue começar a trabalhar mais cedo, resolver problemas que os hóspedes relatam no check-out e impedir que os hóspedes esqueçam a data/hora do check-out. – Brittany Blackman, proprietária, Breathe Easy Rentals

3. Aumente a eficiência da equipe diante da falta de pessoal

Uma pesquisa recente conduzida pela American Hotel & Lodging Association (AHLA) com 200 hotéis revelou que 87% dos hotéis nos Estados Unidos não têm funcionários suficiente e 36% dos participantes citaram escassez grave de funcionários.
Em resposta, a prioridade dos operadores é otimizar as operações e buscar novas maneiras de fazer mais com menos. E aí que a tecnologia pode ajudar.

Uma ferramenta de gestão de tarefas pode aumentar a responsabilidade da equipe e ajudá-la a ter sucesso. Ao definir processos automatizados e instruções claras, é possível eliminar perguntas como “O que vem a seguir?” e “Uma unidade está pronta para inspeção?” Além disso, ter isso em um painel visual pode ajudar a equipe a entender como seu trabalho influencia a experiência dos hóspedes e mostrar o valor do seu trabalho.

4. Evite erros caros com a gestão inteligente de tarefas

Erros como uma mensagem mal comunicada ou uma limpeza perdida são um pesadelo com que você não precisará mais lidar. Quanto mais você automatizar, menos coisas precisará lembrar, menos erros cometerá e menos problemas de comunicação terá.

Uma ferramenta de gestão de tarefas pode avisar automaticamente à equipe sobre mudanças nas reservas, problemas de manutenção ou check-outs antecipados, permitindo a triagem rápida de problemas sem vaivém e ganhando tempo valioso no dia.

5. Seja proativo com a manutenção preventiva

Acompanhar um trabalho de qualidade em todas as unidades pode ser difícil, especialmente durante picos, com prazos de entrega ainda menores. Ao desenvolver cronogramas de manutenção preventiva, limpezas profundas frequentes, inspeções de segurança e relatórios de inspeção, sua equipe pode ficar um passo à frente e evitar problemas antes que eles surjam, dando a você a confiança de que os hóspedes chegarão em uma propriedade perfeita.

Com uma ferramenta de operações, você pode criar um checklist de manutenção preventiva e agendar automaticamente o inspetor, garantindo que os requisitos de segurança sejam verificados a intervalos regulares. Em seguida, analise e acesse facilmente os relatórios da inspeção para documentar a condição dos principais bens na unidade, antes ou depois da estadia do hóspede.

6. Garanta a qualidade e coerência com checklists digitais

52% dos operadores hoteleiros relataram o controle de qualidade como o principal desafio operacional no Relatório de Operações das Propriedades da Breezeway em 2023. Enquanto a tecnologia não consegue terminar as tarefas para você, ela pode equipar sua equipe com ferramentas fáceis de usar, como um app móvel, para que façam um trabalho minucioso na área de acordo com os padrões de marca da sua empresa.

Checklists personalizáveis garantem que os atributos únicos de cada unidade sejam considerados e ajudam as equipes de limpeza e manutenção a sempre fazer um trabalho de qualidade condizente. Elas podem trabalhar mais rápido e cuidadosamente com instruções claras à mão. As checklists geralmente incluem fotos para que a equipe de limpeza saiba como a unidade deve ficar depois de preparada, e você pode exigir que carreguem fotos para ter a certeza de que a acomodação pode ser liberada para os hóspedes.

7. Use os dados de gestão de tarefas para otimizar ainda mais as operações

Além de ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência, a tecnologia também pode oferecer uma análise detalhada das operações e da performance da sua empresa com dados sobre tarefas, problemas relatados, desempenho da equipe, comunicação com os hóspedes e muito mais.

Se tiver curiosidade em saber como administrar sua empresa com mais eficiência, um ótimo ponto de partida é monitorar o trabalho em uma plataforma de operações com a capacidade de gerar relatórios. Ao acompanhar o trabalho, uma ferramenta de relatórios pode agregar e segmentar os dados para identificar tendências no desempenho da equipe, nas experiências dos hóspede e no cuidado da propriedade. Assim, você pode tomar decisões mais informadas para seu negócio.

O valor das integrações para criar a pilha de tecnologia ideal

Em uma indústria onde a satisfação do hóspede e a eficiência operacional são primordiais, a adoção de inovações tecnológicas deixou de ser opcional e virou essencial. Sua ferramenta de gestão de tarefas precisa ser integrada ao seu PMS para realmente potencializar suas operações. Ao integrar essas tecnologias, os profissionais da hotelaria podem otimizar as operações, melhorar a experiência dos hóspedes e, por fim, gerar mais reservas, garantindo o sucesso a longo prazo em um mercado competitivo.