Estratégias e software de gestão de inventário hoteleiro

As acomodações são os ativos mais valiosos e rentáveis para a maioria das propriedades, representando uma parte significativa da receita e aumentando as vendas de serviços adicionais em toda a propriedade. Uma abordagem estratégica e holística de gestão do inventário de acomodações é, portanto, fundamental para otimizar o desempenho financeiro de uma propriedade. 

Neste guia, compartilhamos tudo o que os hoteleiros precisam saber para assumir o controle do inventário de acomodações, desde os preços e a distribuição até práticas recomendadas e soluções de software.  

Seja operando um hotel de pequeno ou médio porte, uma pousada, um hostel ou outro tipo de propriedade, vamos mostrar como você pode aproveitar o inventário de acomodações para gerar mais receita e lucros mantendo os custos operacionais sob controle. 

Por que a gestão de inventário é importante?

A gestão de inventário é importante porque as propriedades têm um número finito de acomodações para vender em cada noite, e esse inventário é perecível. Ao contrário de uma lata de sopa, por exemplo, que pode ficar em uma prateleira por meses antes de ser vendida, as acomodações têm uma data de validade curta. Se uma acomodação não é vendida em uma determinada noite, essa oportunidade é perdida para sempre. Quanto mais as acomodações ficarem vazias, mais difícil será para as propriedades manterem a rentabilidade. 

A gestão de inventário também é importante porque:

• Os hotéis, geralmente, possuem uma variedade de tipos de acomodações, cada uma com diferentes valores que podem ser configurados de maneiras distintas.
  
• As acomodações são distribuídas em vários canais, cada um com custos diferentes.
• As acomodações são divulgadas para diferentes segmentos de turistas, cada um com necessidades e expectativas próprias. 

Mais do que maximizar as vendas, um dos principais objetivos da gestão de inventário é vender as acomodações adequadas para os hóspedes ideais, pelos preços e canais corretos. Isso não só gera mais receita para a propriedade a um custo mais baixo, como também melhora a experiência do hóspede ao direcioná-lo à acomodação mais apropriada para as necessidades dele.

Por outro lado, se o inventário de acomodações for mal administrado, as propriedades perdem oportunidades de reservas e os custos de distribuição podem disparar, acabando com os lucros. Além disso, se os hóspedes acreditarem que pagaram a mais ou a acomodação não atender às expectativas, isso pode prejudicar a fidelidade e levar a avaliações negativas.

Como a gestão de inventário afeta os custos operacionais de uma propriedade?

Conforme mencionado, cada rede de distribuição tem custos diferentes, seja uma agência de viagem online (OTA), um GDS (sistema de distribuição global) ou o site da propriedade. Se uma propriedade receber uma alta proporção de reservas online de OTAs, um canal caro devido às altas taxas de comissão, os custos de aquisição de hóspedes (CAC), ou as despesas usadas para gerar reservas, serão altos.

No entanto, se uma propriedade gerar uma proporção mais alta de reservas diretas, que geralmente têm custos mais baixos, o CAC será menor. Quando o preço é o mesmo, quanto mais baixo for o GAC, mais lucrativas serão as reservas. 

Outra métrica de desempenho importante na distribuição de inventário da propriedade é o custo por acomodação ocupada ou CPOR. Ele mede o custo médio de um hóspede ocupando uma acomodação. Como alguns custos operacionais são fixos — ou seja, relativamente consistentes seja qual for o número de acomodações ocupadas —, as propriedades se beneficiam da economia de escala e do CPOR mais baixo conforme a ocupação aumenta. Quando o preço é o mesmo, quanto mais baixo for o CPOR, mais lucrativa será a propriedade. 

Tipos de inventário – acomodações X serviços

Se você já trabalhou em uma loja de varejo, sabe que a equipe realiza um acompanhamento mensal do inventário, contando todos os itens nas prateleiras e no depósito. Isso ajuda a controlar o que está em estoque, o que precisa ser encomendado e quais produtos devem ser descontinuados ou devolvidos. Com a gestão de inventário inteligente, as lojas sempre têm estoque suficiente para atender à demanda dos clientes, mas nunca uma quantidade excessiva que ficaria sem vender.

A abordagem é semelhante nas propriedades, mas com diferenças importantes. Primeiro, em vez de um produto físico, as propriedades vendem acomodações — e não as próprias acomodações, claro, mas as diárias nelas. Além disso, enquanto as propriedades também fazem o inventário de suprimentos e equipamentos para garantir um estoque suficiente que atenda às necessidades dos hóspedes, a gestão de inventário de hotelaria geralmente se refere à administração, venda e precificação do inventário de acomodações. 

Todos os outros produtos e serviços em uma propriedade — restaurante, bar, serviço de quarto, banquetes, frigobar, spa, loja de presentes, estacionamento, golfe e outras receitas acessórias — são considerados um tipo secundário de inventário. As vendas desses itens são impulsionadas principalmente pelas vendas de acomodações. Quanto mais acomodações forem ocupadas na propriedade, mais movimentados serão seus pontos de venda — embora algumas propriedades também atraiam moradores locais e hóspedes de outras propriedades. 

Tipos de inventários de acomodações de hotelaria

A maneira como as propriedades categorizam e distribuem o inventário de acomodações afeta diretamente as vendas. Veja os quatro principais tipos de inventários de acomodações e como eles são distribuídos.

1. Inventário dividido

O inventário dividido permite que proprietários criem pacotes e vendam seus quartos como uma unidade individual (também conhecida como acomodações virtuais) para atrair uma maior variedade de segmentos de hóspedes. Para entender melhor como funciona o inventário dividido, vamos explicar sobre as acomodações virtuais com mais detalhes.

Com o inventário dividido, agentes de hospedagem podem distribuir acomodações virtuais únicas e personalizáveis para diferentes segmentos com o objetivo de aumentar a ocupação, obter uma Tarifa Média Diária mais alta e se diferenciar dos concorrentes. Inventários divididos podem ser aproveitados em OTAs e nos canais diretos de um hotel para obter o máximo de impacto. 

2. Inventário alocado

Para controlar a distribuição, os hotéis podem alocar um certo número de acomodações para cada canal, reservando alguns quartos para vendas diretas. Entretanto, caso um canal não venda todo o seu agrupamento e outro canal possa vender mais do que o atribuído, o hotel perderá oportunidades de reserva. Então, mesmo que essa abordagem não seja ideal, hotéis que utilizam OTAs e atacadistas podem precisar aderir a um requerimento de alocação mínima como parte do acordo de distribuição.

3. Inventário centralizado

Como uma alternativa, hotéis podem escolher centralizar o inventário, tornando todos os quartos disponíveis em todos os canais de distribuição ao mesmo tempo. Isso ajuda a aumentar a visibilidade e as vendas, mas também pode levar a reservas duplicadas ou overbookings, caso não sejam monitoradas ou automatizadas através de um channel manager. 

4. Inventário ocioso

Quando as propriedades têm dificuldade para vender as acomodações com a tarifa desejada na janela típica de reserva, o inventário pode ser chamado de “distressed” (ocioso). Para evitar que as acomodações fiquem vazias, as propriedades podem oferecer descontos generosos na tarifa e incentivos para a reserva. Enquanto as táticas de vendas de “última hora” podem aumentar as taxas de ocupação, elas desgastam a tarifa média e podem encorajar os hóspedes a esperar até o último minuto para reservar.

9 práticas recomendadas para a gestão de inventário de hotelaria

Agora, vamos ir mais a fundo e analisar as maneiras de otimizar o valor e as vendas do inventário de acomodações.

1. Guarde registros detalhados do inventário de acomodações

Uma boa gestão de inventário começa com a catalogação do número e dos tipos de acomodações que você tem na propriedade. Quantos quartos padrão, quartos deluxe, suítes e outras categorias de acomodações você tem? Quais recursos, comodidades e configurações de camas cada tipo de acomodação oferece? As acomodações têm nomes apropriados, e as descrições capturam o que é único e especial sobre cada tipo de acomodação?

Com base nessa informação, pense em como você pode criar pacotes únicos com o seu inventário para alcançar novos segmentos de clientes e aumentar receita. Certifique-se de que a informação esteja inserida no sistema de gestão de propriedades e distribuída de forma consistente e correta no seu site e nos canais de reserva.

2. Estabeleça uma estrutura flexível de preços 

Já se foi o tempo em que os operadores de acomodações definiam preços uma vez por ano e os mudavam a cada temporada. Hoje, é uma questão de preços dinâmicos — tarifas que são ajustadas regularmente de acordo com as mudanças na demanda, na ocupação, nos preços da concorrência e outros fatores. Como regra geral, as propriedades devem aumentar as diárias durante períodos movimentados para impulsionar a ADR e diminuir as tarifas em períodos mais parados para melhorar a ocupação. 

Comece com uma estrutura de preços que identifica o preço total, ou o preço de tabela, de cada tipo de acomodação e descreve uma série de descontos incrementais para implementar com o aumento ou a diminuição da demanda. Os preços das acomodações não são só baseados na área útil, nas comodidades e nas visualizações, mas também na demanda média, cobrando extras para tipos de acomodações que geralmente vendem rápido. Precifique as acomodações básicas com uma tarifa atraente e inclua incrementos modestos para cada tipo de acomodação premium. Faça o turista pensar, “Se eu pagar só um pouco a mais, ganharei muito mais”.

3. Ajuste os preços, as promoções e as restrições de acordo com a demanda

Durante a gestão diária do inventário, é importante controlar o pickup, o ritmo das reservas e as acomodações disponíveis para venda. Compare o desempenho a períodos anteriores para entender se a demanda está menor ou mais alta do que o normal. Para aumentar a ocupação durante períodos parados, ofereça descontos ou promoções. Para manter a tarifa média, ofereça upgrades ou valor agregado em vez de descontos, como café da manhã gratuito, estacionamento ou um crédito de comida e bebida. 

Quando a demanda estiver alta, encerre as tarifas com desconto e implemente restrições para impulsionar as datas menos movimentadas. Por exemplo, se houver um grande show na cidade em um sábado à noite e você esperar vender tudo, feche o sábado para chegadas ou implemente uma estadia mínima de duas noites para aumentar a ocupação na noite anterior e posterior. 

4. Mantenha uma estratégia de distribuição diversa

Quanto mais canais tiverem o inventário listado, maiores serão as chances de os turistas encontrarem você online e fazerem uma reserva. Manter uma estratégia de distribuição diversa significa disponibilizar o inventário em uma variedade de canais, incluindo OTAs, plataformas de marketing de metabusca como o Google, o Trivago e o Tripadvisor, GDS, atacadistas, bancos de camas e canais diretos como o site da sua propriedade. 

Em vez de tomar a abordagem de inventário alocado e limitar as vendas de acomodações, compartilhe o inventário ao distribuir todas as acomodações em vários canais simultaneamente. 

5. Controle os custos de distribuição

Conforme mencionado, cada canal de distribuição tem custos diferentes em termos de taxas, comissões e publicidade. Ao entender o custo médio da aquisição dos hóspedes para cada canal, você saberá em quais canais focar para trazer mais rentabilidade. Por exemplo, com o aumento da ocupação, considere encerrar ou limitar a disponibilidade em OTAs e outros canais de alto custo para incentivar as reservas no seu site e em outros canais de distribuição de baixo custo. 

6. Entenda seus segmentos de mercado

Tipos diferentes de acomodações agradam tipos diferentes de turistas. Dependendo da sua propriedade, seus segmentos de clientes talvez incluam turistas a lazer, negócios, em grupos, entre outros — ou um mix de todos os segmentos. Se os turistas a negócios reservarem acomodações premium com mais frequência do que os outros, eles gerarão mais receita e terão maior valor para sua propriedade. Se os turistas a lazer ficarem por mais tempo e geralmente recusarem os serviços diários de governança, eles terão um menor custo de atendimento. 

Identifique seus segmentos de mercado mais valiosos e ajuste as descrições das acomodações, as ofertas especiais, os pacotes e o valor agregado para atender aos hábitos e às preferências de reserva deles. Crie acomodações virtuais que atraem o seu segmento de mercado já identificado – por exemplo, grandes famílias que precisam de mais espaço.

7. Ative o marketing e as vendas 

As atividades de vendas e marketing têm como objetivo criar demanda para o inventário de acomodações. Em primeiro lugar, seu site é a principal plataforma promocional. Se ele tiver uma navegação difícil ou complicar a reserva, você perderá vendas. As descrições das acomodações devem ser claras, concisas e atraentes, com fotos de alta qualidade e um processo de pagamento e reserva simples e rápido. Lembre-se de que, atualmente, uma grande parte dos turistas usa smartphones e tablets para pesquisar e reservar nas propriedades, então o conteúdo do site precisa ser otimizado para dispositivos móveis. 

Além disso, para gerar demanda, os hoteleiros podem ativar uma amplitude de canais de marketing, como metabusca, publicidade de custo por clique, e-mail marketing e redes sociais. Crie pacotes e promoções para promover tipos de acomodações premium e agrupar serviços acessórios, como café da manhã e estacionamento, aumentando o gasto médio. Aproveite o inventário alocado e anuncie suas ofertas únicas de quartos nos canais. Trabalhe junto com o departamento de vendas para identificar datas importantes e criar promoções para atrair reservas de grupos e contas corporativas. 

Antes da chegada ou depois do check-in, um programa de upsell pode gerar receita incremental e aumentar a ocupação para acomodações premium e suítes. Em vez de deixar essas acomodações vazias, ofereça upgrades gratuitos para surpreender e alegrar seus hóspedes. 

8. Otimize o processo de previsão

A previsão é o processo de produzir um relatório da ocupação esperada e da tarifa média por dia e segmento de mercado nos próximos meses. Isso ajuda as propriedades a antecipar o movimento que terão e a se preparar com base nisso. Os departamentos de vendas e marketing devem tomar medidas para promover datas mais paradas e aproveitar a demanda de datas movimentadas. E o departamento de operações saberá o número de funcionários que devem estar a trabalho e a quantidade de comida, bebidas e suprimentos que devem ser encomendadas. 

Se a previsão estiver errada, pode causar a perda de oportunidades de geração de receita, o excesso ou a falta de pessoal, desperdício e custos operacionais elevados. Para uma previsão correta, as propriedades precisam analisar as vendas e o ritmo das reservas com cuidado, comparar os dados com meses e anos anteriores e considerar as condições atuais do mercado, como eventos especiais. Ao otimizar suas habilidades de previsão ao longo do tempo, você pode ajudar o inventário de acomodações a alcançar o potencial máximo de vendas e ter mais controle sobre os custos. 

9. Ajuste o inventário para atender à demanda

Seu inventário de acomodações consegue atender bem à demanda? O Relatório do Panorama da Hotelaria Independente da Cloudbeds identificou que uma das maiores tendências que estão moldando a indústria hoteleira é aquela em que as viagens mistas encontram a hotelaria híbrida. Viajantes estão buscando por acomodações que oferecem a escolha e a flexibilidade relacionadas aos tipos de quartos e instalações.

Se alguns tipos de acomodações sempre vendem rápido e outros ficam vazios, é um bom indício de que há uma desconexão entre o inventário e a demanda do mercado. A curto prazo, considere renovar os tipos de acomodações com baixa demanda ao mudar o layout, adicionar novas comodidades e tecnologias ou instalar móveis, como uma grande escrivaninha ou uma cama king size em vez de casal. Considere como você pode combinar seus quartos, suítes ou até mesmo andares inteiros para alcançar uma maior variedade de tipos de viajantes e atender melhor à demanda.

O que é um sistema de gestão de inventário hoteleiro? 

É evidente que gerenciar o inventário é um processo complexo, e planilhas manuais e tecnologias desatualizadas simplesmente não dão mais conta. Com recursos limitados, os operadores de acomodações menores e os hoteleiros independentes precisam da ajuda da tecnologia para competir com as marcas de propriedades maiores e alcançar os turistas. 

Se você não está aproveitando as novas soluções de software de gestão de inventário hoteleiro que usam a automação e são personalizadas para atender às necessidades da gestão moderna de inventário, está perdendo a oportunidade de melhorar a eficiência e o desempenho dos negócios. 

Veja seis aplicativos de software essenciais para a gestão de inventário hoteleiro. 

Sistema de gestão de propriedades 

O sistema de gestão de propriedades (PMS) serve como um hub central para as operações da propriedade, gerenciando várias das funções relacionadas ao controle de inventário e integrando soluções adicionais que facilitam a distribuição e precificação. As funções do PMS incluem as reservas e os perfis dos hóspedes, o check-in e o check-out, a governança e a contabilidade. Com um PMS moderno, é fácil gerenciar um inventário compartilhado. Além disso, os hóspedes não precisam ficar esperando os funcionários descobrirem se a acomodação está limpa, suja ou ocupada. 

Channel Manager

Um gerenciador de canais permite que as propriedades distribuam o inventário em vários canais de vendas de uma plataforma centralizada, garantindo a sincronização das tarifas e da disponibilidade. Quando uma acomodação é vendida em um canal, a disponibilidade é atualizada automaticamente nos outros. Isso permite a gestão eficiente e em tempo real do inventário de acomodações, habilita o inventário alocado e compartilhado e evita a perda de vendas e reservas duplicadas.

Motor de reservas 

Um motor de reservas online também facilita a distribuição das acomodações, permitindo que as propriedades exibam em tempo real a disponibilidade e as tarifas no site e vendam acomodações diretamente para os hóspedes. Com um processador de pagamentos integrado, os detalhes de pagamento são preenchidos automaticamente na reserva. Isso fornece uma experiência de reserva otimizada para os hóspedes e reduz as comissões das OTAs para a propriedade. 

Solução de marketing de hotelaria

Uma solução de marketing de hotelaria ajuda as propriedades a gerar consciência de marca e aumentar as vendas em vários canais de marketing online, incluindo o site, os mecanismos de busca, os canais de metabusca e os anúncios de terceiros. As propriedades podem posicionar, promover e distribuir o inventário de acomodações com mais eficácia ao usar ferramentas avançadas e contar com a experiência de especialistas em marketing.

Software de engajamento dos hóspedes

Fornecendo suporte para as funções de vendas e atendimento ao cliente, o software de engajamento dos hóspedes ajuda as propriedades a manter contato com os hóspedes em cada etapa da jornada do cliente, seja por chat ao vivo, SMS, WhatsApp ou e-mail. Ele também centraliza todas as comunicações em uma caixa de entrada unificada. Isso ajuda as propriedades a converter mais reservas, além de promover o inventário secundário da propriedade, como comida e bebida, tratamentos de spa, atividades e upsells. 

Sistema de gestão de receita

Um sistema de gestão de receita (RMS), ou solução de gestão de rendimento, ajuda as propriedades a gerenciar os preços das acomodações e o inventário para aumentar a ocupação, a tarifa média e a RevPAR (receita por acomodação ocupada). Um RMS automatiza a coleta de dados e a geração de relatórios e apresenta ferramentas de precificação integradas para ajudar as propriedades a manter uma estratégia de preços dinâmica e garantir que as tarifas estejam sempre posicionadas para otimizar as vendas. 

Mais do que um software de inventário: a plataforma moderna de hotelaria

Um dos desafios de gerenciar o inventário em vários sistemas é que as tarefas e os dados são fragmentados e isolados, dificultando a conciliação de informações de disponibilidade, preços e perfis de hóspedes. Para superar os desafios, mais propriedades estão migrando para uma plataforma de hotelaria aberta na nuvem que integra totalmente os principais aplicativos mencionados acima, além de oferecer conexões perfeitas com aplicativos de terceiros.  

Como funciona a plataforma de hotelaria da Cloudbeds 

Feita para propriedades independentes, a plataforma de gestão de hotelaria da Cloudbeds consolida todas as principais funções do software de gestão de hotelaria em uma plataforma na nuvem intuitiva. Os dados fluem livremente entre sistemas unificados e são consolidados em um único perfil de hóspede e um repositório compartilhado de inventário de acomodações. Para os funcionários, há apenas um sistema para aprender, um painel e um ponto de contato principal para o suporte ao cliente. 

Com ferramentas inovadoras de gestão de inventário como o inventário alocado, a Cloudbeds possibilita que proprietários aumentem a receita e as taxas de ocupação ao ofertarem acomodações virtuais únicas e customizáveis para atrair mais reservas, alcançar uma Tarifa Média Diária mais alta e se diferenciar dos concorrentes.

Com uma plataforma de gestão de hotelaria unificada e na nuvem como a Cloudbeds, as propriedades de todos os tipos e tamanhos podem gerenciar melhor o inventário e aumentar a receita a custos mais baixos enquanto oferece melhores experiências do hóspede em cada ponto de contato. Isso permite uma abordagem realmente estratégica e holística da gestão de inventário de hotelaria.