O que é um sistema de PDV hoteleiro: benefícios, recursos e principais provedores

De restaurantes e lounges a spas e lojas de presentes, os hotéis de hoje oferecem muito mais do que apenas um lugar para dormir. Para conseguir gerenciar efetivamente todos os pontos de venda (PDV), os operadores de hospedagem devem fazer uso da tecnologia.

Uma dessas tecnologias é um sistema de ponto de venda. Um sistema de PDV permite processar e registrar rapidamente transações em sua propriedade para melhorar a experiência do hóspede, simplificar operações e realizar uma melhor gestão de receita.

Continue lendo para saber mais sobre os benefícios de um sistema de PDV hoteleiro, os recursos que ele deve possuir e como integrar seu sistema a sua plataforma de gestão hoteleira.

A importância de um sistema de PDV hoteleiro

Embora a maior parte de sua receita possa vir de reservas de quarto, é provável que você tenha fontes adicionais de renda (ou pontos de venda). Isto pode incluir:

• Restaurante
• Bar
• Serviço de quarto
• Spa
• Lojas de presente
• Aluguéis
• Tours
• Transportes

Um sistema de PDV hoteleiro permite processar transações com eficiência de todos os seus pontos de venda, tudo em um só lugar. Isto é especialmente importante à medida em que o uso de transações sem dinheiro aumenta. Os hotéis precisam estar preparados para aceitar uma variedade de métodos de pagamento a qualquer momento, em qualquer lugar de sua propriedade.

Por exemplo, se um hóspede solicitar um serviço de quarto, reservar uma massagem e participar de um passeio turístico pela cidade, não seria mais fácil adicionar essas transações a uma única fatura em vez de tratar cada uma em separado? Um sistema de PDV rastreia e agrupa todas as transações feitas por cada hóspede em uma fatura única para que possam pagar no check out, simplificando a experiência do hóspede e aumentando a eficiência do back-office.

10 benefícios dos sistemas de PDV hoteleiro

Sem um sistema de PDV, sua equipe teria que incluir cobranças da sua propriedade manualmente no extrato de um hóspede. Esses métodos manuais tomam um tempo valioso e deixam margem para erros. Os controles manuais também impedem que as empresas de hotelaria capturem os dados relacionados aos padrões de gastos dos hóspedes, o que é fundamental para a aquisição e marketing de hóspedes.

Hoje em dia, o PDV de um hotel pode (e deve) se integrar à sua pilha de tecnologias existente, incluindo seu sistema de gestão de propriedades (PMS), motor de reservas e sistema de gestão de receita. Essa integração oferece benefícios essenciais para os hotéis, incluindo:

1. Sincronização em tempo real. Seus sistemas devem ser sincronizados em tempo real, para que o fluxo de comunicação, iniciado em qualquer lugar da propriedade onde ocorra uma venda, chegue até a recepção, de forma que a equipe seja atualizada a cada transação.

2. Automação de tarefas. Automatize os processos manuais de PDV para economizar o tempo da sua equipe e melhorar a eficiência entre departamentos. Considere a implementação de alternativas de auto-atendimento para os hóspedes através de aplicativos ou quiosques para reduzir ainda mais a carga de trabalho de sua equipe (além disso, os clientes costumam gastar em média 20% a mais quando fazem seus pedidos sozinhos).

3. Rastreamento de dados. Uma solução de PDV rastreia dados valiosos, tais como padrões de vendas e preferências dos hóspedes. Com essas informações, você poderá melhorar as ofertas do seu hotel e implementar esforços de marketing planejados.

4. Serviço expandido. Com um PDV para dispositivos móveis, sua equipe poderá receber pedidos em qualquer lugar: na piscina, no saguão ou no spa. Onde quer que estejam seus hóspedes, você poderá maximizar as oportunidades de receita incremental.

5. Oportunidades de vendas adicionais. As vendas adicionais representam uma oportunidade de $ 28 bilhões de USD para as propriedades e estão se tornando um componente cada vez mais importante da estratégia de gestão de receita de um hotel. Seu sistema de PDV pode exibir recomendações personalizadas de serviços como add-ons usando os dados do seu hóspede.

6. Experiência do hóspede perfeita. Os hóspedes sempre esperam receber uma experiência perfeita, independente se a empresa for grande ou pequena. Eles não querem ter que percorrer a propriedade portando um método de pagamento, nem precisar ter um cartão de crédito específico para fazer compras. Os hotéis precisam ter um PDV para adicionar automaticamente as despesas dos hóspedes a um único extrato, para que eles paguem apenas uma vez (usando seu método de pagamento preferido) na finalização da compra.

7. Cobrança aprimorada. Os sistemas de PDV reduzem a possibilidade de erros causados pela reconciliação manual, o que resulta num serviço mais rápido e cobrança mais precisa.

8. Transações simplificadas. Simplifique as transações permitindo que os hóspedes paguem com sua forma de pagamento preferida (EMV e outros cartões de crédito ou débito, dinheiro, cartão-presente, transferências bancárias, cheques, carteiras digitais, etc.).

9. Relatórios úteis. Um sistema de PDV revela novos insights sobre o comportamento dos hóspedes. Ao poder visualizar os gastos de um hóspede em um único extrato, você consegue determinar quais perfis de hóspedes de são os mais lucrativos e quais canais fornecem hóspedes que gastam mais. Com essas informações, você poderá investir em esforços de marketing e distribuição que produzam retornos maiores. Os relatórios também tornam as responsabilidades contábeis mais acessíveis e eficientes.

10. Melhor segurança. Os sistemas de PDV ajudam a melhorar a segurança, criptografando dados de pagamento e registrando todas as transações, o que pode ser útil no caso de roubo ou fraude.

Tipos de sistemas de PDV

Encontrar o sistema de PDV ideal para o seu hotel é crucial para a eficiência e para uma experiência perfeita dos seus hóspedes. Ao longo dos anos, os sistemas de PDV se tornaram muito mais amigáveis, portáteis e acessíveis, dando aos hoteleiros flexibilidade e alternativas ao fornecer serviços adicionais para seus hóspedes. Os sistemas de PDV se enquadram em duas categorias:

Sistemas de PDV legados

Também conhecidos como sistemas de PDV tradicionais, os sistemas legados precisam de software para serem instalados em um computador que grava dados em servidor local. Eles exigem um investimento significativo (licença e hardware de PDV), mais treinamento do que outros sistemas e a atualização com novos recursos pode ser um desafio. Embora os sistemas de PDV legados não precisem de uma conexão com a Internet para processar pagamentos, você não poderá acessá-los de outros servidores ou dispositivos.

Sistemas de PDV na nuvem

Os sistemas de PDV baseados em nuvem armazenam dados na nuvem em vez de em dispositivos ou servidores locais e podem ser acessados de qualquer lugar. Eles têm recursos de gestão de inventário, processamento de pagamentos e relatórios, além de poderem se integrar facilmente a outros sistemas. Como são baseados em nuvem, esses sistemas de PDV possuem atualizações automáticas que mantêm a tecnologia sempre nova e atualizada.

Diferentes tipos de ferramentas de PDV incluem:

Sistemas de PDV móveis

Um sistema de PDV móvel é um sistema de ponto de venda portátil que pode ser um aplicativo móvel independente. Ele é executado em hardware como tablets ou smartphones, tornando-o mais acessível para a equipe de uma propriedade. Este sistema permite que você verifique os níveis de inventário e estoque, faça recomendações personalizadas e cobre os seus hóspedes no local.

Sistema de PDV em quiosque

Os quiosques, ou sistemas de PDV de autoatendimento, são projetados para uma experiência sem contato. Como eles possuem scanners e leitores de cartões, os hóspedes poderão fazer o check-in e realizar pagamentos sem contato. Embora esses sistemas sejam uma ótima alternativa à recepção tradicional, a instalação e a manutenção podem ser caras e, geralmente, ainda será necessário manter funcionários no local para ajudar os hóspedes a navegar pelo sistema.

Sistemas de PDV em terminal ou desktop

Os sistemas de PDV em terminal ou desktop requerem um terminal, como uma caixa registradora, para registrar dados no software de PDV e executar as transações. Embora sejam o tipo mais comum de sistema de PDV, eles exigem tempo da equipe e reconciliação manual.

Componentes de hardware de um PDV

Os sistemas de PDV também requerem diferentes tipos de hardware, dependendo das necessidades específicas de um hotel. O hardware pode incluir:

• Scanners de códigos de barra
• Caixas registradoras
• Tablets
• Leitor de cartões
• Impressora de recibos

Recursos necessários em um sistema de PDV

Escolher o sistema de PDV ideal pode ser complicado. Garanta que seu sistema de PDV inclua funções essenciais, tais como faturamento, personalização de pedidos e cobrança. Além disso, considere os seguintes recursos:

Integração com PMS. De acordo com o relatório de tendências em software de PDV da Hospitality Tech, a integração é um dos principais recursos que impulsionam as compras de PDV. A integração com o PMS de um hotel simplifica o faturamento para você e para o hóspede e fornece dados mais úteis para a tomada de decisões.

Gestão de inventário. Seu sistema de PDV deve ser capaz de rastrear os níveis de estoque e enviar alertas quando a quantidade cair abaixo de um determinado limite, para garantir que você nunca fique sem produtos.

Processamento de pagamentos. Você deve poder aceitar uma variedade de métodos de pagamento com seu sistema de PDV e oferecer a alternativa de realizar transações com múltiplas formas de pagamento para dividir as contas.

Relatórios abrangentes. A geração de relatórios é um componente essencial de qualquer sistema de PDV. Seu sistema deve fornecer uma visão detalhada dos seus fluxos de receita com dados fornecidos pelo seu PMS. Insights sobre inventário, atividade de vendas e desempenho dos funcionários ajudarão a informar suas futuras decisões de negócios.

Capacidade móvel. Você limitará seu uso se o sistema de PDV escolhido não fornecer uma experiência móvel completa. Às vezes, não é realista ou viável instalar terminais de PDV. Um PDV móvel oferece flexibilidade aos seus funcionários na maneira como eles servem os hóspedes.

Na nuvem. Se você usar um PMS na nuvem, opte também por um sistema de PDV na nuvem. É mais barato e mais confiável que os sistemas locais que exigem altos investimentos antecipados, manutenção contínua e treinamento extensivo.

Preço justo. Escolha um fornecedor de PDV com preços justos e transparentes que reflitam os recursos e a funcionalidade que atendam às suas necessidades.

Ferramentas de fidelidade. Se você recebe clientes locais no seu restaurante ou em outros pontos de venda, você deve buscar um sistema de PDV com ferramentas integradas de fidelidade de clientes, para incentivar vendas recorrentes.

Facilidade de uso. Devido à alta rotatividade do setor de hotelaria, você não vai querer gastar muito tempo e dinheiro treinando sua equipe. Seu sistema de PDV deve ter uma interface intuitiva e amigável que sua equipe e hóspedes possam usar com facilidade.

Proteção de dados. Já que os sistemas de PDV contêm dados sensíveis, como números de conta ou informações sobre cartão de crédito, eles devem incluir medidas de segurança para proteger as informações do seu hotel contra acessos não autorizados e tentativas de violação de dados.

Suporte ao cliente. As operações do hotel são realizadas dia e noite, com os hóspedes pedindo serviço de quarto ou ficando até tarde no bar. Você deve trabalhar com um provedor que ofereça suporte 24/7 e possa ajudar a resolver problemas rapidamente.

8 principais sistemas de PDV hoteleiro

Os seguintes sistemas de PDV hoteleiro oferecem recursos abrangentes e recebem altas classificações em plataformas como Softwareadvice, Capterra e Trustpilot.

Invu

A Invu é um provedor de PDV na nuvem que oferece aos hoteleiros ferramentas completas e de fácil manejo para simplicar as vendas e a coleta de informações. 

Last.app

O Last.app é uma solução de software para restaurantes que inclui, em um só lugar, o PDV, serviço de entregas, uma loja online, reservas e muito mais. 

Lightspeed

A LightSpeed é um provedor de PDV na nuvem que oferece uma suíte completa de tecnologia de restaurantes de hotel. Ajuda a verificar o status de ocupação de um hóspede e adicionar cobranças de restaurantes ao seu quarto.

Poster

O software de PDV baseado em nuvem da Poster combina soluções para a recepção, restaurantes no local, inventário, finanças, análises e CRM.

Revo

Revo é uma solução de software de PDV que consiste em um back-office baseado na web para configuração de negócios e um aplicativo nativo para iOS para uso operacional em hotéis. 

Tabology

A Tabology é uma suite integrada de tecnologias em nuvem que inclui PDVEs, gestão de estoque, programação da equipe, reservas, manuseio de depósitos e pedidos móveis.

Toast

O Toast é um sistema de PDV projetado exclusivamente para atender às necessidades dos restaurantes de hotéis. Com integrações robustas do PMS, o Toast capacita os operadores de hospedagem a otimizar operações, aumentar a receita e proporcionar um excelente serviço de hotelaria com a melhor experiência de cobrança de quartos da categoria, para hóspedes e funcionários.

Tevalis

Tevalis é premiado PDVEs que pode ser adaptado em múltiplas áreas de um hotel, como A&B, recreação e lojas, por meio de um PMS integrado.

Como funciona um sistema de PDV com a Plataforma de Hotelaria da Cloudbeds?

A Plataforma de Hotelaria da Cloudbeds integra transparentemente com uma variedade de sistemas de PDV para fornecer aos hotéis sincronização de dados em tempo real e processamento de transações do ponto de venda, aumentando a velocidade do serviço. O sistema de PDV valida as informações do hóspede no PMS da Cloudbeds (nome, número do quarto, etc.) e depois adiciona todas as transações ou cobrança ao seu extrato. O hóspede poderá ver essas transações no final de sua estadia numa única fatura e pagar durante o check-out. Pegue sua demonstração para vê-la em ação.

Considerações finais

Investir num moderno ponto de venda capacita sua equipe a oferecer uma experiência perfeita sem ficar devendo nada a seus grandes correntes. Além de uma experiência aprimorada do hóspede, você ganhará precisão operacional para tomar decisões mais precisas e apoiadas por dados. É uma vitória (e uma necessidade) para propriedades que vendem mais do que apenas espaço para os hóspedes.