Uma introdução à contabilidade hoteleira

Na hotelaria, a contabilidade é o monitoramento do fluxo de caixa em todas as áreas da propriedade. Ela garante que todos os aspectos financeiros do negócio hoteleiro estejam atualizados e fornece relatórios valiosos e ferramentas de previsão para ajudar os hoteleiros a tomar decisões inteligentes e baseadas em dados.

Neste artigo, vamos explorar os fundamentos da contabilidade hoteleira, incluindo as complexidades exclusivas da hotelaria, tipos de demonstrações financeiras, as principais soluções e boas práticas.

Contabilidade hoteleira x contabilidade geral de empresas

Quando falamos sobre a contabilidade de empresas em geral, surgem áreas de sobreposição com a contabilidade hoteleira. No entanto, a contabilidade para hotéis tem suas próprias nuances que devem ser consideradas, especialmente para a gestão financeira de contratos de fornecedores, conformidade e preços dinâmicos.

Adquirir o conhecimento para lidar com esses aspectos únicos da contabilidade hoteleira permite que você entenda e gerencie melhor os relatórios financeiros da sua propriedade e garanta lucratividade e crescimento a longo prazo.

Aqui estão algumas considerações essenciais da contabilidade na hotelaria.

Vários fluxos de receita e despesas

Sua propriedade não é um samba de uma nota só. Os hóspedes em 2024 querem muito mais do que um lugar para descansar depois de um dia fora. Seja qual for o motivo da estadia, as comodidades dos meios de hospedagem são uma parte essencial das ofertas para os hóspedes.  

Atrações como restaurantes e bares, spas e aluguel de atividades, compras em lojas de presentes e itens adicionais oferecem maiores benefícios de custo à propriedade. Entender como gerenciar e processar de maneira eficaz vários fluxos de receita e despesas e como isso leva à lucratividade geral liberta o potencial de crescimento.

Preços dinâmicos

Os dias em que os proprietários só precisavam configurar as tarifas do hotel e nada mais já não existem mais. Os preços dinâmicos são mais uma nuance importante que deve ser considerada na contabilidade na hotelaria.

Essa tática não é nova: os preços dinâmicos são usados por aplicativos de transporte compartilhado, como Uber e Lyft, o tempo todo. É um ajuste de tarifas que leva em conta fatores variáveis como demanda, local e condições do mercado. Ao ser flexível com seus preços, você pode maximizar sua receita por acomodação disponível (RevPAR, para abreviar) e as taxas de ocupação. Apesar dos preços dinâmicos trazerem muitos benefícios, eles também envolvem desafios na elaboração de orçamentos, previsões e cobranças de acomodações.

Transações 24 horas

A indústria hoteleira global continua a crescer, com hóspedes de todos os fusos horários escolhendo sua propriedade para se hospedarem. Os hóspedes reservam, chegam e fazem o check-out em horários diferentes, dificultando o acerto das contas do dia, semana, mês e ano. As equipes de contabilidade precisam ser superorganizadas (e utilizar tecnologia) para acompanhar tudo o que acontece na propriedade.

Folha de pagamento complexa

Seus funcionários representam a singularidade das operações na sua propriedade, com cronogramas e horários de trabalho variados. Outra camada de complexidade é adicionada à folha de pagamento da contabilidade hoteleira ao considerar que, além dos funcionários em tempo integral e meio período, algumas circunstâncias podem exigir que os funcionários trabalhem mais horas.

É igualmente importante considerar os custos de mão de obra com os funcionários que trabalham em eventos especiais ou casamentos, além de feriados, e os sistemas complexos de folha de pagamento que podem ser necessários.

Contratos de fornecedores

Fornecedores de alimentos e bebidas, técnicos e especialistas em manutenção são essenciais para a propriedade operar sem problemas. Garanta que a contabilidade da propriedade também continue operando perfeitamente ao considerar os contratos dos fornecedores.

Os contratos de fornecedores definem os termos e condições da transação comercial e descrevem os produtos e serviços prestados, bem como os possíveis custos da entrega. Ter contratos de fornecedores em vigor é fundamental para garantir que você e seu fornecedor estejam de acordo sobre os serviços prestados.

Conformidade

Com vários fluxos de receita, surge a necessidade de manter a conformidade e, ao mesmo tempo, ficar atualizado com as práticas regulatórias e mudanças de padrões do setor. Por exemplo, a licença para bebidas alcoólicas, relatórios governamentais e protocolos de saúde e segurança.

Manter uma trilha de auditoria e garantir que a contabilidade do meio de hospedatenda aos padrões da indústria resulta em processos muito mais tranquilos em caso de auditorias financeiras.

Contabilidade gerencial

Como parte das suas funções de gerenciamento hoteleiro, você provavelmente terá que tomar algumas decisões em relação ao bem-estar financeiro da propriedade. A contabilidade gerencial ajuda nisso ao criar demonstrativos e relatórios relacionados ao desempenho financeiro da propriedade. Esses relatórios apoiam a gerência na tomada de decisões informadas e fornecem insights sobre o desempenho para investidores.

Tipos de demonstrações financeiras

Abaixo, descrevemos quatro tipos diferentes de demonstrações financeiras. Ao entender a finalidade destes documentos e o que buscar em termos de tendências, déficits e muito mais, você pode tomar decisões informadas e atender às necessidades dos acionistas.

Plano de contas

Seu plano de contas fornece um detalhamento de todas as categorias de entrada e saída. Ao monitorar e manter o plano de contas, você tem uma visão geral de todas as contas por onde entram e saem fundos. Geralmente, o plano de contas inclui contas de ativos (tudo o que você possui), contas de passivos (passivos de curto prazo ou pagamentos como empréstimos), contas de receitas (classificadas por tipo de receita, como diárias e serviços acessórios) e contas de despesas (valor que você gasta incluindo salários ou reformas).

Balanço patrimonial

Se o plano de contas é um romance, o balanço é uma página do romance: ele fornece um retrato da saúde financeira da propriedade até um determinado período. Um balanço pode ser um bom determinante da eficiência do capital da sua propriedade (sua eficiência em gastar dinheiro para aumentar a receita).

Lucros e perdas

Sua demonstração de resultados, mais conhecida como seus lucros e perdas (P&L, para abreviar), mostra suas receitas, custos e despesas durante um período.

Você pode usar sua demonstração de lucros e perdas para identificar áreas que precisam de melhoria financeira e ajustá-las de acordo com isso. Ela também destaca seus resultados financeiros: se a propriedade ganhou mais do que gastou durante um determinado período financeiro.

Fluxo de caixa

Por fim, sua demonstração de fluxo de caixa monitora o fluxo do seu caixa. Considerando que os hóspedes costumam pagar as despesas na propriedade no final da estadia, seu fluxo de caixa pode oferecer insights detalhados para ajudar a gerenciar as contas a receber, garantindo que tenha reserva suficiente até o final da estadia do hóspede e o pagamento seja verificado da conta bancária dele.

5 boas práticas de contabilidade em hotelaria

Agora que você entende as funcionalidades únicas da contabilidade hoteleira, além de diferentes tipos de demonstrações financeiras, vamos focar nos cinco melhores princípios contábeis, especialmente para a hotelaria, para proteger sua posição financeira e a da propriedade.

1. Utilize software integrado

Ainda mantém sua papelada à moda antiga para acompanhar auditorias noturnas, gestão de receita e processamento de pagamentos? Reduza erros e tarefas manuais ao implementar software de contabilidade.

O software geralmente oferece um painel de controle único para acompanhar o fluxo do caixa e ferramentas de automação úteis que monitoram relatórios de despesas em tempo real, além de identificar tendências nos seus negócios e estimar orçamentos futuros.

Ao integrar seu software de contabilidade ao seu sistema de gestão de propriedades (PMS), sistema de gestão de receita, sistema de PDV e sistema de pagamento, você pode facilmente monitorar a receita e as despesas, gerenciar contas a pagar e receber e gerar relatórios financeiro

2. Implemente o processamento de pagamentos adequado

Implementar processos de pagamentos adequados não só mantém o dinheiro entrando para sua empresa, como também garante a segurança das transações e informações financeiras dos hóspedes, como números de cartões de crédito.

Formas de pagamento como cartões de crédito, Apple Pay e Google Pay permitem que os hóspedes paguem de diversas formas e também reduzem riscos financeiros, como fraudes e chargebacks da propriedade.

Investir em um sistema de pagamentos integrado pode ajudar os hoteleiros a reduzir significativamente o tempo de reconciliação, eliminar atrasos no lançamento de cobranças e evitar erros manuais caros, facilitando a condução dos processos contábeis.

3. Determine processos para identificar fraudes

Enquanto nosso mundo dominado pela tecnologia leva a propriedades com operações prósperas, isso também significa um maior risco de atividades fraudulentas e transações financeiras.

Manter registros de confirmação indicando a política de cancelamento, além de recibos de vendas assinados, ajuda a minimizar as perdas financeiras. Essas informações são vitais caso você precisa contestar uma solicitação de estorno.

4. Mantenha uma trilha de auditoria

O software de contabilidade pode ajudar a manter a trilha de auditoria atualizada e identificar áreas que precisam de atenção. Relatórios de auditoria da propriedade podem ajudar você a ter uma visão geral das demonstrações de receita para as operações diárias, incluindo transações, receitas, ocupação e reservas dos hóspedes.

Uma trilha de auditoria também faz você se responsabilizar pela transparência na contabilidade de registros financeiros e atividades diárias da propriedade.

5. Adote estratégias de gestão de receita eficazes

O software de gestão de receita analisa dados em tempo real e oferece sugestões de preços, um recurso especialmente importante para propriedades de todos os tamanhos e complexidades, de pequenas empresas a grandes redes de hotéis. O software certo pode acelerar o processo de tomada de decisões e facilitar o monitoramento das principais métricas.

Software de contabilidade hoteleira

As soluções contábeis são fundamentais se você espera satisfazer os hóspedes e, ao mesmo tempo, considerar as nuances da contabilidade hoteleira. Ele oferece um painel em tempo real do desempenho financeiro da propriedade, além de previsões de fluxo de caixa para futuros trimestres.

Os 4 principais sistemas de software de contabilidade

Se você está considerando integrar software de sistema de contabilidade à lista de ferramentas da propriedade, incluímos quatro das melhores opções de software de contabilidade hoteleira, bem como o que esperar de cada uma.

M3 

O M3 na nuvem garante ser uma plataforma financeira criada por hoteleiros e para hoteleiros. O software Accounting Core do M3 oferece módulos simples para otimizar suas funções contábeis e fornece insights tecnológicos para melhorar o desempenho financeiro.

Quickbooks

O Quickbooks oferece acesso a painéis financeiros da propriedade a qualquer momento e em qualquer lugar, com visualizações das suas vendas por cliente, produto e local através de relatórios detalhados. A vasta biblioteca de aplicativos do software também proporciona benefícios de funcionalidades adicionais à sua lista de ferramentas da propriedade, incluindo gestão de inventário, folhas de pagamento e comércio eletrônico.

Xero

Fácil de integrar com sistemas e aplicativos de ponto de venda existentes, o Xero pode se tornar o novo herói da contabilidade da sua propriedade. O painel digital unificado do Xero deixa você monitorar a análise de desempenho das finanças da sua propriedade, além de oferecer projeções de fluxo de caixa em tempo real, demonstrações de perdas e lucros e balanços patrimoniais.

Sage

O Sage atende às necessidades dos hoteleiros, deixando você ver informações contábeis por local individual, região e outras métricas para medir o desempenho financeiro da propriedade com precisão.

Como integrar o software de contabilidade

Quando sua pilha tecnológica existente é integrada ao software de contabilidade, especialmente integrações como um sistema de gestão de propriedades (PMS), seu conjunto inteiro de ferramentas consegue operar de maneira eficiente, usando o mesmo conjunto de dados, tornando muito mais fácil tomar decisões informadas.

Com a plataforma unificada da Cloudbeds, as propriedades hoteleiras têm um PMS premiado, gerenciador de canais e motor de reservas juntos, com a capacidade de integrar facilmente os principais software de contabilidade da indústria para uma pilha tecnológica aprimorada e automatizada.

Considerações finais

O software de contabilidade hoteleira garante que todos os aspectos financeiros da propriedade estejam atualizados ao oferecer relatórios e previsões valiosas para você tomar decisões inteligentes com base em dados. Ao entender as complexidades únicas e as boas práticas da contabilidade hoteleira, você otimiza as operações financeiras e ganha mais tempo para criar uma experiência do hóspede vencedora.