Como Escolher um Channel Manager: Guia Completo Para Hoteleiros e Anfitriões

Para empreendimentos hoteleiros em crescimento, um Channel Manager (software para gestão de canais de venda) é parte fundamental de uma estratégia de distribuição e revenue managament de sucesso. Seja seu negócio um hotel independente, uma pousada, aluguel por temporada ou hostel, é muito importante que você mostre suas acomodações disponíveis aos seus ponteciais hóspedes a todo momento. Afinal, não se pode fazer uma reserva em um local que não pode ser encontrado!

Neste guia para profissionais da hotelaria, você aprenderá tudo sobre os Channel Managers, desde como eles funcionam até o que faz determinado channel manager ser ideal para seu negócio.

As atualizações são feitas em tempo-real, sem intervenção humana e são gerenciadas através de um painel de controle do Channel Manager hoteleiro, assim você consegue resolver tudo a partir de uma única interface.

Sem a tecnologia de um Channel Manager, os gerentes das propriedades devem acessar a extranet de cada uma das agência online com que trabalham e atualizar todas as mudanças manualmente. Isso limita o número de portais que eles utilizam. Afinal, as horas do dia são poucas para se gerenciar tantas extranets uma a uma. Além disso, gerenciar a distribuição de disponibilidade manualmente é um tanto arriscado; qualquer atraso nas atualizações de tarifas e disponibilidade na extranet de uma OTA pode significar a venda de uma acomodação que não está disponível ou a uma tarifa menor que a desejada, o que pode levar a um overbooking ou uma gestão de receitas medíocre.

A Gestão de Canais é o processo de gerenciar ativamente a distribuição de tarifas e disponibilidade em múltiplos portais de reservas online. Existem diversos tipos de portais, como agências de viagem online (OTAs) como Booking.com, Expedia, Agoda e Hostelworld; motores de metabuscas como Google Hotel Ads, Kayak e Trivago; GDSs como Amadeus e Sabre; bancos de camas como Hotelbeds; e mercados específicos como Airbnb, Vrbo, etc. 

Então, como um estabelecimento escolhe os melhores sites de distribuição para suas necessidades específicas? Como eles encontram tempo para gerenciar o inventário, atualizar tarifas e manter conteúdo consistente através de tantos sites diferentes — cada um com seu acesso, credenciais e interface de usuário próprios? A resposta está em uma plataforma feita para solucionar este problema para todos os tipos de propriedades: hotéis, pousdas, hostels e aluguéis por temporada.

Como funciona um Channel Manager?  

Em termos simples, um Channel Manager faz a atualização em tempo real dos dados de distribuição de uma propriedade hoteleira através dos canais com os quais ela está conectada. Cada vez que você atualiza seu calendário central ou modifica uma tarifa diária no painel de controle de seu channel manager ou PMS integrago, as informações serão atualizadas automaticamente em todos os portais de reserva conectados. Quando você recebe uma nova reserva de uma OTA, ela aparecerá em seu Channel Manager (e também em seu PMS/CRS integrado) e a disponibilidade daquela acomodação será fechada automaticamente em todos os canais de distribuição. O mesmo acontece para um cancelamento.

Em termos mais técnicos, um Channel Manager usa a sincronização bidirecional via XML para conectar-se à extranet de cada canal individual. Em seguida, envia as atualizações ARI para esse canal e, para uma sincronização bidirecional, importa reservas / cancelamentos no seu painel do Channel Manager, PMS e / ou CRS. É um fluxo bidirecional automático e contínuo que mantém tudo sincronizado e praticamente elimina erros, como tarifas erradas ou overbookings. No caso de sincronização unidirecional, reservas ou cancelamentos não serão importados. Com conexões avançadas de channel manager, a atualização é rápida. Para ilustrar, cada nova reserva da Expedia é entregue ao Channel Manager da Cloudbeds em uma média de poucos segundos. 

Os Channel Managers evitam erros de tarifas e overbookings usando o que é conhecido como “inventário central”. Essa funcionalidade agrega o inventário em um único local, para que todas as reservas sejam retiradas de um “pool” com base nas atualizações de disponibilidade em tempo real de/para o Sistema de Gestão Hoteleira (PMS). Ao colocar todo o inventário em um único local, os quartos nunca entram em overbooking porque o mesmo quarto não pode ser reservado por dois sites diferentes.

Os Channel Managers desempenham outras 3 importantes tarefas: alocação de inventário, mapeamento de inventário e atualização do PMS. 

1. Alocação: Uma estratégia sofisticada de gestão de canais utiliza um mix ideal de canais que aloca inventário dinamicamente de acordo com seus objetivos.
2. Mapeamento de canais: O software associa tipos de acomodações aos requisitos de formatação de cada canal, de forma que os quartos apareçam de forma consistente em todos os canais, ao mesmo tempo em que sincroniza diretamente de volta ao PMS. Não há duplicidade ou necessidade de reconciliações manuais! 
3. Atualização do PMS: Seu Channel Manager se conecta diretamente com seu Sistema de Gestão Hoteleira (PMS), agindo como um maestro em tempo real dos dados de tarifas e disponibilidade entre seu PMS e os portais de reservas hoteleiras com os quais você trabalha. Cada nova reserva chega diretamente ao PMS, sem nenhuma intervenção manual.

Por que é importante usar um Channel Manager? 

Apesar de ser possível gerenciar seu inventário se conectando à extranet de cada canal e atualizando manualmente a disponibilidade e tarifas, esse procedimento não é eficiente e está sujeito a erros. Com um channel manager você economiza tempo, consegue mais reservas e distribui seu inventário com facilidade. 

Abaixo, as principais razões para utilizar um Channel Manager hoteleiro:

1. ALCANCE DE MERCADO

Um Channel Manager coloca sua propriedade de frente para mais hóspedes que nunca. Como se trata de um investimento relativamente barato para se adicionar novos portais de reservas, gasta-se pouco tempo e recursos para divulgar seu inventário. Isso significa que propriedades de todos os tamanhos agora podem acessar regiões e segmentos (negócios, lazer, grupos, etc) novos em todo o mundo, que seriam mais difíceis em uma gestão de canais manual.

Múltiplas fontes de reserva significam maior visibilidade – e no fim das contas, mais reservas. Isso leva a maiores taxas de ocupação, especialmente em períodos de baixa demanda, que é quando mais precisamos.

2. MAIOR ROI (RETORNO SOBRE INVESTIMENTO)

Um Channel Manager fornece novas formas de se vender o inventário existente, resultando em um maior retorno sobre o seu investimento de esforços de vendas e marketing. Com o inventário central e integrações de tarifas avançadas com descontos, tarifas não reembolsáveis e upsells, as propriedades podem otimizar sua receita com estratégias inteligentes de precificação.

Outra maneira de vender um quarto é usando o inventário compartilhado, função que permite vender o mesmo quarto sob diversos tipos de configuração de quarto. Um exemplo disso seria vender um quarto tanto como um dormitório compartilhado ou um quarto individual privado. Obviamente, o risco aqui está em vender o mesmo quarto duas vezes. Ao listar o inventário compartilhado por meio de um Channel Manager, o sistema garante automaticamente que qualquer quarto vinculado nunca seja vendido duas vezes. Essa opção oferece mais maneiras de vender o mesmo quarto para diferentes tipos de hóspedes sem o risco de overbooking.

A atualização em tempo real também melhora o desempenho da pesquisa nas OTAs, que posicionam as propriedades com conexão ARI em tempo real em lugares mais altos nos resultados. Quando o conteúdo é preciso e atualizado, as propriedades desfrutam de um melhor posicionamento nos resultados da pesquisa, levando a um ROI mais alto.

3. DISTRIBUIÇÃO ÓTIMA

Como cada canal tem sua própria estrutura de custos e comissões, uma distribuição lucrativa exige uma análise cuidadosa de quais canais de distribuição usar, quanto inventário alocar para cada um e como adaptar esse mix de canais para alcançar seus objetivos. 

Ao usar uma combinação de OTAs, sites de metabuscas, sites de reservas B2B por atacado ou de nicho de acomodação, você garante que sua propriedade esteja visível para o tipo certo de hóspede. Por exemplo, os hotéis podem mover o inventário de OTAs de grande nome (como Booking.com e Expedia) para OTAs de nichos que vendem para turistas específicos, como OTAs somente para propriedades estilo boutique (Mr e Mrs Smith), reservas de última hora (HotelTonight) ou mesmo alojamento alternativo ao ar livre (GlampingHub).

4. ECONOMIA DE TEMPO E DINHEIRO

Leva um tempo até nos familiarizarmos com a interface de cada canal. Sem nenhuma ferramenta, é um trabalho de período integral fazer login na extranet de cada canal e atualizar o ARI várias vezes por dia. Esse custo de tempo está intimamente relacionado ao custo financeiro de pagar alguém na equipe para gerenciar manualmente a distribuição.

O software também torna os esforços por uma distribuição lucrativa muito mais simples. Com uma visão única, os hoteleiros têm um controle mais granular dos custos de distribuição. Isso economiza dinheiro, enfatizando primeiro os canais de custo mais baixo e depois movendo o inventário para os de custo mais alto para preencher as lacunas na demanda.  

O que considerar ao escolher seu software 

Os melhores Channel Managers do mercado são construídos para conectar centenas de websites de reservas de forma confiável e precisa, com disponibilidade praticamente total. Aqui estão os pontos mais importantes a considerar:

• CONECTIVIDADE 

As plataformas de gerenciamento de canal mais avançadas atualmente oferecem conexões API avançadas com sincronização bidirecional. As atualizações são feitas em tempo real e são baseadas na nuvem, o que elimina a necessidade de tecnologia no local e permite maior flexibilidade e velocidade. O sistema é muito poderoso, pois suporta até milhões de reservas por dia.  

• MIX DE CANAIS

Escolha um provedor que se conecte a uma variedade de sites de reservas e mercados globais, para que você possa alcançar turistas de todo o mundo. As opções devem incluir OTAs de grande nome, OTAs de nicho, sites de metabuscas e GDSs (sistemas de distribuição global). Verifique se o provedor cobra taxas por canal ou comissões adicionais também. 

• FUNCIONALIDADES

Procure a simplicidade, um produto fácil de usar e intuitivo. Trata-se da adição de uma ferramenta que você usará de forma consistente no dia-a-dia. Outras opções avançadas úteis incluem processamento de pagamentos, suporte a várias moedas, relatórios, múltiplos usuários e níveis de acesso, etc.

• INTEGRAÇÃO COM PMS E MOTOR DE RESERVAS

Seu Channel Manager também deve se integrar a seus outros sistemas, especialmente ao sistema de gestão hoteleira (PMS) e ao motor de reservas diretas do site do hotel. Dessa forma, todos os seus sistemas de gerenciamento de hospitalidade estarão sincronizados e você poderá fazer login em um único sistema para gerenciar todos eles, economizando inúmeras horas e evitando erros manuais.

Utilizar um Channel Manager e um PMS é crucial para negócios hoteleiros em expansão. Continue lendo para saber mais.

Channel Managers e Sistemas de Gestão Hoteleira (PMS)

Como usar um Sistema de Gestão Hoteleira (PMS) e um Channel Manager

Um Sistema de Gestão Hoteleira (PMS) é a melhor ferramenta no que diz respeito a controlar e gerenciar um negócio hoteleiro, independente do tamanho, tipo ou necessidades operacionais da propriedade. A lista de processos de negócio e de recepção que um PMS otimiza é enorme, incluindo a gestão de reservas, equipe, check-ins/outs, comunicação com os hóspedes, pagamentos, tarifas, disponibilidade, ocupação e muito mais.

Em termos simples, um PMS é seu sistema de controle e centralização de dados. O channel manager entra em cena para distribuir as informações sobre seu inventário nos canais de reservas online e seu próprio website – e manter tudo atualizado.

No atual cenário tecnológico, você pode optar por gerenciar sua propriedade com software que já incorpore um Sistema de Gestão Hoteleira e Channel Manager em uma única plataforma, dois sistemas separados que se integrem um com o outro, ou utilizar apenas um channel manager.  

Benefícios de utilizar um sistema completo Channel Manager + PMS:

1. Informações Centralizadas: Utilizar um sistema tudo-em-um que inclua um Sistema de Gestão Hoteleira e mais um avançado Channel Manager, como Cloudbeds, permite que você otimize suas atividades diárias e distribuição de inventário diretamente de uma única plataforma. Um lugar onde todas os dados de suas reservas, hóspedes e tarifário são armazenados e que seja facilmente acessado para as tarefas diárias de recepção, relatórios gerenciais, analytics, etc.
2. Sem atrito de dados: uma atualização de dados sem atrasos é muito importante porque atrasos podem afetar sua receita. Por exemplo, quando você aumenta suas tarifas no seu PMS, garante que elas sejam atualizadas em todos os sites de reserva em tempo real. Seus hóspedes comprarão o preço mais recente, sem que o preço suba conforme eles inserem seus detalhes para concluir a reserva. O mesmo se aplica a ofertas e promoções. Quando você ou o agente da recepção criar uma reserva no PMS, o quarto será fechado para venda na hora.
3. Conexão sofisticada: no mercado competitivo de hoje, você precisa garantir que seus esforços de distribuição e marketing estejam alinhados. Isso se resume a sincronizar o máximo de dados possível com seus canais de marketing – de comodidades e imagens a diferentes planos de tarifas, promoções ou ofertas especiais. Ao usar dois sistemas separados, você sempre precisa verificar duplamente os dados em cada etapa: do PMS ao Channel Manager e do Channel Manager aos sites de distribuição. 
4. Atualizações de Produto: As OTAs estão melhorando constantemente sua conectividade e introduzindo atualizações tecnológicas que tornam o processo de reserva mais rápido para turistas e fornecedores de acomodação. Gerenciar sua propriedade com uma ferramenta significa que uma equipe de conectividade aplicará atualizações de API e testará a conexão, desde seu painel de controle até a extranet da OTA. Usando dois sistemas integrados, você dependerá de duas empresas e equipes diferentes para aplicar as alterações.
5. Uma suíte de produtos: Um sistema tudo-em-um geralmente inclui outras tecnologias importantes também conectadas com seu PMS e Channel Manager. Por exemplo, a suíte de software da Cloudbeds inclui um motor de reservas livre de comissões e possui uma ferramenta inteligente de preços embutida, para monitorar mudanças tarifárias de outras propriedades em seu mercado, em tempo real. 
6. Uma empresa: Ao optar por um sistema, você terá contato direto com um único parceiro tecnológico, o que significa que você terá um time integrado para investigar quaisquer problemas.

Como utilizar um Channel Manager sem um PMS (Sistema de Gestão Hoteleira)

Caso opte por utilizar um Channel Manager sem um PMS, será provavelmente necessário realizar algumas tarefas manualmente (usando papel e caneta, planilhas, etc.). Para tomar a decisão certa, avalie suas necessidades operacionais e de negócios, bem como a capacidade de sua equipe. Isso o ajudará a avaliar se você pode gerenciar sua propriedade apenas com o uso de um Channel Manager. Aqui estão algumas perguntas a serem consideradas:

• Como você fará seu planejamento diário para os diferentes departamentos: recepção, governança, reservas?

• Como fará o check-in e check-out dos hóspedes?

• Você usará o próprio Channel Manager para armazenar os dados as reservas, assim como registros de pagamentos e dados dos hóspedes? Ou precisará transferir as informaçõe para outra ferramenta?

• Como fará para gerar faturas das estadas para os hóspedes?

• Como pretende gerenciar tarefas recorrentes relacionadas à comunicação com os hóspedes?

O que é mais importante ao escolher um Channel Manager?

Estas são as características essenciais ao escolher um fornecedor de Channel Manaer ou plataforma hoteleira tudo-em-um para seu negócio hoteleiro: 

• Modelo de Preços.  Dinheiro importa! O fornecedor trabalha na base de comissões por reservas? Ou é um modelo de assinatura / taxa fixa? Existem taxas de setup inicial obrigatórias? Cada tecnologia deve servir a um propósito claro com um retorno sobre investimento atraente. Precificação com base em quantidade de canais conectados ou de comissões sobre reservas vendidas são complicados e caros no final das contas.
• Suporte de configuração e recorrente. Antes de escolher um fornecedor, você precisa saber o que é necessário para começar a trabalhar.  Quanto tempo demora a configuração inicial? Há alguma orientação para a configuração de sua conta? Que tipo de suporte oferecem? Eles possuem uma base de informações com artigos e vídeos de qualidade?
• Reconhecimento na Indústria. As grandes OTAs possuem programas de parceiros de software e cada uma dela reconhece os Parceiros Premium / Recomendados que preenchem os mais rígidos padrões técnicos em suas conexões e serviços. Busque empresas que oferecem um período de teste gratuito ou uso de uma conta de testes, assim você pode experimentar o funcionamento antes de se comprometer.
• Conformidade com Requisitos de Segurança: quando se trata de sistemas que manipulam dados confidenciais, como suas tarifas e informações de hóspedes, você deve garantir que seus dados estejam protegidos. Informações sobre conformidade: PCI DSS, SCA, conformidade de dados de hóspedes e GDPR.
• Avaliações dos Hóspedes. Verifique avaliações online em reconhecidos sites de avaliação como Capterra, Software Advice e Hotel Tech Report.   

O que procurar em um Channel Manager com Booking.com

Se a Booking.com é uma de suas principais OTAs e você quer garantir uma distribuição eficaz, busque um channel manager com os seguintes atributos:

• Conexão API em duas vias
• Ajuste de paridade tarifária
• Gestão centralizada de inventário
• Integração com planos tarifários avançados
• Integração com dados de cartão de crédito dos hóspedes
• Avançado: mensagens, relatórios de no-show, etc.

Outra coisa a se considerar é se o fornecedor escolhido faz parte do programa de parceiros Premier e Preferidos da Booking.com. Premier é a maior categoria para empresas de software, com as melhores conexões do mercado. Requerimentos incluem uma conexão robusta, rápida e estável, adaptação ao produto Booking.com, quantidade de propriedades conectadas e muito mais.

O que procurar em um Channel Manager com Airbnb

Para propriedades que usam o Airbnb, existem alguns pontos específicos a considerar para essa plataforma. Você deve buscar as seguintes funcionalidades:

• Conexão API em duas vias
• Sincronização de conteúdo e imagens
• Integraçãp de descontos, taxas e impostos
• Regras de preço

Assim como a Booking.com, o Airbnb também reconhece aqueles fornecedores que possuem tecnologia acima da média. O programa Airbnb Preferred Software Partners reconhece os parceiros do Airbnb por fornecer “software com funcionalidades e conexões que excedem todas as referências técnicas” e “colaboram com o Airbnb em todas as suas iniciativas.” Para garantir a conectividade mais confiável com o Airbnb, busque um parceiro preferencial.

Os 5 Melhores Channel Managers no mundo

Uma distribuição on-line eficaz é a chave para um negócio hoteleiro lucrativo. Portanto, não sofra com atualizações manuais que deixam sua equipe sobrecarregada e sua propriedade vulnerável a overbookings. Se você achar que seu channel manager não dá retorno suficiente sobre seu investimento, considere mudar. Um software melhor simplificará sua vida e ajudará você a atingir metas de receita de maneira confiável. Se precisar de ajuda para encontrar um provedor, verifique este ranking do portal Hotel Tech Report . Reduzimos a pesquisa para você entre os 5 principais fornecedores mundiais:

1. Channel Manager Cloudbeds: myallocator 
2. SiteMinder 
3. RateGain
4. STAAH
5. Omnibees 

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Perguntas e Respostas Sobre o Channel Manager

Como sempre na hotelaria, existem alguns termos usados ao se falar de gestão de canais. Aqui está nosso P&R:

• O que é sincronização em duas vias (ou bidirecional)?

A sincronização em duas vias (2-way) se refere ao tipo de conexão entre o software Channel Manager e o canal de reservas externo, através da qual sua disponibilidade, tarifas e inventário (e muitas vezes, o conteúdo sobre a propriedade também) são mantidos atualizados. É também a forma pela qual reservas e cancelamentos são sincronizados de volta dos canais para o Channel Manager.

• O que é allotment? 

Allotments (lotes, em tradução livre) são blocos de quartos pré-negociados para reserva por um terceiro, como atacadista, operador de turismo, consolidador hoteleiro, agente de viagens, OTA ou empresa de eventos. Allotments podem ser gerenciados pela extranet do canal ou através de um channel manager centralizado.

• O que é um bloqueio?

Um bloqueio faz com que um tipo de acomodação, portal de vendas ou segmento de mercado fique fechado para novas reservas. Bloqueios são usados para otimizar o mix de canais, receita e rentabilidade.

• O que é uma API? 

API significa Interface de Programação de Aplicação (Application Program Interface). Trata-se de uma “ponte” usada para que duas ferramentas separadas se comuniquem e troquem dados. A API é o que permite que os dados fluam diretamente e de forma precisa entre sistemas criados e operados por empresas diferentes, com diferentes padrões de formatação de dados.

• O que é iCal? 

iCal é um tipo de arquivo que permite que os usuários salvem e troquem informações de agendamento como eventos, tarefas e informação livre/ocupado.  Você provavelmente já viu uma versão gratuita disponível em sua agenda online, seja pessoal ou profissional.

• O que é um canal tipo calendário (calendar-based)?

Cada canal tem seu próprio calendário que reflete as reservas feitas lá. Existem dois tipos de calendários de canais: uma via e duas vias. 

Calendários em uma via podem apenas receber a informação de disponibilidade, então você deverá ajustar manualmente o inventário para quaisquer reservas recebidas de um canal de uma via.

Calendários em duas vias podem receber a disponibilidade em um sentido e enviar as reservas no sentido contrário. Isso significa que o calendário fica sincronizado de forma muito mais confiável. Nota: canais tipo calendário podem apenas conectar um tipo de acomodação por vez, dada a forma que o sistema de URLs de calendários é desenhado.

• O que é mapeamento de canais?

Mapeamento de canais se refere ao processo de sincronizar um quarto ou unidade de um Channel Manager (ou PMS) com seu quarto ou unidade correspondente em um canal de reservas. Como cada canal de reservas tem seus próprios requisitos de formatação, você deve garantir que cada tipo de acomodação esteja mapeado com o formato de cada canal individualmente.

• O que é uma conexão XML?

XML é uma linguagem de programação desenhada para transferência eficaz de dados. Com o XML, os dados fluem de e para seu Channel Manager em um formato que pode ser interpretado tanto pelo seu software como sistemas terceiros com os quais esteja conectado, como as OTAs.