Como Criamos uma Cultura Empresarial Sólida com 140 Pessoas em 23 Países

Hoje acordei e conversei com o meu co-fundador, Richard Castle, que está trabalhando em North Shore, Oahu, que recentemente participou de uma reunião virtual com nosso vice-presidente de vendas na Flórida e falou com nossos desenvolvedores na Ucrânia. Em Dublin, ele almoçou e conversou com os nossos funcionários recém-contratados.

Na semana passada, tivemos uma reunião virtual com toda a nossa equipe no mundo todo, depois dividimos o grupo em cinco equipes para trabalhar em um exercício de teambuilding, com o clique de um botão. Não há nada neste mundo que deixe você mais animado, como um fundador de startup, do que ver 140 rostos sorridentes de 23 países diferentes olhando ansiosamente através de suas câmeras.

Um coisa é certa: a nossa startup, Cloudbeds, atualmente tem 140 pessoas em 23 países. Embora tenhamos três escritórios, 80% da nossa equipe trabalha remotamente, seja em casa, em um espaço de escritório compartilhado ou em uma cafeteria. Gostaríamos de pensar que estamos na vanguarda desta tendência, mas hoje estamos vendo mais e mais empresas abandonando os escritórios tradicionais e permitindo que os funcionários trabalhem de qualquer lugar e a qualquer hora.

Na verdade, a Automattic, empresa proprietária da WordPress.com, noticiou que fechou recentemente seu escritório de 15 mil metros quadrados sediado em São Francisco. Minha impressão é que era um desperdício de dinheiro e que não ajudava em nada para promover a cultura organizacional.

Por que Trabalhamos Remotamente

Nosso raciocínio para a construção de uma empresa com mão-de-obra remota e distribuída era simples. Para competir no cenário global e contra empresas muito maiores, sabíamos que precisávamos vencer com coragem, inteligência e agilidade. Para que isso acontecesse, buscamos contratar as melhores pessoas possíveis – onde quer que estivessem.

A partir disso, construímos uma cultura centrada nas pessoas – que se baseou em conexões pessoais, mesmo que muitos dos membros da nossa equipe nunca tenham se encontrado pessoalmente. Nós usamos uma estratégia que combina comunicação constante e objetivos claros e transparentes, e os resultados criaram algo realmente especial. Os membros da noosa equipe remota são igualmente ou mais felizes do que as nossas outras equipes. Em todas as nossas pesquisas, eles relatam mais alinhamento com seus pares e gerentes, além de uma melhor clareza em suas responsabilidades. O TinyPulse, uma ferramenta de comunicação para gestão de pessoas e cultura organizacional, também relatou achados semelhantes em uma recente pesquisa nos EUA.

À medida que a nossa força de trabalho cresceu e se tornou mais distribuída, tivemos que tomar decisões bem pensadas sobre como contratar as pessoas certas e conduzir a cultura da empresa. Saiba alguns dos princípios que usamos para gerenciar nossa força de trabalho distribuída.

Pessoas São Nossa Principal Prioridade

Quando a Cloudbeds procura novos talentos, focamos em encontrar pessoas com o conjunto certo de competências, independentemente de onde elas estejam. Claro, tentamos encontrar pessoas que tenham um conjunto particular de competências dentro dos fusos horários que se encaixam bem para a equipe. Nós abordamos isso criando o que chamamos de “centros de excelência”. Atualmente, temos esses centros nos Estados Unidos, Europa, América do Sul e Ásia.

Criar a cultura certa começa com a busca das pessoas certas desde o primeiro dia. Cada candidato passa por um processo de triagem por vídeo independentemente de onde eles estejam. Utilizamos uma ferramenta chamada SparkHire para simplificar o máximo possível. O objetivo é uma sessão abrangente de triagem virtual, dando-nos uma visão ampla de como o candidato se comporta na câmera por meio de uma série de perguntas  relacionadas ao trabalho e a questões psicológicas.

Uma vez que encontramos as pessoas certas, eles também tendem a ficar na expectativa. Atualmente, nossa taxa de turnover é inferior a 5%. Embora nosso pessoal goste de trabalhar para a Cloudbeds por causa de muitas vantagens, como descanso remunerado ilimitado, horários de trabalho flexíveis e as vantagens do trabalho remoto, tivemos que colocar muito tempo e esforço para torná-lo um ótimo ambiente de trabalho virtual ao longo dos anos.

Quando as coisas ficam caóticas e confusas, é fácil esquecer que os membros da sua equipe estão experimentando muitos dos mesmos sentimentos. Então, descobrimos ferramentas que nos ajudam a manter a sintonia sobre a forma como as pessoas estão se sentindo e a abrir as linhas de comunicação para fazer mudanças.

Como líderes, Rich e eu sempre valorizamos a transparência. No ano passado, adicionamos uma ótima ferramenta chamada Officevibe, que tem um bot construído para o Slack, que regularmente envia pesquisas aos usuários. O Officevibe nos oferece informações sobre a satisfação dos funcionários, o Net Promoter Score do empregador, feedback e sugestões recebidos diretamente dos funcionários e informações sobre o bem-estar geral da equipe, sempre de forma anônima. Temos o prazer de informar que o índice de satisfação dos nossos empregados é de 97% e o nosso Net Promoter Score do empregado (eNPS) é acima de 72% (vai de -100% a +100%)!

A partir desse feedback, implementamos uma nova forma de reunião de trabalho através de videoconferência para aumentar a transparência e construir relacionamentos com toda a equipe, independentemente de onde estejam. E para ir ainda mais longe, temos os horários “portas abertas” que permitem a qualquer colaborador agendar uma reunião conosco para falar o que quiser.

Usando Ferramentas Inovadoras para Melhor Conectar Nossa Equipe

A tecnologia gera conectividade e, como uma empresa de software e tecnologia, queremos usar quantas ferramentas forem necessárias para que as pessoas se sintam mais conectadas. Acreditamos que é possível criar um ambiente de escritório virtual que permita às pessoas construírem relacionamentos e conexões reais, mesmo que nunca tenham se encontrado pessoalmente.

A conectividade da Cloudbeds é conduzida por ferramentas como Slack, Zoom, Trello, Aha! e inúmeras outras. Encontramos formas únicas de criar relacionamentos e comunidades através desses aplicativos. Por exemplo, em um ambiente de escritório, os funcionários tomarão um café ou almoçarão juntos. Os encontros presenciais do café podem não ser viáveis, mas usamos um bot do Slack chamado Donut que combina aleatoriamente colegas de diferentes escritórios. Os novos encontros são agendados para ocorrer através de uma videoconferência para falar sobre qualquer coisa, desde que não esteja relacionado ao trabalho. Mas não paramos por aí. Outro bot lembra você de definir por 5 minutos por dia uma sessão revitalizante rápida a partir de uma sessão guiada de meditação.

Também usamos o nosso sistema de mensagens para criar canais como ‘Shoutouts’ que permitem que o nosso pessoal elogie seus colegas de trabalho pelos seus esforços, bem como bots que emitem um gongo virtual quando uma nova venda acontece. Como uma empresa da indústria do turismo, valorizamos a prática de viajar pelo mundo e temos um canal dedicado a compartilhar fotos de férias. Descobrimos que as pequenas coisas importam muito mais do que os ambientes de escritório caros de outras startups. Esses breves momentos nos permitem construir relacionamentos e conhecer a personalidade do outro fora do trabalho.

Crie um Forte Sistema de Responsabilidade

Trabalhar remotamente não significa deixar de lado as obrigações. Nós responsabilizamos os indivíduos por seu desempenho e medimos o sucesso por resultados tangíveis, não pelo tempo que ficam sentados em uma cadeira de escritório. Nós damos à nossa equipe a opção de trabalhar de onde eles desejarem e quando eles escolhem um lugar, eles são livres para seguir mudando. O único requisito é um forte sinal de wi-fi e uma atitude trabalhadora. Nós discutimos abertamente um programa interno de troca de casas para que os membros da equipe tenham a oportunidade de explorar novos lugares. A Cloudbeds tem várias pessoas que migraram de um escritório para outro ou para um algum lugar completamente remoto.

Um estudo de 2014 mostrou que a produtividade de uma empresa de viagens aumentou 13% ao permitir que as pessoas trabalhassem em casa. 9% desse aumento foi por mais horas trabalhadas devido a menos pausas e menos dias de baixa por doença. Os outros 4% foram por conta de mais ligações telefônicas minuto porque era mais calmo e cômodo. Embora não tenhamos realizado um teste preciso para comparar a produtividade dos membros da nossa equipe dentro e fora do escritório, sabemos como manter o nosso pessoal satisfeito.

Uma boa cultura resulta do fato de se concentrar na equipe e não no próprio processo, como aprendemos em Turn the Ship Around de L. David Marquet. Nós nos concentramos na responsabilidade ascendente e permitimos que o nosso pessoal faça seu trabalho como pode. Mas isso só funciona se o nosso pessoal for treinado adequadamente e se tornar especialista em seu ofício.

A Cloudbeds utiliza avaliações completas e monitoramento ativo de metas para manter cada pessoa responsável e consciente do seu desempenho. A cada trimestre, eles avaliam a si mesmos e os membros de suas equipe, fazendo elogios e críticas construtivas.

O Futuro da Cloudbeds

À medida que avançamos, estabelecemos uma meta para criar mais sistemas e processos para uma nova contratação ser bem-sucedida. Eu criei uma meta pessoal de conhecer todas as novas pessoas e responsabilizar a nossa equipe de liderança pelo desenvolvimento de conexões pessoais com os colaboradores remotos. Nós também fizemos novas contratações importantes no RH, em treinamento e desenvolvimento para garantir que continuaremos a ampliar a empresa e a cultura juntos.