Como escrever a carta de boas-vindas perfeita (+ Modelos)

Bienvenue! Willkommen! Bienvenido! Welcome!

Não importa em que idioma seja, uma recepção calorosa pode definir o tom certo para a estadia dos hóspedes do seu hotel. Escrever a carta de boas-vindas perfeita para o hotel pode ter um impacto na experiência dos hóspedes antes mesmo de eles chegarem à sua propriedade.

Grande parte do negócio de hotelaria se tornou digital, especialmente desde o início da pandemia. Os hóspedes  se acostumaram a uma experiência de estadia quase (ou completamente) sem contato: reserva on-line, check-in digital, destravamento das portas dos quartos com um aplicativo, check-out automático e notas fiscais por e-mail. Eles podem até nunca ver um agente de atendimento ao hóspede na recepção, já que muitos hotéis não têm mais recepção!

Como hoteleiro, você quer garantir que seus hóspedes saibam que a hospitalidade com um toque humano ainda está bem viva nos dias de hoje. Isso não quer dizer que a carta de boas-vindas não possa tirar proveito da tecnologia moderna (estamos falando de você, QR code!). O objetivo é proporcionar aos hóspedes uma recepção calorosa e votos de uma estadia agradável para que, no final, eles saiam com uma experiência memorável e com vontade de voltar.

Continue a leitura e descubra o que são cartas de boas-vindas e como escrever uma. Não esqueça de baixar nossos modelos de cartas de boas-vindas e personalizá-las de acordo com o seu meio de hospedagem. 

Serve como uma nota de boas-vindas para que seu querido hóspede saiba o que esperar durante sua estadia, fornecer dicas úteis para tornar a estadia mais confortável, garantir aos hóspedes que a equipe de gerenciamento do hotel estará lá para eles e pode até incluir quaisquer ofertas de interesse do hotel. É a sua “primeira impressão” de quem você é e do tipo de propriedade que você administra.
 

Benefícios de uma carta de boas vindas

A carta de boas-vindas pode servir como o primeiro “rosto amigável” que seus hóspedes irão encontrar e pode conectá-los emocionalmente à propriedade, dando início ao que esperamos ser uma experiência memorável que pode levar a uma visita de retorno.

O Dictionary.com define a hospitalidade como “uma recepção amigável e generosa e o entretenimento de hóspedes, visitantes ou estranhos”. O primeiro benefício de se ter uma carta de boas-vindas do hotel é dar aos seus hóspedes uma recepção amigável e generosa. A carta de boas-vindas também pode ajudá-lo a:

• Informar os hóspedes sobre quaisquer eventos especiais na região
• Direcioná-los para o seu restaurante, atividades ou experiências complementares e vendas
• Compartilhar suas próprias recomendações como um especialista local
• Convidá-los para interagir com suas contas de redes sociais

O que escrever em uma carta de boas-vindas?

Vamos começar com o que você não deve escrever: não há necessidade de revisar políticas, procedimentos nem os termos e condições com os quais eles já concordaram quando fizeram a reserva. Você pode deixar essas informações para o e-mail de confirmação. Você pode encontrar modelos e amostras de e-mails para confirmação de reservas, mensagens de pré-chegada e pós-estadia e e-mail de reengajamento aqui.

Você deve manter sua nota curta e agradável, além de transmitir um sentimento que os deixe felizes por terem escolhido você. Mantenha o tom otimista e amigável e dê a eles a garantia de que escolheram o lugar certo para construir suas memórias.

Então, o que dizer?

Comece agradecendo ao seu hóspede por escolher sua propriedade. Dê a eles algo pelo que esperar e crie entusiasmo para a chegada no seu hotel e o que ele tem a oferecer durante a estadia. Fale sobre a região. Você pode até mesmo dar pequenas dicas e detalhes para tirar quaisquer dúvidas que possam ter, por exemplo, como funciona o ar condicionado, um lembrete da senha do wifi, um convite para conferir o conteúdo do frigobar, onde fica o cofre para que eles possam armazenar com segurança quaisquer objetos de valor ou até mesmo o horário de funcionamento da piscina.
 

Formato da carta de boas-vindas do hóspede

A versão moderna da carta de boas-vindas do hóspede pode ser divertida, engraçada, legal, inspiradora… você decide! Com base na marca da sua propriedade, você pode personalizar a carta para adequá-la à sua personalidade. Embora você possa personalizar sua carta de acordo com o estilo da sua região e propriedade, você deve também sempre incluir o básico:

1. Uma recepção calorosa. Se você estiver enviando uma carta virtual por e-mail e puder extrair o nome do convidado do seu PMS, melhor ainda! Assim sua carta fica mais personalizada.
2. Qualquer informação local que o hóspede precisa saber – curiosidades ou recomendações pessoais também funcionam bem aqui.
3. Uma forma de o hóspede entrar em contato com você ou com sua equipe se precisar de algo.
4. Suas contas de redes sociais – esta é uma ótima chance de convidar hóspedes para interagir com sua marca e compartilhar conteúdo que pode atrair outros viajantes a reservar uma estadia com você também.

Faça com que seja pessoal.

Um tom informal com recomendações pessoais pode fazer sua carta de boas-vindas parecer que vem de um amigo. Deixe seus hóspedes animados com o que sua propriedade e região têm a oferecer. Aquele lugar que você leva seus amigos e familiares quando eles vêm visitar? Sim, conte a eles sobre esse lugar.

Peça aos membros da sua equipe as recomendações delese aproveite para apresentá-los, como uma forma de mostrar as pessoas que ajudam a tornar a estadia deles possível. O café favorito da sua governanta, o lugar favorito do seu agente da recepção para jogar minigolfe… todos eles podem fazer com que o hóspede se sinta parte da família.
 

Exemplos de cartas de boas-vindas

Aqui estão dois exemplos de cartas de boas-vindas e um exemplo de como introduzir de forma divertida um QR code de boas-vindas:

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Carta de boas-vindas da gerência do hotel

Bem-vindo!

Sabemos que você deve ter encontrado muitas alternativas ao vir para [Cidade/Nome da cidade] e estamos felizes por você ter escolhido o [Nome do hotel]. Esperamos que você tenha vindo com um senso de aventura e que leve com você lembranças incríveis da sua estadia nesta cidade que nós moradores chamamos de “O Lugar Mais Doce da Terra”.

Curiosidade: A loja de cupcakes da esquina, a Lovecakes, foi a vencedora da última “Guerra de Cupcakes”.

Nenhuma viagem a [Cidade/Nome da Cidade] estaria completa sem uma visita a [Atração Local]. O estacionamento do West End é o melhor lugar para estacionar – certifique-se de chegar antes das 10 da manhã para evitar a multidão. Cadeiras de praia, protetor solar e toalhas estão disponíveis na nossa loja de presentes. Quando você voltar do seu dia na praia, nosso restaurante [Nome do Restaurante] tem um jantar especial todas as noites – as mesas se esgotam rápido, então garanta sua reserva enviando uma mensagem de texto para [Inserir número de telefone].

Se você está com vontade de provar um sorvete, não deixe de visitar o Scoops que fica logo na esquina – o brickle de manteiga caseira batido à mão que eles fazem é o meu favorito e já ganhou prêmios de melhor sorvete na feira estadual. Nosso Diretor de Atividades, Dave, recomenda o Especial do Amanhecer do [Nome do Restaurante do Hotel] para o café da manhã – você pode até assisti-lo ajudando a preparar o suco de laranja espremido na hora antes da piscina abrir às 10h.

Leia o QR code abaixo no seu celular para obter mais recomendações na nossa página Guia Local. Você encontrará um calendário de eventos e o boletim meteorológico para aproveitar ao máximo sua estadia. Nossa equipe funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, portanto, se você precisar de alguma coisa, envie uma mensagem para [Inserir número de telefone].

Aproveite a sua estadia no [Nome do hotel]! Se você compartilhar sua estadia nas redes sociais, não deixe de nos marcar em #hashtag no Instagram [@handle] ou no Facebook [@nome] para receber uma bebida gratuita de sua escolha durante sua próxima estadia conosco.

Atenciosamente,

Gerente Geral e Equipe

Nome do hotel

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Bem-vindo ao Cottage Cove!

Quando meu avô Karl construiu estes chalés, seu maior desejo era construir memórias para as próximas gerações. Queremos que você aproveite sua casa longe de casa  e estamos muito satisfeitos por você estar aqui.

O que mais gostamos nesta enseada é como ela é tranquila. Esperamos que a paz e a serenidade pelas quais somos conhecidos o ajudem a realmente desconectar e recarregar. Convidamos você a fazer o passeio de uma milha ao redor do lago (onde você poderá conhecer nossos mascotes, Lucy & Wyatt – sim, eles são os patos do nosso logotipo). Há mesas de piquenique ao longo da trilha e, se você quiser levar um almoço, podemos conseguir um para você por apenas US$ 5!

Se precisar de ajuda, disque “0” que nosso pousadeiro terá o maior prazer em ajudar.

Conecte-se novamente apenas o tempo suficiente para nos mostrar sua selfie em frente ao nosso famoso jardim de dálias (mais de 10 variedades!) com #hashtag no Instagram [@handle] ou Facebook [@name] para concorrer a um cartão de presente eletrônico para o Lobster Pound na sua última noite!

Felicidades e tenha uma ótima estadia,

Gerente Geral e Equipe

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Carta de boas-vindas de um anfitrião de uma propriedade de aluguel de temporada

Olá e bem-vindo à Nossa Propriedade!

Ei, você – sim você aí com o smartphone – abra o aplicativo da câmera do seu celular e aponte a lente para este quadradinho esquisito para acessar nosso guia local. Divirta-se e, se precisar de alguma coisa, estamos a apenas uma mensagem de distância em [Inserir número de telefone].

(Insira o QR code na sua página de boas-vindas ou guia virtual)