13 relatórios de auditoria para hotéis que você deve gerar todas as noites

Uma das dúvidas mais comuns que os hoteleiros têm é “como eu gero um relatório de fechamento do dia para ter certeza que todas as atividades estão registradas no sistema dentro do dia certo?”

A solução é gerar relatórios de auditoria noturnos que ajudam a identificar de forma rápida as áreas do negócio que precisam de mais atenção. Para proprietários e gerentes gerais que são responsáveis por acompanhar relatórios todos os dias, monitorar a taxa de ocupação do hotel, receita, transações, atividades diárias e mais, os relatórios de auditoria noturnos podem facilitar o processo, principalmente se utilizam apenas planilhas.

Nós criamos uma lista dos 13 principais relatórios na hotelaria que sua propriedade deve gerar para garantir uma operação tranquila. Estes relatórios o ajudarão a ter uma visão mais ampla do seu negócio, apoiando a tomada de decisão baseada em dados para todos os aspectos do estabelecimento: desde revenue management e operações do hotel até lucratividade e benchmarking.

Quando devo gerar os relatórios de auditoria do meu hotel? 

É importante gerar os relatórios de auditoria noturna de seu hotel no momento certo para garantir que as informações daquele dia estão completas e que seus relatórios estão precisos. A maioria dos relatórios mostra apenas as transações lançadas e não as pendentes, o que significa que as transações se referem ao passado ou à data atual da estadia. Isso normalmente acontece quando as reservas são alteradas para o status “Na Casa”, ou quando os hóspedes fazem o check-in. Para que os relatórios puxem os dados corretos das suas reservas, recomendamos que você sempre faça check-in e check-out de seus hóspedes de forma rotineira.

Para a maioria dos sistemas de gestão hoteleira (PMS) com relatórios integrados, as transações diárias serão postadas automaticamente na sessão de relatórios com a data “hoje, 23:59.” No entanto, é possível que estas transações estejam disponíveis para visualização apenas mais tarde, digamos, às 2 da manhã, pois o sistema pode demorar um pouco para coletar e processar todos os dados. Por isso, o melhor horário para gerar relatórios de auditoria interna costuma ser às 2 da manhã do dia seguinte.

13 principais relatórios na hotelaria

Assim que todas as atividades do dia anterior foram processadas e as tarifas dos quartos, impostos, taxas, etc foram postadas, geralmente, após as 2 da manhã, você poderá gerar todos os relatórios de auditoria noturna de seu hotel para ver as atividades do dia anterior.

Para uma visão completa das suas operações, tente gerar os seguintes relatórios de auditoria noturna no seu hotel.

1. Relatórios de Transações

O relatório de transações do hotel é semelhante a um livro-caixa. Nele ficam registrados todos os pagamentos de suas reservas, extratos e contas da casa. Todos os ajustes de transações, cancelamentos e estornos também são registrados neste relatório. Normalmente, é possível usar filtros para ver as transações realizadas por data, usuário, tipo de transação (crédito, débito, itens e serviços, etc), status da reserva (hóspede na casa, check-out feito, no show, etc) e outros. Se você gerencia uma propriedade grande com diversos usuários que fazem muitos lançamentos todos os dias, recomendamos que você filtre para visualizar apenas alguns tipos de transação por vez.   

Por que é importante: Seu auditor ou gerente noturno utilizará este relatório para cruzar os dados de todos os lançamentos dos usuários do dia.

2. Relatório Financeiro Diário

O relatório financeiro diário é semelhante a um relatório de gestão. Nele, você encontra as estatísticas diárias para qualquer data. O relatório foca no desempenho de sua propriedade em relação à receita de hospedagem gerada na data do relatório, reservas registradas e uma previsão de produção para os próximos 14 dias. É um resumo de todos os dados que a gerência usa diariamente, incluindo Taxa Diária Média, RevPAR, Ocupação, Receita Total e muito mais.

Por que é importante: Revisar este relatório ajudará a monitorar sua produção, visualizar erros cometidos pela equipe, calcular perdas devido a descontos e se preparar para as 2 semanas seguintes.

3. Relatório de Ajustes

O relatório de ajustes de um hotel é muito semelhante ao relatório de transações, mas mostra apenas as transações do tipo ajuste. Este relatório pode ser útil para identificar todos os ajustes ou descontos feitos no dia. Use os filtros disponíveis para ajudar a organizar seus dados.

Por que é importante: É importante para seu Auditor ou seu Gerente Noturno detalhar cada ajuste, já que cada um remove ganhos já lançados em seu sistema.

4. Relatório de Contabilidade de Pagamentos

O relatório de contabilidade de pagamentos para hotéis é semelhante a um relatório de recebíveis. Este relatório contábil permite que você verifique valores a receber para localizar reservas que eventualmente não tenham sido pagas integralmente, verificar o que já foi pago e se certificar que os pagamentos estão de acordo com a receita. Neste relatório, você pode filtrar as reservas por tipo de pagamento, data, transações associadas ao pagamento e as datas da estadia.

Por que é importante: A utilidade deste controle contábil dos pagamentos recebíveis reside no fato de que ele pode mostrar, rapidamente, se sua propriedade recebeu todos os pagamentos que deveria para um dia ou mês específicos.

5. Relatório de Impostos

O relatório de impostos do hotel resume todos os seus impostos e taxas lançados para a data do relatório atual, do início do mês até a data e do início do ano até a data. Como os impostos e taxas são normalmente atrelados aos serviços que foram prestados, é importante fazer sempre o check-in e check-out das reservas para garantir que as informações de taxas no relatório estão corretas. Lembre-se que impostos e taxas para reservas que tiveram seus status modificados de ‘confirmada’ para ‘cancelada’ ou ‘no show’ não aparecerão neste relatório.

Por que é importante: Este relatório permite que você visualize facilmente as cobranças de impostos separadamente e permite que você saiba rapidamente o quanto precisará pagar de impostos ao governo em determinado período.

6. Relatório de Saldos de Contas

O relatório de saldos de contas de um hotel é similar a um livro caixa de hospedagens. Com este relatório, o usuário ou gerente pode filtrar reservas com base na data de chegada ou partida, visualizando todas as reservas com um saldo em aberto ou devedor. Um uso comum deste relatório é monitorar os gastos dos hóspedes e prevenir o acúmulo de uma despesa muito alta. Algumas propriedades podem entrar em contato com o hóspede e solicitar uma quitação parcial ou a adição de um depósito em dinheiro ou aumento do valor autorizado no limite do cartão de crédito.

Por que é importante: Este relatório é crucial para as atividades diárias e pode ser gerado 2 ou 3 vezes por dia para garantir que ninguém faça o check-out com um saldo devedor, que os ‘no shows’ e cancelamentos passem pelos ajustes necessários e que nenhum hóspede faça o check-in sem o pagamento ou registro de uma forma de pagamento no sistema.

7. Relatório de Caixa

O relatório de caixa do hotel deve ser gerado quando se encerra a(s) gaveta(s) de caixa de qualquer lugar onde você recebe dinheiro em sua propriedade, como um café ou loja de souvenirs. Com ele, você pode verificar todas as transações (pagamentos e reembolsos) feitas naquele local. Se na sua propriedade você tem uma caixa forte ou cofre, você pode usar este relatório para fazer a reconciliação dos valores removidos das gavetas e depositadas no cofre ou banco.

Por que é importante: Este relatório é essencial para controlar as operações feitas em dinheiro em sua propriedade, já que você pode visualizar os saldos de abertura e fechamento de cada gaveta para datas e períodos específicos, assim como identificar excedente ou falta em relação a cada turno da recepção.

8. Relatório de Anotações

Algumas propriedades podem fazer anotações dentro do PMS para avisar outros usuários sobre os detalhes de uma reserva ou instruções de pagamento. Você pode usar o relatório de anotações do hotel para filtrar as anotações da reserva ou dos hóspedes por data de chegada, data de partida e status da reserva. Um exemplo de anotação em uma reserva seria: DIN 2P+CDM SUP@1000/Q/D que significa pagamento em dinheiro, 2 pessoas no quarto com café da manhã incluso, quarto superior na tarifa de R$ 1000 por quarto por dia.

Por que é importante: Este relatório pode ser particularmente útil para alertar outros usuários de informações importantes ou instruções sobre um hóspede ou reserva em especial, como um hóspede VIP ou alguém com necessidades especiais.

9. Relatório de Reconciliação de Pagamentos

Um relatório de reconciliação de pagamentos de um hotel mostra a quantidade de dinheiro coletada durante determinado período de tempo, separado pelas diferentes formas de pagamento.

Por que é importante: Este relatório é muito útil quando você faz o filtro de todos os pagamentos feitos por um usuário, acompanhando os detalhes de suas atividades de pagamentos.

10. Relatório de Reconciliação do Usuário

Um relatório de reconciliação do usuário hoteleiro mostra um resumo de todas as transações e pagamentos lançados por determinado usuário do sistema.  

Por que é importante: Este relatório mostra dados das transações em débito e crédito relacionadas ao usuário específico em um período selecionado.

11. Relatório Diário de Receitas

O relatório diário de receitas hoteleiras é similar a um relatório da gerência ou um relatório de balancete. Ele permite que você visualize a receita gerada para determinada data, do início do mês até o dia de hoje, e desde o início do ano. O relatório apresenta as origens de cada fonte de receita.

Por que é importante: O relatório diário de receitas será útil para que você tenha tanto um resumo como um detalhamento de sua receita por departamento/categorias. Assim, você poderá identificar potenciais problemas e garantir que sua receita esteja de acordo com sua taxa de ocupação atual.

12. Relatório de Saídas

O relatório de saídas do hotel mostra quais hóspedes atualmente na casa estão programados para fazer check-out no dia atual, no dia seguinte ou em outro dia específico. Toda noite, seu gerente ou auditor noturno deve criar dois relatórios de saídas, um para o dia atual e um para o dia seguinte. Isto ajudará a identificar hóspedes que não fizeram o devido check-out, assim como ajudar sua equipe a se preparar para as saídas do dia seguinte. Sua equipe da recepção precisa saber quais quartos estarão disponíveis para novas reservas entrantes e a equipe de limpeza deverá prepará-los.

Por que é importante: Sem completar um relatório de saídas todas as noites, sua propriedade fica sob risco de overbookings. Por exemplo, se um hóspede não fizer o check-out no dia previsto e um novo hóspede daquele quarto chegar, será necessário investigar o que aconteceu. Sem relatórios noturnos, você não tem como auditar sua situação em termos de ocupação real.

13. Relatório de Chegadas

Além do relatório de saídas, o gerente ou auditor noturno do hotel deverá gerar o relatório de chegadas para a equipe da manhã. Este relatório inclui a lista de chegadas para o dia seguinte ou uma data específica. O relatório ajuda a identificar quais hóspedes já possuem quartos alocados e quais ainda não. Você pode usar o relatório para garantir que os quartos estarão prontos para o check-in e alocar hóspedes ainda não alocados. Use o relatório de saídas para garantir que a lista de chegadas está de acordo e fazer as alterações necessárias.

Por que é importante: O relatório de chegadas também ajuda a monitorar os no-shows. Se um hóspede não faz o check-in e por consequência tem a reserva cancelada, seu relatório de chegadas mostrará. Assim, você pode fazer as mudanças necessárias em seu sistema de gestão hoteleira para que suas auditorias diárias e relatório de saídas estejam de acordo. Este relatório também previne overbookings enquanto permite que você faça o planejamento das atividades do dia.

Revisando as métricas mais importantes

Existem diversos outros relatórios que você deve gerar em sua propriedade frequentemente, para que tudo esteja sob controle em sua operação: um relatório de Tarifa Média Diária para que você possa fazer benchmarking da sua propriedade, um relatório de Produção por Canais para comparar fontes de reservas terceiras e diretas, um relatório de No Show de um período específico e muito mais.

Por isso, é importante criar um processo, revisar as métricas mais relevantes que te ajudam a rastrear seu sucesso e usar um software com as funcionalidades certas para suas necessidades.

Clientes Cloudbeds podem gerar esses relatórios diretamente do pacote do software de gestão hoteleira da Cloudbeds. Gerenciar um hotel pode ser uma tarefa complexa, por isso é essencial ter uma ferramenta que automatiza a geração de relatórios. Hoteleiros e anfitriões precisam saber o que acontece em sua propriedade hoje e também saber o que esperar de amanhã.