5 dicas para ter uma operação tranquila

Introdução

Administrar um estabelecimento independente pode parecer um malabarismo.  A otimização dos processos, a gestão das pessoas e a verificação de detalhes demandam tempo e esforço. Na Cloudbeds, os agentes dos nossos clientes trabalham com estabelecimentos independentes todos os dias, entendem o que é necessário para ter uma operação tranquila e sabem como resolver problemas comuns.

Conversei com uma das agentes e gerentes de implementação, Ipo, sobre o que os donos de estabelecimentos fazem para ter sucesso. Antes de trabalhar na Cloudbeds, ela gerenciava a equipe de um grande estabelecimento em San Diego. Seu conhecimento sobre a operação resulta de vários anos de experiência, desde a contabilidade até a gestão de uma grande equipe.

Como ter um estabelecimento bem-sucedido

1. Prepare-se para o dia

Os estabelecimentos bem otimizados sabem que se preparar para o dia seguinte é a melhor forma de garantir uma operação tranquila. Com auditorias e relatórios diários, você e a equipe estarão preparados para tudo o que o próximo dia reservar. Seu estabelecimento provavelmente já tem um sistema de relatórios diários e semanais, mas sempre há oportunidade de melhoria. 

Os relatórios de chegada e saída são essenciais para encerrar todas as noites antes do início do próximo dia. Saber o número de pessoas que fazem check-in/check-out e de hóspedes ajudará você a alocar seus recursos de acordo.  

A preparação é fundamental para o sucesso de gerentes e funcionários. A governança, a recepção e os outros funcionários se beneficiarão ao saber quantas pessoas estão entrando e saindo do estabelecimento. Por exemplo, se o hotel estiver totalmente reservado, para hoje e amanhã, mas houver uma taxa de 80% de turnover, a equipe saberá que provavelmente será um dia atarefado e agitado. 

Em contraste, se o próximo dia não parecer movimentado, você pode planejar o trabalho em outros projetos secundários além dos deveres diários da equipe. 

2. Acompanhe a contabilidade

No final do último trimestre, Ipo e outros agentes de clientes ajudaram vários estabelecimentos com a contabilidade. O maior problema que encontraram foi a inconsistência dos relatórios e extratos bancários, porque os estabelecimentos não estavam realizando auditorias regulares. 

Para economizar tempo e evitar frustrações no final de cada mês ou trimestre, é importante gerar relatórios financeiros diários e fazer a auditoria deles. Veja algumas dicas para colocar a contabilidade nos eixos: 

• Gere relatórios financeiros diários, incluindo de receita, pagamentos e transações. Vários sistemas de gestão de propriedades, como myfrontdesk da Cloudbeds, oferecem esse recurso com a extração automática de todas as informações disponíveis no sistema.

• Faça o balanço da caixa registradora com frequência. Ao deixar a caixa registradora aberta, é difícil verificar discrepâncias de dinheiro e outros tipos de pagamentos. Quanto mais tempo você deixar a caixa registradora aberta, mais difícil será descobrir problemas, como dinheiro ausente, e considerar ajustes.

• Faça o check-in e check-out dos hóspedes. No caso do myfrontdesk e outros PMSs, o sistema precisa refletir a atividade do hotel. Assim, todos os relatórios serão precisos e mostrarão a receita exata. O software e os relatórios funcionam muito bem quando você faz sua parte para mantê-los atualizados.

• Confira a correspondência dos relatórios. O relatório de receita, de transações, diário etc. precisam mostrar os mesmos números. Se eles não forem iguais, descubra onde está o problema o quanto antes. Isso ajudará muito você quando a temporada dos impostos chegar. Veja a seção sobre o relatório de conciliação abaixo.
• Registre todos os pagamentos. Monitore todos os pagamentos no seu sistema de gestão de propriedades (PMS). Dependendo da operação do seu estabelecimento, os pagamentos podem ser coletados de várias maneiras diferentes. Não importa a forma de coleta do pagamento, ele precisa adicionado ao PMS para os relatórios refletirem a atividade real.

3. Crie um relatório para conferência de pagamentos

Um relatório para conferência é uma parte importante das atividades de contabilidade de qualquer empresa. Ele ajuda você a verificar ativamente se todos os números estão corretos em diversos relatórios. O relatório faz o balanço de duas contas e verifica se estão de acordo. Basicamente, você deve garantir a contabilização da entrada e saída de dinheiro. 

Sugerimos usar relatórios gerados automaticamente pelo sistema de gestão de propriedades. Em seguida, usando uma planilha separada, confira se todos os números correspondem. Ipo criou uma planilha de amostra para os estabelecimentos usarem como base, disponível aqui. 

Para todos os tipos de estabelecimentos, é recomendável criar categorias com base nos tipos de camas/quartos ou na maneira que você categoriza seu tipo de acomodação. Caso você tenha uma pousada, divida a receita por tipos de quarto, como queen, cabana, duplo queen, duplo solteiro, etc. Assim, você terá uma coluna para cada dia, com a receita por tipo de quarto. 

Aqui está uma amostra de relatório para conferência de um estabelecimento com dados simulados. É possível ver os itens ou tipos de quartos listados nas linhas à esquerda, enquanto as datas compõem as colunas. Você também notará linhas para ajustes de tarifa e imposto sobre vendas. Como dono ou gerente de um estabelecimento, você sabe que os ajustes não inevitáveis e um relatório para conferência ajudará na contabilização periódica deles.

4. Relatório interno

No último estabelecimento da Ipo, a equipe imprimia uma cópia física do relatório interno todos os dias por questões de segurança e responsabilidade. Caso a internet caia ou o sistema falhe, é importante saber quem está no estabelecimento. A impressão de uma cópia física dos nomes dos hóspedes ajudará você a encontrar e entrar em contato com os hóspedes caso algo aconteça.

5. Treinamentos diários

Os estabelecimentos geralmente passam por uma espécie de calmaria durante o dia. Quando Ipo era gerente, ela implementou um programa de treinamento para a equipe da recepção durante os momentos de inatividade. No programa, ela focou nas habilidades comportamentais para melhorar as interações diárias com os hóspedes. Alguns temas eram como trabalhar melhor em equipe, como permanecer motivado, inteligência emocional, entre outros. 

Os treinamentos diários são uma ótima forma de manter a equipe ocupada durante os momentos parados. Eles são apenas um dos diversos projetos que você ou a equipe podem concluir entre os períodos de movimento.

Conclusão

Gerenciar um estabelecimento de qualquer tamanho não é uma tarefa fácil. Concluir tarefas rotineiramente ou todos os dias ajudará você e a equipe a ter uma operação mais tranquila e aliviar a frustração. Crie e siga uma estratégia para gerenciar as finanças, os hóspedes e os funcionários. Ao adicionar pequenas tarefas à rotina diária, você terá a base para o sucesso a longo prazo.