8 estrategias para generar
más ventas de grupos en tu hotel
La venta de grupos en la industria hotelera puede ser difícil de dominar. Comprender a los responsables clave de la toma de decisiones, identificar los canales de mayor rendimiento y ofrecer precios y paquetes atractivos es fundamental en el proceso de ventas.
Los managers y equipos de ventas de los hoteles deben comprender la importancia de adaptar su discurso a las necesidades específicas de las empresas de grupos. Comprender estas necesidades y ayudar a los grupos a lograr su objetivo general es lo que diferencia a los hoteles de los demás en la industria hotelera.
Tanto si tu alojamiento acoge eventos de empresa, reuniones de negocios o grupos de ocio, aquí tienes unas cuantas técnicas esenciales que debes tener en cuenta para aumentar tu rentabilidad y conseguir más acuerdos.
Tres responsables clave
Saber con quién conectar y cómo posicionarte como el hotel más adecuado significa atraer más negocios de grupos para tu alojamiento. Aquí tienes tres responsables clave con los que querrás establecer relaciones.
1. Planificadores externos
Los planificadores externos tienen experiencia en trabajar con grupos diversos que abarcan una gran variedad de corporaciones y empresas.
Aunque los planificadores externos suelen cobrar una comisión por la reserva de tu grupo, puede ser más fácil trabajar con ellos, ya que saben lo que buscan y suelen ser profesionales experimentados.
2. Empresas
Tu mejor apuesta para comercializar y vender a grupos empresariales pequeños y medianos es su planificador interno. Estos planificadores tienen experiencia a medida para comprender su marca corporativa y satisfacer los deseos y necesidades del grupo.
Trabajar con planificadores internos significa más margen de maniobra para las tarifas de las habitaciones de tu hotel, y no pagas comisiones como pagarías a un planificador externo.
3. Particulares
También puedes encontrarte con personas que quieran reservar un hotel en nombre de su grupo. Los huéspedes pueden viajar colectivamente para despedidas de soltero, reuniones familiares y mucho más. En su informe U.S. Consumer Travel Report 2023, Phocuswright descubrió que el 11 % de los encuestados afirmaron viajar con sus seres queridos, lo que supone un aumento del 57 % respecto al año anterior.
Los grupos individuales pueden ser una gran fuente de reservas directas si encuentran tus paquetes en tu sitio web y preguntan directamente por formulario o correo electrónico. De lo contrario, pueden recurrir a agencias de viajes para planificar estancias de grupo, por lo que es crucial establecer relaciones con contactos clave.
Canales de venta eficaces para grupos
Ahora que hemos identificado a los principales responsables de las ventas a grupos, veamos cuáles son los puntos de venta más eficaces. Desde asistir a eventos del sector hasta utilizar los mercados de locales, los canales de venta que elijas deben estar en consonancia con tus grupos de viajeros objetivo.
Eventos
Mantener una lista de eventos regionales y del sector puede ayudarte a determinar a cuáles merece la pena asistir. Los eventos del sector a gran escala ofrecen fantásticas oportunidades de establecer contactos para entablar relaciones sólidas con otros profesionales de la hotelería, mientras que los eventos más pequeños pueden ser estupendos si tu alojamiento tiene un nicho único, como el art déco.
Patrick Burkhardt, ejecutivo de ventas estratégicas de Cloudbeds y antiguo manager de ventas de hotel, afirma:
Asociaciones
Mantener estrechos vínculos con las asociaciones regionales de hotelería y hostelería es una de las formas más eficaces de comercializar tus ofertas de viajes en grupo y, al mismo tiempo, establecer contactos dentro de tu sector.
«Donde más provecho sacamos de nuestro dinero fue en SITE. Empecé en un comité, me abrí camino hasta la junta y luego me convertí en presidente de mi sección en 2016. Eso me hizo destacar como hotelero para nuestros hoteles», comparte Patrick.
Mercados de locales
Los planificadores y organizadores de eventos suelen utilizar los mercados de locales para buscar locales para sus eventos e incluir especificaciones sobre tu hotel.
Desde espacios de trabajo y salas de reuniones hasta alojamiento para grupos y espacios para eventos, los mercados de locales aumentan la visibilidad de tu negocio hotelero y facilitan a los planificadores de eventos la presentación de solicitudes de propuestas (RFP).
Sitio web del hotel
Si aún no has actualizado el sitio web de tu hotel con funciones especialmente adaptadas a la venta de grupos, como parte de tu estrategia global de marketing hotelero, ¡ahora es el momento de hacerlo!
Incluye una página de eventos fácil de usar en la que los grupos potenciales puedan enviar un formulario de contacto. Esta información se rastrea y registra fácilmente en una plataforma tecnológica de eventos, desde la que puedes enviar a los grupos una propuesta tentativa adaptada a sus deseos y necesidades.
Comprender el proceso de venta
Has utilizado eficazmente tus canales de venta disponibles y has conectado con éxito con el planificador de la empresa. Ahora, es el momento de iniciar el proceso de venta.
1. Se presenta una solicitud de propuesta (RFP)
Después de que el organizador del evento o el cliente corporativo reduzca su lista de proveedores, enviará una solicitud de propuesta (RFP) a tu hotel. Una solicitud de propuesta describe los requisitos del grupo, incluido el número y tipo de habitaciones, comida y bebida, así como cualquier necesidad audiovisual o de gestión de eventos si el grupo desea celebrar una conferencia o seminario.
2. Responde con una propuesta
Con la ayuda de tu manager de ingresos, puedes empezar a redactar una propuesta. Una propuesta responde a los requisitos identificados en la RFP y contesta a preguntas como el gasto mínimo en comida y bebida por persona, las tarifas de las habitaciones y las actividades disponibles.
Dado que la selección aún está en proceso, es crucial hacer que tu hotel destaque entre la multitud con una propuesta personalizada. Especifica por qué tu hotel es la elección correcta, con casos prácticos o ejemplos que lo justifiquen.
3. Programa una inspección in situ
Una vez que hayas terminado de redactar tu propuesta, el cliente la revisará y, si has marcado todas sus casillas, fijará una hora para una inspección in situ de tu hotel. La inspección del sitio es una oportunidad para que des vida a todo lo que tu alojamiento tiene que ofrecer y te hagas una idea clara de cómo acogerías al grupo. A lo largo de esta fase, las negociaciones tienen lugar entre tú y el responsable del grupo o el organizador del evento.
4. Firma el contrato definitivo
El último paso del proceso de venta es la firma del contrato. Una vez que has acordado acordado las condiciones con el cliente, se firma el documento, que marca el inicio de una próspera colaboración entre el grupo y tú.
8 estrategias para generar más ventas de grupo
A continuación, hemos incluido varias estrategias que te ayudarán a ganar más reservas de grupo.
Establece tarifas de comisión justas con planificadores terceros
Si te aseguras de que los planificadores externos con los que trabajas reciben una comisión justa y equitativa por llevar negocio a tu alojamiento, consolidarás tu asociación empresarial con el planificador y aumentarás la probabilidad de que te recomienden y repitan.
Implícate en la comunidad
Considera la posibilidad de participar en los grupos de tu comunidad local. Visita empresas locales, únete a asociaciones de hotelería y participa en visitas a otros hoteles para obtener toda la información que puedas y, a su vez, utilizarla para atraer a más grupos.
Identifica tu propuesta única de venta (y mercado objetivo)
Determinar lo que hace que tu alojamiento sea único, peculiar o diferente de los demás puede atraer a grupos que buscan ese toque especial y aumentar la satisfacción de los huéspedes. Características como un chef con estrella Michelin en tu restaurante, un lugar idílico en la playa para celebrar bodas o actividades únicas para fomentar el espíritu de equipo, pueden aparecer en tus campañas de marketing y redes sociales como parte de tu línea de diferenciación.
Comprender lo que diferencia a tu hotel también puede ayudarte a delimitar tu mercado objetivo. No puedes vender a todos los grupos (ni deberías hacerlo); en lugar de eso, debes centrarte en segmentos específicos que tu alojamiento esté mejor preparado para acoger.
Forma asociaciones estratégicas con otras empresas locales
Considera la posibilidad de asociarte con la tienda de aromaterapia de tu ciudad para suministrar a los huéspedes productos locales de autocuidado. O bien, ofrece una auténtica experiencia de la granja a la mesa como parte del restaurante de tu hotel colaborando con agricultores locales. Estas asociaciones estratégicas te ayudan a diferenciarte de otros hoteleros y a mostrar tus vínculos con las empresas locales.
Identifica tu valor añadido
Identificar formas de aportar valor a tus reservas de grupos, manteniendo bajos tus márgenes, es una de las muchas estrategias de venta de los hoteles que también ganan a lo grande en el negocio de los grupos. Piensa en complementos y ventas adicionales a medida, como una botella de champán para los felices novios que reservaron contigo el lugar de su boda u ofrecer a los grupos de empresa formas de compensar su huella de carbono durante su escapada de formación de equipos.
Considera los ingresos totales
Aunque tu objetivo principal sean los ingresos por habitaciones, piensa en otras formas de maximizar tus ingresos totales, como la comida y bebida, las actividades, los audiovisuales y los espacios para reuniones. Patrick dice:
Trabaja en estrecha colaboración con tu revenue manager
Trabajar conjuntamente con el revenue manager de tu hotel te permite alinear los precios adecuados en todos los ámbitos y comunicárselo con éxito a los huéspedes potenciales. También te permite identificar áreas de descuentos y promociones que pueden aplicarse a las reservas de tu grupo para asegurar el trato.
Cultiva las relaciones
A veces, tu grupo potencial simplemente no está preparado para reservar. Asegúrate de que mantienes viva esta conexión alimentando la relación.
Comprender los patrones de reserva de los grupos (por ejemplo, ¿se trata de un evento recurrente?) y enviar correos electrónicos personalizados de seguimiento y promociones a intervalos estratégicamente programados puede demostrar que te preocupas por tus posibles huéspedes de grupo sin bombardearlos con seguimientos constantes.
Esto vale también para el marketing posterior a la estancia. Haz siempre un seguimiento después de que un grupo se quede contigo para ver si volverán en el futuro o si existe la posibilidad de que te recomienden a alguien.
Tecnología para apoyar las ventas a grupos
Una reciente encuesta de SkiftX y Cvent descubrió que de los empleados de hoteles que trabajan con grupos encuestados, solo el 45% utilizaba una plataforma tecnológica para optimizar sus precios, lo que significa que más de la mitad no está aprovechando la tecnología de que dispone.
A continuación, hemos enumerado algunos tipos de tecnología que puedes poner en práctica para apoyar tus ventas en grupo.
Tecnología de eventos
La tecnología de eventos ayuda a los equipos de ventas a enviar propuestas, generar pedidos de eventos de banquetes (BEO) y hacer un seguimiento de los grupos, todo en una sola plataforma.
Cuando se integran con otras tecnologías, los hoteles pueden agilizar el proceso de ventas y eventos para grupos. Como ejemplo, Patrick explica cómo Event Temple y Cloudbeds trabajan juntos para los equipos de ventas.
Plantillas de formularios RFP
Otra forma en que la tecnología puede ayudar a las ventas en grupo es crear plantillas de tus formularios de solicitud de propuestas, haciendo que el proceso de documentación sea rápido e indoloro. Los planificadores pueden enviar fácilmente solicitudes de propuestas, y los equipos de ventas pueden responder, todo dentro de una misma plataforma, haciendo que el proceso sea rápido y fluido. La integración de Event Temple y Cloudbeds te facilita la vida a ti y a los planificadores de eventos al integrar tu formulario de solicitud de propuestas en tu sitio web.
Gestión de la relación con el cliente (CRM)
Tu CRM es una herramienta para gestionar clientes potenciales y contactos de marketing y ventas. Por ejemplo, si los datos de tu CRM revelan que tu cliente potencial estaba mirando los paquetes de boda de tu hotel, considera la posibilidad de dirigirte a esos huéspedes con un correo electrónico de boda personalizado, destacando tu espacio para eventos y las opciones de proveedores.
Reflexiones finales
Los equipos de ventas de los hoteles deben ser estratégicos a la hora de conseguir negocios de grupos. Deben invertir en relaciones con contactos clave, asistir a eventos, trabajar con managers de ingresos y utilizar la tecnología para agilizar el proceso. Aunque a veces pueda resultar un reto, atraer a los grupos adecuados puede contribuir significativamente a los resultados de un hotel.
