Análisis de desplazamiento:
Equilibrio entre grupos y reservas transitorias
¿Qué es mejor, reservas transitorias o de grupo? Para los revenue managers de los hoteles, es una pregunta fácil: ambos son importantes. Lo difícil es saber cuál es mejor en cada situación.
Imagina que tienes la oportunidad de vender 20 habitaciones a un grupo dentro de seis meses. La capacidad de tu hotel es de 50 habitaciones, y basándote en datos históricos, esperas 40 reservas de huéspedes transitorios en esos días. Las habitaciones solicitadas por el grupo más la previsión de transitorios (20 + 40) superan en 10 habitaciones la capacidad de tu hotel.
Si aceptas al grupo con una tarifa reducida, alcanzarás el 100% de ocupación, pero también tendrás que rechazar 10 solicitudes de reserva de huéspedes transitorios por una tarifa más alta. ¿Merece la pena renunciar a esas 10 habitaciones por la reserva de grupo?
Un análisis de desplazamiento te dará la respuesta.
¿Qué es un análisis de desplazamiento?
Un análisis de desplazamiento calcula y compara el valor de dos oportunidades de negocio concurrentes para saber cuál es más rentable. Concurrente es la palabra clave aquí: significa que tu hotel no tendría habitaciones suficientes para aceptar a ambos. En el ejemplo anterior, con una previsión de 30 reservas transitorias en lugar de 40, tu hotel podría alojar tanto a huéspedes transitorios como a grupos, por lo que no sería necesariamente necesario un análisis de desplazamiento.
Un cálculo de desplazamiento es especialmente útil para los gerentes de ingresos de hoteles independientes que se enfrentan al típico dilema entre conseguir ingresos de grupos hoy a una tarifa con descuento o ingresos de transitorios a una ADR (tarifa media diaria) más alta mañana, pero quieren tomar decisiones basadas en datos y no en instinto.
Ejemplo de análisis de desplazamiento
No necesitas necesariamente una herramienta informática para hacer un análisis de desplazamiento: basta con una hoja de cálculo con las fórmulas adecuadas. Para rellenarlo, sin embargo, seguirás necesitando tu:
- Sistema de gestión de propiedades (PMS) para datos históricos sobre reservas de habitaciones, cancelaciones, índices de ocupación y métricas clave de ingresos.
- Sistema de gestión de ingresos (RMS) para datos históricos sobre estrategias de precios, tendencias y previsiones
- Sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para obtener información sobre reservas anteriores de grupos y huéspedes habituales
El escenario
Imaginemos un escenario básico que exigiría un análisis de desplazamiento: tu hotel tiene una capacidad máxima de 100 habitaciones, y recibes una consulta de un grupo que quiere reservar 50 habitaciones para tres noches durante un fin de semana concreto. La información con la que trabajas es:
- La tarifa propuesta por el grupo es de $60 por habitación/noche
- El ADR para huéspedes transitorios para esos días sería de $90 por habitación/noche
- La previsión de huéspedes transitorios en esos días es de 50 habitaciones para el día 1, 90 habitaciones para el día 2 y 85 habitaciones para el día 3
- El coste variable de cada habitación (limpieza, artículos de aseo, lavandería, electricidad, etc.) es de $17.
Podemos completar el análisis del desplazamiento en tres pasos.
Paso 1. Calcular habitaciones desplazadas
Las habitaciones desplazadas son aquellas a las que tendrías que renunciar si aceptaras el grupo. La fórmula para las habitaciones desplazadas es:
Habitaciones desplazadas = habitaciones transitorias previstas + habitaciones de grupo – total de habitaciones
| Previsión transitoria | Grupo | Habitaciones totales | Noches de habitación desplazadas | |
| Día 1 | 50 | 50 | 100 | 0 |
| Día 2 | 90 | 50 | 100 | 40 |
| Día 3 | 85 | 50 | 100 | 35 |
| 75 |
Siempre que el resultado sea cero (como el día 1) o un número negativo, significa que no hay desplazamiento de habitaciones.
Paso 2. Calcula la contribución desplazada
Los ingresos por habitaciones transitorias desplazados serían:
Ingresos transitorios desplazados = ADR transitorio * pernoctaciones desplazadas
$90 x 75 = $6750
A partir de aquí, restamos el coste variable de cada habitación para obtener la contribución desplazada:
Contribución desplazada = ingresos transitorios desplazados – (coste variable * pernoctaciones desplazadas)
$6750 – ($17 x 75) = $5475
Si utilizas la contribución (ingresos por ventas menos costes variables) en lugar de los ingresos, el análisis será más preciso, sobre todo si añades distintos flujos de ingresos, como alimentos y bebidas, y espacios para reuniones, que tienen distintos márgenes de beneficio.
Paso 3. Compáralo con la contribución del grupo
A estas alturas ya sabes que si aceptaras al grupo, perderías $5475 de beneficios de los transitorios. Eso significa que tendrías que ganar la misma cantidad con el grupo para llegar al punto de equilibrio.
Para traducirlo en una tarifa por habitación, dividimos la contribución desplazada por las noches de habitación concedidas por el grupo (50 x 3) y volvemos a sumar los costes variables de cada habitación:
($5475/150) = $36,50 + $17 = $53,50
A $60 por habitación, aceptar el grupo es, por tanto, la opción más rentable.
Sin embargo, la respuesta del análisis no siempre puede ser favorable al grupo. Supongamos que la previsión para ese fin de semana es mucho mayor, y tendrías que desplazar 95 habitaciones en lugar de 75. En ese caso, la contribución desplazada pasaría de $5645 a $6935, y la tarifa mínima para el grupo sería superior a la que se ofrecía:
($6935 /150) = $46,23 +$17 = $63,23
5 factores a tener en cuenta en tu análisis
En este ejemplo, había distintas variables en juego:
- El ADR para reservas transitorias
- Los días de la semana y la época del año que influyen en la demanda y el precio de las habitaciones
- El precio de la habitación propuesto por el grupo
- El coste variable de cada tipo de habitación
De hecho, durante un análisis de desplazamiento, tendrás que considerar más variables, que aumentarán o disminuirán el valor total del lado transitorio o de grupo. Las más comunes son:
1. Ingresos adicionales
Los grupos suelen solicitar servicios adicionales, por ejemplo, espacio para reuniones y comida y bebida. Cuando los tengas en cuenta en el análisis, es importante conocer el margen de contribución exacto de cada flujo.
2. Costes de adquisición
Las comisiones sobre las reservas transitorias o de grupos disminuirán el valor de sus contribuciones. Un ejemplo típico es lo que cobran las agencias de viajes online (OTA) y los operadores turísticos. Para aumentar la precisión del lado transitorio del análisis, debes intentar separar la previsión de reservas directas de las procedentes de OTA u otros canales que cobran comisiones.
3. Noches previas y posteriores a un pico
Aceptar un grupo puede repercutir en la demanda de noches de habitación antes y después del bloqueo del grupo. Por ejemplo, si un grupo pide una habitación solo el sábado, puede que estés desplazando habitaciones también el viernes, porque rechazarás a huéspedes de paso que busquen reservar una habitación para ambos días.
4. Potencial a largo plazo
Otro factor a tener en cuenta, que puede no destacar inmediatamente en la hoja de cálculo, es el potencial de ingresos de un grupo. ¿Aportará negocios adicionales en el futuro? ¿Está relacionado con un evento regular que el hotel quiere conservar?
5. Plazo de espera
El éxito del análisis dependerá en gran medida de la exactitud de la previsión empresarial transitoria, que se basa en datos históricos. Sin embargo, cuanto más lejos en el tiempo esté la previsión, menos precisa será. Si recibes una solicitud de grupo con dos o más años de antelación, tendrás que determinar si tienes datos suficientes para hacer una previsión precisa.
En general, debes abordar un análisis de desplazamiento con una mentalidad de ingresos totales, considerando todas las posibles variables que lo alimentan. Los negocios transitorios y los grupos contribuyen a los ingresos totales de forma diferente. Aunque los grupos invierten en distintos ingresos accesorios, se aseguran un mayor volumen de habitaciones y dan previsibilidad, también esperan tarifas con descuento; las tarifas de los huéspedes transitorios son más altas, pero también tendrán costes de adquisición más elevados, y la contribución de los huéspedes transitorios a los beneficios accesorios es muy imprevisible.
Cuándo utilizar un análisis de desplazamiento
Aunque debe utilizarse un análisis de desplazamiento para la mayoría de las reservas de grupos, hay ocasiones en que es especialmente importante:
En temporada alta.
Cuando la demanda del negocio transitorio es mayor, es probable que el desplazamiento de habitaciones también lo sea, por lo que es especialmente importante determinar si la rentabilidad del grupo es suficiente para compensar la de los huéspedes transitorios.
Cuando organices eventos.
Las reservas de grupos pueden estar relacionadas con eventos que generan ingresos auxiliares adicionales, como restauración y alquiler de salas de reuniones y equipos audiovisuales. Si hay más ingresos de por medio, la oportunidad del grupo puede parecer muy rentable. Sin embargo, más servicios también consumirán más recursos, reduciendo los márgenes. Con un análisis de desplazamiento puedes hacer una evaluación más objetiva.
Decidir qué descuento aplicar.
Cuando recibas una consulta de un grupo, es posible que te comuniquen enseguida su presupuesto o que simplemente te pidan un presupuesto. En ese caso, un análisis de desplazamiento te ayudará a calcular la tarifa mínima y luego a compararla con las tarifas con descuento que sueles cobrar a los grupos.
Evaluar los contratos a largo plazo.
El análisis de desplazamiento también puede utilizarse para analizar la rentabilidad de las cuentas corporativas actuales y evaluar si las condiciones contractuales te están haciendo dejar dinero transitorio sobre la mesa.
Por ejemplo, si tienes una cláusula LRA (disponibilidad de la última habitación), que permite a la cuenta de empresa reservar una habitación con la tarifa con descuento independientemente de la ocupación, puede que descubras que está desplazando demasiados ingresos transitorios, y que sería mejor una cláusula NLRA (disponibilidad de no última habitación).
Evaluar campañas con OTA.
Supongamos que una de las OTA con las que trabajas te ofrece participar en una campaña promocional que garantizará un mínimo de reservas extra a cambio de una comisión más alta. Un análisis del desplazamiento te ayudará a comprender si debes aceptarlo o no.
Equilibrar la gestión de ventas e ingresos
Por muy preciso que sea tu análisis de desplazamiento, una combinación óptima de ingresos seguirá dependiendo de una relación equilibrada y estrecha entre la gestión de ingresos y las ventas. Aunque estos equipos tienen objetivos similares, a veces sus actitudes varían: ventas querrá cerrar el grupo, incluso con tarifas agresivas, mientras que el manager de ingresos intentará mantener la integridad de las tarifas y conseguir el mayor RevPAR posible. Un análisis de desplazamiento puede ayudar a fomentar una colaboración fructífera entre la gestión de ingresos y las ventas, aportando datos objetivos a la toma de decisiones.
