Guía paso a paso al email marketing para hoteles

¿Sigue siendo relevante en marketing usar el correo electrónico en la era de los mensajes de texto y el chat? Tal vez no para los adolescentes, pero ellos no son los que reservan habitaciones de hotel. Para todos los demás, el correo electrónico sigue formando parte de la vida diaria online.

De hecho, en 2020 unos 4000 millones de personas en todo el mundo utilizaban el correo electrónico, y se espera que esa cifra aumente a 4600 millones de usuarios en 2025, según Statista.

Si no estás utilizando el correo electrónico para promocionar tu propiedad, estás perdiendo oportunidades de utilizar esta herramienta de marketing altamente eficaz y rentable para impulsar las ventas y la rentabilidad.
 

Y lo que es mejor, no hay que pagar tasas de publicidad ni comisiones; los únicos costos son tu tiempo y cualquier herramienta o software de marketing por correo electrónico que utilices. Y como la mayoría de las reservas son directas, puede ser una herramienta de marketing muy rentable para los hoteles.

El marketing por correo electrónico de los hoteles no debe confundirse con las comunicaciones por correo electrónico, como las confirmaciones de reserva y las solicitudes de comentarios posteriores a la estancia. Para saber más sobre el uso del correo electrónico como herramienta de servicio a los huéspedes, consulta estas 4 plantillas de correo electrónico para crear mejores relaciones con los huéspedes.

Tipos de campañas de marketing por correo electrónico para hoteleros

Normalmente, los hoteles crean campañas de marketing que utilizan diversos canales para dar a conocer el hotel y obtener revenue, como el correo electrónico, el sitio web del hotel, las agencias de viajes online (OTA), la publicidad de pago y el marketing en redes sociales. Lo que hace que el correo electrónico sea especialmente potente es que los destinatarios ya están familiarizados con tu propiedad, por haberse alojado antes o haberse suscrito en tu sitio web.

Una campaña de correo electrónico puede consistir en un correo único o en una serie de correos electrónicos a lo largo del tiempo. Estas son las principales categorías de una campaña de marketing por correo electrónico:

• Promociones y ofertas especiales. Puede tratarse de una promoción de temporada, un paquete de vacaciones o de trabajo, o una oferta especial en suites.
• Eventos y ocasiones especiales. Estas campañas se centran en la celebración de eventos especiales, como las vacaciones de primavera, la Nochevieja o el Día de San Valentín, y en ocasiones especiales como cumpleaños, bodas y aniversarios. Pueden incluir un paquete romántico, una botella de vino de bienvenida o un desayuno en la habitación.
• Correos electrónicos previos a la llegada. Además de ayudar a los huéspedes del hotel a planificar su estancia, estos correos electrónicos pueden generar revenue adicional invitando a los huéspedes a solicitar una mejora de la habitación, a reservar una mesa en el restaurante del hotel o a pedir por adelantado un servicio, una excursión o una actividad.
• Correos electrónicos en la estancia. Los correos electrónicos de bienvenida a los huéspedes del hotel pueden ser una forma no intrusiva de invitar a los huéspedes a participar en eventos y actividades locales, como la hora feliz, una partida de golf o el brunch del domingo.
• Correos electrónicos posteriores a la estancia. Estos correos electrónicos se envían a los huéspedes después de su estancia para atraerlos de nuevo. Por ejemplo, un incentivo para que huéspedes que vienen de una OTA reserven directamente en su próxima estancia.
• Boletín de noticias por correo electrónico. Un boletín de noticias mensual o trimestral del hotel puede ser una forma estupenda de atraer a los huéspedes y generar reservas, combinando noticias y promociones con características especiales como una receta de tu cocina o un enlace a la última publicación del blog.
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10 pasos para crear el correo electrónico promocional perfecto para tu hotel

Escribir tus primeros correos electrónicos promocionales puede ser desalentador, pero no tiene por qué serlo. Sigue estos pasos para elaborar un mensaje de marketing por correo electrónico con éxito.

Empieza con un tema atractivo. ¿Qué atraerá a la gente a reservar una estancia en tu propiedad? No siempre tiene que tratarse de descuentos, aunque ciertamente ayudan. Dales una buena razón para que hagan clic en «Reservar ahora», ya sea la última oportunidad para esquiar en primavera o el inicio de la temporada de playa en el verano.

1. Identifica tu público objetivo

¿Enviarás el mensaje a todas las personas de tu base de datos o será más relevante para ciertos tipos de huéspedes, como los locales, los viajeros de negocios o los miembros de programas de fidelidad? Cuanto más específico sea tu mensaje, mejores serán los resultados.

2. Introduce un asunto de correo electrónico

Trata de que sea corto y pegadizo, pero no muy «vendedor», o podría activar los filtros de spam y afectar negativamente la capacidad de entrega de tu correo electrónico. Por ejemplo, no abuses de las mayúsculas y los signos de puntuación, ni del uso de ciertos símbolos, como el signo de dólar. Da una razón convincente por la que el destinatario quiera abrir el mensaje para saber más.

3. Añade un logotipo y una imagen

Coloca tu logotipo en la parte superior del cuerpo del correo electrónico, seguido de una imagen grande y llamativa de tu propiedad, destino o actividad relevante para la oferta.

4. Añade el cuerpo del texto

Si puedes fusionar el correo electrónico con tu base de datos, personaliza el mensaje con el nombre del huésped. Añade una descripción concisa de la oferta que cree una sensación de emoción y urgencia, en un estilo y tono que refleje tu marca.

5. Incluye una llamada a la acción

Añade un botón de «Reservar ahora» con enlace a la oferta en tu motor de reservas o página de destino. Haz que destaque con un color especial o una letra grande.

6. Añade los datos de contacto

Termina el correo electrónico con el nombre de tu propiedad, los datos de contacto y el logotipo (de nuevo), así como los enlaces a los perfiles de redes sociales y la opción de «darse de baja».

7. Envía un correo electrónico de prueba

Para evitar errores tipográficos y de formato embarazosos, envíate un correo electrónico de prueba a ti mismo y a uno o dos colegas para que lo corrijan. Visualiza el mensaje tanto en un dispositivo móvil como en un ordenador de sobremesa.

8. Enviar

Vuelve a comprobar todos los detalles (y los enlaces) una última vez para asegurarte de que todo está perfecto, y entonces estarás listo para pulsar enviar.

9. Controla los resultados

Utiliza un software de marketing por correo electrónico para hacer un seguimiento de cómo interactúa la gente con tu correo electrónico y cuántas reservas y ventas adicionales genera.
 

Estrategias y prácticas recomendadas de marketing por correo electrónico en hoteles

Para que tus correos electrónicos promocionales sean lo más eficaces posible, intenta seguir estas recomendaciones.

Construye una base de datos de correo electrónico rica en datos. Cuantos más contactos tengas y más sepas de ellos, más específicos podrán ser tus mensajes. Añade huéspedes a la base de datos con cada nueva reserva de un cliente, muestra un formulario de suscripción por correo electrónico en tu sitio web y construye perfiles de huéspedes a lo largo del tiempo registrando los datos de contacto, las actividades y las preferencias.

Consigue el permiso. En muchas regiones, las normas de privacidad exigen que las empresas reciban el consentimiento de los destinatarios antes de enviar correos electrónicos promocionales. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea tiene normas estrictas sobre el modo en que la hotelería y otros sectores pueden recopilar y ponerse en contacto con los suscriptores de correo electrónico con las campañas de marketing por correo electrónico de los hoteles. Aunque no haya leyes en tu zona, es una buena práctica pedir permiso a los huéspedes para recibir correos electrónicos promocionales. Puedes hacerlo dentro del correo electrónico de confirmación de la reserva añadiendo una casilla de verificación que confirme su consentimiento o en persona en el momento de la reserva o del check-in.

Planifica con antelación. En lugar de apresurarte en el último momento, prepara un plan de marketing por correo electrónico para el año, detallando la frecuencia de los correos, los horarios y los posibles temas. Esto te ayudará a asegurarte de que envías los mensajes correctos a los huéspedes adecuados en el momento adecuado.

Dirígete a tu público objetivo. En lugar de enviar los mismos correos electrónicos genéricos y transaccionales a todo el mundo, identifica tu mercado objetivo y crea listas de correos electrónicosbasadas en los datos demográficos, intereses y comportamiento de reserva de los suscriptores y envíales ofertas personalizadas. De este modo, te asegurarás de obtener mayores tasas de apertura.

Elabora un texto convincente. Distingue tus correos electrónicos dedicando tiempo a escribir un texto de calidad y profesional. Piensa en las razones por las que los huéspedes se alojan en tu establecimiento y en lo que comentan en las reseñas. Ten en cuenta que la gente suele hojear el correo electrónico en un smartphone, así que hazlo corto y visual. Si quieren saber más, siempre pueden hacer clic.

Usa imágenes de calidad. Presenta fotos de alta calidad (pero de baja resolución) que provoquen una respuesta emocional, como la añoranza, la sensación de diversión o la nostalgia. Puedes complementar las imágenes de la propiedad invirtiendo en algunas buenas fotos de archivo, pero intenta evitar las imágenes que parezcan excesivamente escenificadas o tópicas.

Calcula el momento adecuado. Según Campaign Monitor, los mejores días para enviar correos electrónicos de promoción son el lunes, el martes y el miércoles, y los peores, el viernes, el sábado y el domingo. Dicho esto, solo tú sabrás cuándo son más efectivos tus correos electrónicos, y solo lo descubrirás experimentando con diferentes días y horas.

No te pases de la raya. Cuando los huéspedes se dan de baja, es posible que no los recuperes nunca. Tu tasa de cancelación de suscripción te dará una buena indicación de si estás enviando demasiados correos electrónicos o puedes aumentar la frecuencia. En el sector de los viajes, la hotelería y el ocio, la tasa media de cancelación de suscripción es del 0,2 %, según Campaign Monitor.

Sigue las métricas de rendimiento. En el sector de los viajes y el turismo, la tasa media de apertura de los correos electrónicos es del 30 % y la tasa media de clics es del 1,33 %, según Constant Contact. Deberías ser capaz de superar fácilmente estos puntos de referencia vigilando de cerca tus métricas y utilizando pruebas A/B para ver qué correos electrónicos tienen las tasas de conversión más altas.

Herramientas de software de marketing por correo electrónico

Gestionar manualmente las campañas de correo electrónico puede suponer mucho trabajo. Afortunadamente, hay herramientas que hacen el trabajo pesado por ti, desde plataformas estándar como Mailchimp y Constant Contact hasta sistemas y proveedores multifuncionales de CRM (gestión de relaciones con los clientes). Utiliza Google Analytics para hacer un seguimiento de las referencias a tu sitio web y de las conversiones de las campañas de correo electrónico.

Con el nuevo sistema de coreos automatizados, los servicios de marketing y automatización del correo electrónico están integrados en tu sistema de gestión de propiedades (PMS), lo que te permite agilizar las comunicaciones a lo largo del recorrido del cliente.

Estas son algunas de las características y ventajas:

• Aprovecha las plantillas de correo electrónico profesionales que puedes personalizar con la marca de tu propiedad.
• Con los correos electrónicos automatizados, como las confirmaciones, los mensajes previos a la estancia y las solicitudes de comentarios posteriores a la misma, nunca te olvidarás de enviar a los huéspedes información importante.

En lugar de cambiar entre varias herramientas de software, utiliza un sistema que esté directamente integrado con tu PMS y que ofrezca integraciones con otras aplicaciones a través del marketplace de Cloudbeds.