Los informes más importantes
y por qué los necesitas
En el acelerado mundo de la hotelería, el uso de informes resulta esencial para el éxito de tu propiedad. Los informes de Cloudbeds te brindan visibilidad detallada de producción, finanzas y actividades diarias para obtener información crucial sobre todo aspecto de tus operaciones. Estos informes te permiten tomar decisiones basadas en datos, optimizar tus recursos y mejorar la satisfacción de tus huéspedes. Al recibir información continua y actuar sobre ella, puedes garantizar que tu propiedad no solo cumple, sino que excede los estándares de la industria para lograr crecimiento y sostenibilidad continuos.
Informes de producción
En esta sección estudiaremos los informes de producción más importantes que todo gerente y recepcionista de hotel debe conocer. Entender y analizar con regularidad los informes de ocupación, tarifa media diaria (ADR) e ingresos por habitación disponible (RevPAR) es crucial para optimizar el rendimiento de tu hotel.
Estos informes presentan datos valiosísimos que te permitirán identificar tendencias e implementar estrategias para maximizar tus ingresos. Al evaluar estos informes sobre una base diaria, semanal o mensual, puedes garantizar que tus operaciones funcionan como deberían, que te adelantas a la competencia y que logras mejoras continuas. ¡Vamos a ello! Descubre más sobre cómo estas poderosas herramientas pueden transformar tu compañía.
Mira el video en Cloudbeds University: Informes de producción (video de CBU)
Informe de RevPAR
El RevPAR bien podría ser sea la métrica más importante para analizar producción. Los ingresos por habitación (o cama) disponible te indican cuánto dinero has obtenido (incluyendo ingresos adicionales por habitación) dividido por las camas o habitaciones que tienes, tanto si las has vendido como si no. Ver solo el porcentaje de ocupación no significa nada, y lo mismo ocurre con la tarifa media diaria (ADR). Descubre más información sobre los informes de RevPAR en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de producción del canal
Deberías revisar este informe al menos una vez al mes. Analizar de dónde provienen tus reservas y cuánto cobras por ellas es tan importante como ver tu ocupación general. Este informe te permite ver la información de tu producción según segmentos y canales conectados. Descubre más información sobre el informe de producción por canal en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de ocupación o habitaciones vendidas
La ocupación es una de las primeras métricas que se miran al evaluar la producción. El informe de ocupación te permite ver si estás por delante o por detrás en comparación con los años anteriores en términos de crecimiento. Descubre más información sobre el informe de ocupación en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de reservas por país
Este informe desglosa las reservas según el país de origen de los huéspedes. Descubre más información sobre el informe de reservas por país en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de tarifa media diaria (ADR)
La tarifa media diaria (ADR) es una métrica importante. Se usa mayormente para comparar el rendimiento de tu propiedad con el de tu competencia. El ADR indica la tarifa media de todas tus habitaciones reservadas. No incluye los ingresos adicionales de habitación o de las reservas canceladas o en las que el huésped no se presenta. Para calcular el ADR, se divide el total de ingresos por habitación en una fecha por el número de alojamientos vendidos en esa fecha. Descubre más sobre los informes de ADR en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de reservas por plan de tarifas
Se usa este informe para generar una lista de reservas según tu plan de tarifas. Descubre más información sobre el informe de reservas por plan de tarifas en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informes financieros
En esta sección, estudiaremos los informes financieros más importantes para cualquier contador o administrador. El conocimiento de informes como Informe de transacciones, Informe diario de ingresos, Informe de ajustes, Libros contables e Informes de impuestos resulta crucial para mantener las finanzas de tu hotel en buen estado.
Estos informes presentan una visión completa de tus actividades financieras y te permiten monitorear tus ingresos, gestionar tus gastos, garantizar la precisión de tus transacciones y cumplir con las normativas fiscales. Al estudiar estos informes sobre una base diaria, semanal y mensual, podrás identificar tendencias financieras, detectar discrepancias de manera oportuna y tomar decisiones estratégicas para aumentar tu rentabilidad. Conoce más sobre estos informes y descubre como estas herramientas esenciales optimizan tu gestión financiera e impulsan el éxito de tu hotel.
Mira el video en Cloudbeds University: Informes financieros (Video CBU)
Informe de transacciones
Este informe se encuentra en la sección de Informes financieros. Algunas transacciones son ingresos para la propiedad, como cargos por alimentos y bebidas o cargos por habitación e impuestos (débito). Otras transacciones son pagos del huésped, como pagos con tarjeta de crédito o en efectivo (crédito).
Descubre más sobre el Informe de transacciones en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de comisiones y desembolsos
El Informe de comisiones y desembolsos es útil para saber cuánto pagas en comisiones a canales externos, cuántos ingresos has obtenido de cada una de tus fuentes o el detalle de las reservas por cada fuente.
Este informe calcula la comisión según el precio de toda la estancia. En otras palabras, no se puede calcular la comisión en sólo algunas fechas de la estancia.
La tarifa de la habitación en este informe equivale a la tarifa de la habitación + los impuestos aplicados a esa tarifa (no incluye impuestos o tarifas de habitación añadidos manualmente ni ajustes aplicados a la tarifa de la habitación o a sus impuestos).
Recuerda que este informe no incluye las reservas canceladas o No Show.
Descubre más información sobre el Informe de comisiones y desembolsos en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe financiero diario
El Informe financiero diario presenta un vista general de las estadísticas financieras del día anterior. Reúne todos los datos que la administración utiliza a diario, como ADR, RevPAR, ocupación, total de ingresos y mucho más.
El uso de este informe te permite:
– Conocer la producción
– Ver errores del personal
– Calcular la pérdida de ingresos debido a descuentos
– Prepararte para las siguientes 2 semanas
Descubre más información sobre el Informe financiero diario en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de ajustes
Este informe se encuentra en la sección de Informes financieros. El informe de ajustes permite a los usuarios ver todos los ajustess registrados en las transacciones durante un período determinado. Este informe es similar al Informe de transacciones, pero sólo incluye las transacciones que presentan ajustes.
Descubre más sobre el Informe de ajustes en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de contabilidad de pagos
El informe de contabilidad de pagos es un informe contable que permite a la propiedad revisar los saldos pendientes para ver cuáles reservas no han sido pagadas en su totalidad. La utilidad del registro auxiliar de saldos pendientes radica en que puede mostrar, de un vistazo, si la propiedad ha recibido todos los pagos que debería en fechas o meses específicos.
El propósito de este informe es ver los pagos recaudados a la fecha y la lista de transacciones asociadas con esos pagos. Permite verificar las reservas que han sido pagadas en su totalidad, los montos pagados y que los pagos coinciden con los ingresos.
Descubre más sobre el Informe de contabilidad de pagos en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de impuestos
El propósito del Informe de impuestos es mostrar la cantidad de impuestos y tasas cobrados a los huéspedes en conformidad a los impuestos y tasas creados en tu cuenta de Cloudbeds.
Descubre más sobre el Informe de impuestos en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de facturas
El Informe de facturas resume todas las facturas de una propiedad en un solo lugar. Aquí puedes buscar y filtrar las facturas, abrirlas en otras ventanas y descargarlas, de ser necesario. En esta sección también puedes enviar las facturas por correo electrónico a los huéspedes.
Descubre más sobre el Informe de facturas en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informes de actividad diaria
En esta sección, podemos ver los Informes de actividad diaria. Es importante que te familiarices con informes como el Informe de caja, Informe de llegadas, Informe de salidas, Informe de notas, Saldo de cuentas y el Informe de conciliación de pagos para el debido funcionamiento de tu hotel. Estos informes presentan información detallada de transacciones diarias, llegadas y salidas de huéspedes y conciliaciones financieras con el fin de gestionar las operaciones de manera efectiva, atender rápidamente las necesidades de los huéspedes y garantizar la precisión de los registros financieros. Al repasar estos informes todos los días, aumentas la eficiencia operativa, mejoras la satisfacción de tus huéspedes y aseguras tu integridad financiera. Descubre más sobre cómo estas indispensables herramientas hacen que tu hotel funcione de manera impecable.
Mira el video en Cloudbeds University: Informes de actividad diaria (Video de Cloudbeds University)
Informe de saldo de cuentas
Este informe es muy importante para ver los saldos de las reservas que impactan tus operaciones diarias. Se recomienda generar unas 2 o 3 veces al día.
Este informe permite repasar las reservas que concluye su estancia en esa fecha para verificar si tienen saldo pendiente.
También permite repasar los saldos de todas las reservas de huéspedes hospedadas. Si se determina que un saldo pendiente es demasiado alto, se puede indicar al huésped acercarse a la recepción para pagar el saldo pendiente o proveer una garantía adicional.
Este informe puede prever todas las reservas futuras para ver si ya han sido pagadas o si tienen un método de pago guardado.
También se puede filtrar el informe para ver las reservas canceldas o en las que el huésped no se presenta para ver si se deben realizar acciones. Dependiendo de la fuente y las condiciones de la reserva, se pueden cobrar las reservas canceladas o No Show.
Descubre más sobre el Informe de saldo de cuentas en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de caja
Si has habilitado la opción de Caja menor, puedes generar una lista de informes de caja y acceder a cada uno de ellos para hacer seguimiento a las transacciones en efectivo, ver los saldos al iniciar y cerrar la caja en fechas o períodos de tiempo específicos y verificar los montos excedentes o faltantes de dinero en los distintos turnos de la recepción.
También se puede usar para conciliar tus transacciones en efectivo relacionadas con reservas y el fondo fijo de la en la recepción (el cambio en efectivo huéspedes o el sencillo para tener a mano).
Descubre más sobre el Informe de caja en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de llegadas
Este informe es utilizado por todos los departamentos de operaciones del hotel y muestra una lista de reservas que llegarán en una fecha o rango de fechas.
Si se filtra por la fecha actual, todos los equipos verán las habitaciones y reservas que llegarán en esa fecha y las reservas que aún no tienen una habitación asignada.
Descubre más sobre el Informe de llegadas en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de salidas
Este informe es utilizado por todos los departamentos de operaciones del hotel y muestra una lista de reservas que concluirán su estancia en una fecha o rango de fechas.
Si se filtra por la fecha actual, todos los equipos verán las habitaciones y reservas que concluirán su estancia en esa fecha.
Descubre más sobre el Informe de salidas en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de hospedados (in-house)
Este informe es utilizado por todos los departamentos de operaciones del hotel y muestra una lista de habitaciones ocupadas y reservas hospedadas.
También presenta una vista rápida de los saldos pendientes de todas las reservas hospedadas (el total general, el monto pagado y el saldo pendiente).
CONSEJO: La mayoría de departamentos de operaciones de hotel (como recepción, limpieza, mantenimiento o alimentos y bebidas) usan los informes de llegadas, salidas y hospedados para determinar cuántas personas asignar en fechas o turnos específicos.
Descubre más sobre el Informe de hospedados en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de ausencias (no show)
Este informe debe generarse todas las mañanas para ver las reserva que no se presentaron en la noche anterior.
Dependiendo de la fuente y las condiciones de la reserva, algunos hoteles pueden cobrar tarifas especiales para las reservas no show.
Un beneficio adicional es que puedes generar este informe y luego informar de estos no show en la extranet de los canales de reserva. Luego de reportar los no show a los canales, ellos suelen exonerar su comisión de esa reserva.
Descubre más sobre el Informe de ausencias (no show) en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de cancelaciones
Este informe muestra las reservas canceladas en las fechas seleccionadas.
Es importante para los hoteles repasar las reservas canceladas. Algunas reservas están sujetas a condiciones específicas de cancelación y el hotel puede cobrar una tarifa de cancelación.
Descubre más sobre el Informe de cancelaciones en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de asignación de habitaciones
Este informe permite ver las habitaciones que han sido asignadas o que no están asignadas en fechas específicas (y permite filtrar por tipo de habitación).
Descubre más sobre el Informe de asignación de habitaciones en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de notas
Este informe muestra todas las notas de reservas o de huéspedes según los filtros seleccionados. El informe extrae esas notas directamente de las reservas o del perfil de los huéspedes.
Descubre más información sobre el Informe de notas en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de conciliación de pagos
Este informe se utiliza para conciliar los pagos realizados en fechas específicas y se puede filtrar por usuarios.
Ejemplo: Un líder de turno en recepción o auditor nocturno puede generar este informe y comparar el total con los folios o facturas presentados por los usuarios de recepción al terminar sus turnos. Es importante que todas las facturas, recibos de tarjetas de crédito y folios coincidan con los montos en este informe antes de enviarlos al departamento de contabilidad. Recuerda que toda discrepancia puede ser investigada y corregida y que se pueden buscar o volver a imprimir los documentos faltantes.
Descubre más sobre el Informe de conciliación de pagos en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de conciliación por usuario
Este informe se utiliza para conciliar las transacciones y los pagos registrados por usuarios en fechas específicas.
Descubre más sobre el Informe de conciliación de usuarios en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de ingresos diarios
Este informe se utiliza para ver rápidamente el total actual, en el mes o en el año de cada una de las fuentes de reservas o de ingresos.
El informe divide los ingresos del hotel por ingresos de habitaciones, ingresos de artículos y servicios, ingresos de pagos e ingresos de impuestos y tarifas. También incluye los ajustes y reembolsos.
Descubre más sobre el Informe de ingresos diarios en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
Informe de cambio de habitaciones
Este informe permite ver quién ha cambiado una reserva en fechas específicas.
El informe monitorea los cambios de habitación en el calendario (recuerda que se pueden arrastrar las reservas) y los cambios de habitación realizados en la reserva.
Descubre más sobre el Informe de cambio de habitaciones en el Centro de ayuda de Cloudbeds.
