Maximizar el rendimiento financiero con un software integrado de contabilidad hotelera

El software de contabilidad es algo más que otra aplicación de tu pila tecnológica. Es la columna vertebral de las operaciones hoteleras, ya que ayuda a gestionar las transacciones, hacer un seguimiento de los ingresos y gastos, mantener el cumplimiento y analizar el rendimiento.

Sin embargo, para ser eficaz, el software de contabilidad debe tener integraciones profundas con otros sistemas, principalmente el sistema de gestión de propiedades (PMS).

En este artículo, exploramos cómo integrar eficazmente los datos financieros para mejorar el rendimiento de tu software de contabilidad, junto con las características que debes buscar y cuatro de los mejores sistemas del mercado para hoteles.

El problema de la integridad de los datos

Para que el programa de contabilidad funcione eficazmente, debe recopilar e importar datos financieros de todo el ecosistema tecnológico de un hotel. Los principales sistemas implicados son:

• PMS. Alberga la mayoría de los datos financieros del back-office y de administración, como ingresos por habitaciones, procesamiento de pagos, depósitos y cuentas por cobrar.
• Sistema TPV.Registra los datos de ventas del departamento de restauración, así como de otras áreas generadoras de ingresos como tiendas, balnearios y servicios adicionales.
• Sistemas de inventario y aprovisionamiento.Realiza un seguimiento de los costes relacionados con la comida y la bebida, así como de otros bienes y servicios.
• Software de limpieza y mantenimiento.Supervisa los costes relacionados con la gestión del inventario, incluidos los suministros de limpieza, los textiles y los servicios de lavandería.
• Software de nóminas. Gestiona los salarios, prestaciones, impuestos y otros gastos de los empleados.
• Channel manager. Lleva un registro de las comisiones cobradas por las agencias de viajes online (OTA) y otros canales de venta.
• Sistema de gestión de ingresos.Aunque no capta directamente las transacciones financieras, proporciona métricas clave como Ganancia por habitación disponible (RevPAR), Tarifa diaria promedio (ADR) y previsiones de tendencias de tarifas.

Dado que los hoteles utilizan una media de 20 a 30 proveedores de tecnología, hay muchos datos que mantener en orden. Y lo que es más, debe clasificarse y declararse según principios contables específicos. La norma más utilizada en la hotelería es el USALI (Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria del Alojamiento).

¿Qué es la USALI?

La USALI organiza la contabilidad de los hoteles en tres centros principales de ingresos/costes: habitaciones, restauración y otros departamentos (por ejemplo, spa, club de golf), y utiliza un sistema basado en el devengo, lo que significa que los ingresos y los costes se registran cuando se producen, no necesariamente cuando se recibe o se paga el efectivo.

Por ejemplo, los costes relacionados con el personal de recepción y limpieza se imputarán de forma diferente a los del personal de restaurante, mientras que los costes de los productos de limpieza utilizados en las habitaciones se imputarán de forma diferente a los utilizados en el spa. Lo mismo ocurre con los ingresos. Mientras que una métrica hotelera clave como TRevPAR (Ganancia total por habitación disponible) incluirá alimentos y bebidas y otros servicios, estos se notificarán por separado en el sistema contable.

Cómo funciona un PMS con un programa de contabilidad

Puede ser un reto garantizar que todos los datos financieros fluyan sin problemas entre todas las fuentes y el sistema contable. En lugar de intentar conectar cada aplicación directamente, un enfoque más eficaz es elegir un PMS hotelero construido teniendo en cuenta las integraciones contables. Actuando como la «fuente de verdad», los datos fluyen hacia el PMS desde otros sistemas (del sistema POS, motor de reservas, channel manager y más), donde se formatean y consolidan de modo que sea fácil transferirlos al software de contabilidad.

Gestionar los datos de este modo garantiza que se integren correctamente, sin discrepancias, incoherencias, entradas duplicadas ni pérdida de datos. En resumen, un PMS con una sólida funcionalidad contable proporciona las siguientes ventajas:

1. Crea una única fuente de verdad

Una vez que todos los datos financieros de las distintas fuentes están asignados al PMS, el software de contabilidad de tu hotel solo necesita una sólida integración con el PMS. De este modo, el PMS funciona como una única fuente de verdad para las transacciones financieras y ayuda a mantener la integridad de los datos, eliminando la necesidad de conciliaciones bancarias manuales.

2. Facilita más informes financieros

Un PMS construido teniendo en cuenta la funcionalidad contable ofrece módulos adicionales que ayudan a obtener una visión más profunda del rendimiento, como:

• Informes de saldos pendientes que enumeran los huéspedes o cuentas con saldos impagados, el importe adeudado y la antigüedad de la deuda.
• Informes de contabilidad de huéspedes que detallan todas las transacciones financieras asociadas a la estancia de un huésped, incluidos los cargos por habitación, servicios y pagos.
• Informes de impuestos y tasas que resuman los impuestos de habitación, tasas de complejo turístico o impuestos municipales recaudados por el hotel.
• Informes de anulaciones y reembolsos de seguimiento de cancelaciones, ajustes, transacciones anuladas y reembolsos.
• Informes de ajuste, que hacen un seguimiento de los cambios o correcciones realizados en las transacciones financieras de un hotel después de que se registraran inicialmente.

Aunque seguirás necesitando una solución de contabilidad hotelera específica, estos informes pueden proporcionar a los empresarios ajenos al departamento de contabilidad información y estados financieros útiles para gestionar el flujo de caja, conciliar las cuentas de los huéspedes, cumplir las leyes fiscales, detectar posibles fraudes y crear pistas de auditoría que muestren cuándo se hicieron las transacciones y quién las hizo.

3. Mejora las funcionalidades del software de contabilidad

Las funcionalidades del PMS garantizan que las transacciones se preclasifiquen y agrupen antes de entrar en el sistema contable, dando a los hoteleros la flexibilidad de elegir qué datos fluirán y la confianza de que son exactos. Este tipo de configuración mejora la capacidad de elaboración de informes de tu programa de contabilidad, lo que permite una visión más profunda y menos trabajo manual.

8 características que debes buscar en un programa de contabilidad para hotelería

Para llevar la contabilidad de manera eficiente, es crucial invertir en el software adecuado de PMS y contabilidad. Cuando elijas un sistema de contabilidad para tu negocio hotelero, ten en cuenta estas funciones de contabilidad clave:

Capacidad de integración

Busca una conexión API sólida que permita una sincronización bidireccional perfecta con tu PMS y, cuando sea necesario, con otras aplicaciones clave (como la nómina).

Diseño específico para hotelería

Aunque el software de contabilidad genérico puede funcionar para los alojamientos más pequeños, se convierte en un factor limitante para las organizaciones hoteleras más grandes o con varios alojamientos. Una solución específica para hoteles proporciona un mayor acceso a los datos del sector y es más probable que cumpla las normas de contabilidad hotelera.

Cumplimiento de la USALI

Disponer de una solución contable compatible con USALI te facilitará el análisis comparativo entre operaciones y departamentos del hotel y te ahorrará tiempo y esfuerzo manual en la conversión de planes contables genéricos a formatos basados en USALI.

Automatización

Emitir facturas, gestionar los pagos a proveedores, procesar las nóminas y cotejar los recibos con las transacciones bancarias son ejemplos de tareas contables manuales tradicionalmente repetitivas que un buen sistema contable debería automatizar.

Gestión financiera en tiempo real

La integración con tu PMS debería permitirte obtener información en tiempo real sobre ingresos, gastos y rentabilidad, para que puedas gestionar el flujo de caja con mayor eficacia y resolver los problemas financieros en cuanto se produzcan.

Previsión y presupuestación avanzadas

Estas funciones utilizan tendencias históricas y puntos de referencia del sector para predecir el rendimiento financiero, ayudándote a planificar los recursos, controlar los gastos y optimizar las estrategias de precios.

Acceso e informes contables basados en permisos

Para los equipos de contabilidad, el acceso basado en permisos ayuda a mantener la integridad de los datos, controlando quién puede ver, editar o crear informes. Esto reduce el riesgo de errores y garantiza la seguridad de la información financiera sensible.

Funcionalidad de multipropiedad

En el caso de operaciones con varios alojamientos o cadenas hoteleras, el sistema contable debe ofrecer informes consolidados e individuales. Esto simplifica la supervisión financiera, facilita las comparaciones de rendimiento y proporciona una comprensión más clara de la situación financiera y rentabilidad de cada propiedad para su escalabilidad.

Las 4 mejores software de contabilidad para hoteles 

El PMS de Cloudbeds se integra con los principales programas de contabilidad del sector hotelero, incluidos:

Sage Intacct

Sage Intacct es una solución robusta diseñada para hoteleros, que incluye funciones avanzadas de generación de informes para obtener más información sobre el RevPAR, las tasas de ocupación, la rentabilidad y la previsión presupuestaria. Automatiza muchas tareas de elaboración de informes y proporciona un seguimiento del rendimiento en tiempo real en múltiples ubicaciones.

M3

M3 es una solución contable creada específicamente para hoteles. Ofrece un alto grado de personalización, incluida la posibilidad de utilizar un plan contable basado en las últimas normas USALI o un formato personalizable. El programa importa los datos del PMS automáticamente y proporciona potentes informes financieros.

Quickbooks

Quickbooks Online es una solución de contabilidad diseñada para pequeñas y medianas empresas. Sus funcionalidades incluyen la gestión de nóminas, el seguimiento del tiempo para la productividad y la correspondencia automática de recibos con transacciones bancarias. También admite la colaboración con contables externos y dispone de un panel de control en tiempo real con informes personalizables, como balances, cuentas de pérdidas y ganancias y de flujo de caja, y la posibilidad de conectar a un contable externo.

Xero

Xero es un programa de contabilidad con una función de análisis empresarial que permite a los hoteleros hacer un seguimiento del flujo de caja y generar proyecciones financieras a corto plazo y previsiones de rendimiento clave. Aunque incluye funciones básicas de nóminas, Xero también puede conectarse a soluciones de nóminas de terceros para necesidades más avanzadas.

Integrar el software de contabilidad en la pila tecnológica de tu hotel 

Los informes financieros proporcionan a los hoteles una verificación independiente de los resultados financieros y operativos, así como información para la toma de decisiones informadas. Sin embargo, la precisión de los informes depende de la exactitud de los datos utilizados por tu programa de contabilidad. 

En lugar de convertir tu solución contable en un centro de integración, un enfoque más inteligente es elegir un PMS que pueda encargarse del trabajo pesado de convertir, formatear y validar los datos financieros de todas las operaciones y luego canalizarlos al sistema contable. Alineando tus herramientas y sistemas financieros, puedes liberar todo el potencial de la estrategia financiera de tu hotel.