Software para la recepción en hoteles: características y los 10 mejores sistemas

Es difícil creer que hace unas décadas la mayoría de los hoteles funcionaban con sistemas manuales. Hoy en día, las empresas de alojamiento de todo tipo y tamaño confían en softwares para gestionar eficazmente las operaciones de recepción y ofrecer una experiencia inmejorable a los huéspedes.  

Hoy en día, el reto es seleccionar la solución de software adecuada cuando hay tantas opciones, y no todas son iguales. Para ayudarte a navegar por las opciones, aquí veremos las funciones y ventajas clave de la tecnología de recepción, compartiremos algunos de los mejores softwares disponibles hoy en día en la hotelería y te mostraremos lo que debes buscar al comprar la solución perfecta para tu propiedad.

Al automatizar las funciones que normalmente realizan los empleados de forma manual, el software hotelero ayuda a los operadores de alojamiento a dirigir sus negocios de forma más eficiente y a ver datos e información en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.

Normalmente, es el sistema de gestión de propiedades PMS (Property Management System en inglés) que actúa como la plataforma central, facilitando la gestión de reservas, la gestión de los perfiles de los huéspedes y el inventario de habitaciones. Los componentes adicionales, como el motor de reservas, el CRM (central de reservas), el channel manager, el punto de venta (POS) y los sistemas de gestión de revenue management, pueden integrarse con el PMS para formar un sistema unificado.

Además, se pueden añadir otras herramientas y servicios de terceros a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API). Esto amplía el número de funciones que se pueden realizar y permite compartir datos entre aplicaciones.

¿Cómo funcionan los programas de recepción modernos? 

Las funciones básicas del software de recepción son relativamente sencillas. Cuando un huésped llega para hacer el check-in, el personal de recepción obtiene la reserva del PMS. La reserva puede haberse introducido directamente en el PMS, a través del motor de reservas o a través del channel manager proveniente de un canal de venta OTA. La reserva contiene información básica sobre la estancia del huésped, incluyendo el tipo de habitación, el precio de la habitación y la fecha de salida, así como la información del perfil del huésped, como los datos de contacto, la tarjeta de crédito y las estancias anteriores.  

Hasta hace poco, el típico check-in en recepción era así: el personal de recepción buscaba en el PMS las habitaciones disponibles, registraba al huésped y luego programaba su llave. Durante la estancia, los cargos extra de la habitación, como por ejemplo el desayuno, se contabilizaban en la cuenta del huésped. En el momento de la salida, la recepción confirmaba los cargos con el huésped, procesaba el pago e imprimía una copia del folio.

Hoy en día, existen todo tipo de soluciones de software para automatizar los flujos de trabajo y mejorar el trabajo de la recepción. Por ejemplo, el autocheck-in de los huéspedes, la entrada a la habitación sin llave, la mensajería con los huéspedes a través de apps o chatbots y la facturación electrónica por nombrar algunos.

Dependiendo del tipo de negocio hotelero, en el back office el personal dispone de diferentes aplicaciones de software para facilitar el procesamiento de datos, la elaboración de informes y la fidelización de los huéspedes, así como muchas otras funciones. 

5 ventajas clave del software de recepción

¿Por qué el software de la recepción está creciendo a un ritmo tan acelerado? Estas son algunas de sus ventajas:

Mayor eficiencia

Las tareas administrativas manuales pueden llevar mucho tiempo y ser torpes, lo que hace que los huéspedes miren el reloj y deseen haber elegido un establecimiento más tecnológico. Con un software de recepción adecuado, el personal puede comprobar fácilmente el estado de las habitaciones y realizar el check-in y check-out mucho más rápidamente, dejando a los huéspedes más tiempo para disfrutar de su viaje. 

Menos errores

Calcular manualmente los gastos de la habitación e introducir los datos de la tarjeta de crédito no sólo consume tiempo, sino que puede dejar al hotel expuesto a costosos errores y fraudes. Con un sistema de procesamiento de pagos integrado, los cálculos se hacen por ti. Con un toque o deslizamiento de la tarjeta, los datos de la tarjeta de crédito se introducen de forma segura y automática en el perfil del huésped.

Mejor servicio

Al automatizar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, el software de recepción libera a los empleados para que ofrezcan experiencias más personalizadas y memorables a los huéspedes, así como en generar más ingresos para el establecimiento hotelero.

Costes más bajos

Con un software PMS basado en la nube, los hoteles no tienen que comprar programas informáticos caros que se quedan rápidamente obsoletos. En cambio, pagan una cuota mensual de suscripción, compartiendo los costes con otras empresas.

Más tiempo para la estrategia

Como puede atestiguar cualquier auditor nocturno, consolidar los datos y conciliar las cuentas es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Cuando se automatiza el procesamiento de datos y la elaboración de informes, el personal tiene más tiempo para analizar los datos e idear estrategias para mejorar los resultados.

La plataforma hotelera moderna: mucho más que software de recepción

Para todos los operadores de alojamiento, desde las grandes cadenas hoteleras a los pequeños hoteles independientes, uno de los retos de aumentar la tecnología en la recepción es lidiar con un número creciente de proveedores, fuentes de datos e interfaces.

Para simplificarse la vida, cada vez más hoteles se orientan hacia un modelo de plataforma unificada. Este modelo presenta un conjunto totalmente integrado de aplicaciones básicas proporcionadas por un proveedor, que incluye un PMS, un sistema de pagos, un sistema de gestión de revenue (RMS), un channel manager y otros módulos. Para obtener funciones adicionales, los hoteleros pueden buscar en un Marketplace de aplicaciones y servicios de terceros comisariados por el proveedor del PMS. 

Como estas plataformas están basadas en la nube, el personal puede acceder a ellas desde cualquier lugar con conexión a Internet. El mantenimiento y las actualizaciones pueden realizarse a distancia, lo que significa menos tiempo de inactividad, menos interrupciones y actualizaciones más frecuentes.

A diferencia de las plataformas de PMS heredadas, las plataformas de PMS nativas en la nube están construidas con estándares API abiertos, lo que hace que la integración con otras aplicaciones sea más fácil y rentable. Los datos se consolidan en un único perfil de huésped y los empleados solo tienen que aprender un sistema.

Características principales que se deben buscar en un software para hoteles

Al buscar la solución ideal de software para tu propiedad, te facilitarás la vida a ti y a tu equipo si priorizas las siguientes características:

• Una plataforma centralizada basada en la nube con funciones básicas totalmente integradas en un sistema unificado
• Una API abierta, que permite una fácil integración con software de terceros 
• Un motor de reservas para usar en la web del hotel
• Un channel manager con conexión a los canales de distribución más importantes
• Un sistema flexible que se puede adaptar a las necesidades de gestión de un hotel moderno y que puede crecer con tu negocio 
• Funciones avanzadas de informes y análisis 
• Soluciones centradas en el huésped que mejoran la comunicación y las interacciones y permiten a los huéspedes la opción de autoservicio 
• Una solución de procesamiento de pagos que permite los pagos sin contacto y una fácil conciliación de cuentas 
• Recursos de formación fácilmente disponibles para una rápida incorporación y un equipo de atención al cliente que entiende las necesidades únicas de la hotelería
• Un modelo de precios de suscripción que permite evitar las costosas compras iniciales de hardware y software

Los 10 mejores programas de gestión hotelera 2024

Los siguientes software de gestión de hoteles ofrecen las características anteriores y mucho más: 

Cloudbeds

La plataforma Cloudbeds está construida con todas las herramientas que necesitas para dirigir y expandir tu negocio, para que puedas centrarte en crear la mejor experiencia para tus huéspedes.

La plataforma de gestión hotelera basada en la nube está revolucionando el sector con un conjunto de herramientas unificadas que incluyen el PMS, channel manager, motor de reservas, herramienta de gestión de ingresos, procesamiento de pagos con terminales integradas, solución de interacción con huéspedes, servicios de marketing digital hechos como si tú los hicieras y Marketplace de aplicaciones de terceros. Consulta los detalles más abajo. 

ClockPMS

Clock Software ofrece un conjunto integrado de soluciones de software de gestión hotelera basadas en la nube, sistemas de distribución y aplicaciones de participación de los huéspedes, que incluyen PMS, sistema de TPV, check-in móvil, software de ventas y solución para reuniones y eventos.

Eviivo

Con siete sedes en todo el mundo, Eviivo Suite es un sistema integrado de gestión de propiedades que cuenta con un motor de reservas online, channel manager, guest manager, performance manager y muchas otras funciones.

Frontdesk Anywhere

El software de gestión hotelera basado en la nube de Frontdesk Anywhere está diseñado para reducir costes, agilizar las operaciones y aumentar los ingresos. Las soluciones incluyen PMS, motor de reservas, channel manager, sistema de pago y sistema de gestión de ingresos. 

LittleHotelier

El software de gestión hotelera de LittleHotelier se ha creado especialmente para las pequeñas propiedades, ofreciendo una serie de soluciones que incluyen PMS, aplicación móvil, motor de reservas y channel manager, así como un Marketplace de aplicaciones que ofrece integraciones de terceros.  

Mews

Con sede en Ámsterdam, Mews es una empresa de software basada en la nube que ofrece un conjunto de productos totalmente integrados, como PMS, motor de reservas, RMS y sistema de pagos, así como un Marketplace de más de 600 aplicaciones e integraciones de terceros. 

ResNexus

Con sede en Utah, ResNexus es un sistema de gestión de propiedades basada en la nube que ofrece una serie de productos, como sistema de reservas, procesador de pagos y motor de reservas online, así como servicios de marketing e integraciones con terceros proveedores. 

RMS Hospitality

Con sede en San Diego, RMS Hospitality es un sistema de reservas y gestión de propiedades totalmente integrado y basado en la nube que ofrece motor de reservas por Internet, channel manager, RMS y más de 100 integraciones con terceros. 

RoomRaccoon

RoomRaccoon, con sede en Toronto, es un sistema de gestión hotelera basado en la nube, creado para propiedades independientes, que ofrece PMS, check-in online, automatización de la contabilidad y solución de ventas adicionales, así como integraciones con diversas aplicaciones de terceros. 

Hotelogix

Con sede en Singapur, Hotelogix es un PMS basado en la nube, diseñado para simplificar las operaciones hoteleras, que cuenta con motor de reservas online, channel manager y una aplicación que funciona desde tu dispositivo móvil.

¿Por qué elegir Cloudbeds?

Con tantas opciones, ¿por qué Cloudbeds es tu mejor opción para el software de recepción? Estas son algunas buenas razones:

• Cloudbeds fue reconocido como el mejor PMS hotelero en los Premios HotelTech 2022.

• Presenta un PMS fácil de usar y basado en la nube con funciones de reserva integradas, calendario de arrastrar y soltar, potentes informes y análisis, y automatización del correo electrónico.

• Presenta un channel manager que proporciona acceso a cientos de agencias de viajes online (OTA) y GDS, como Booking.com, Expedia, Airbnb y Vrbo, sin comisiones adicionales para aumentar la ocupación.

• Presenta un motor de reservas sin comisiones para ayudarte a convertir tus visitas en reservas desde tu sitio web y aumentar las reservas directas un 20 % en promedio.

• Presenta una herramienta de gestión de precios que incluye un gestor de tarifas, y alertas automatizadas basadas en reglas para mantener una estrategia de precios dinámica y maximizar tus ingresos.

• Presenta una solución integrada de procesamiento de pagos de hoteles con una pasarela de pagos incorporada para que las reservas y los pagos online sean rápidos, fáciles y seguros.

• Presenta una solución de interacciones con huéspedes que permite enviar mensajes a los huéspedes desde una bandeja de entrada unificada, así como mensajes automáticos y un servicio de traducción al alcance de todos.

• Cloudbeds Amplify, un servicio de marketing digital que ofrece diseño de sitios web, marketing en buscadores, gestión de anuncios y metabúsqueda.

• Presenta un Marketplace de integraciones con docenas de proveedores de terceros que ofrecen las mejores aplicaciones, herramientas y servicios para atender las necesidades únicas de tu negocio.

Lo mejor de todo es que, como todas estas funciones están integradas en la plataforma de Cloudbeds, no hay necesidad de cambiar entre varias herramientas de software ni de tratar con varios proveedores.