¿Qué es un motor de reservas hotelero? 8 maneras en que impulsa a tu negocio

¿Te has preguntado si necesitas un motor de reservas para tu hotel? Muchos hoteleros se cuestionan si vale la pena invertir en una estrategia de reservas directas o si pueden solo recurrir a agencias de viajes online (OTA) como Airbnb, Booking.com y Trip.com para mantener tasas altas de ocupación.

Lo que muchas empresas de alojamiento pasan por alto son las distintas formas de captar reservas directas. Con un motor de reservas online, los hoteles pueden conseguir reservas directas a través de su sitio web, metabuscadores como Tripadvisor, Trivago y Google, plataformas de redes sociales, correo electrónico, aplicaciones de mensajería y más.

Dominar el arte de las reservas directas es fundamental para el éxito de un establecimiento. No se trata solo de llenar habitaciones, sino de crear y proveer una experiencia que se adapte a cada huésped. En el centro de esta estrategia se encuentra un software de motor de reservas que puede elevar la experiencia del huésped, optimizándola para mayor comodidad y rentabilidad.

En esta guía, examinaremos cómo un motor de reservas integrado aporta valor a los operadores de alojamiento, utilizando ejemplos reales de nuestros clientes y consejos sobre qué buscar en un nuevo sistema de reservas.

Hoy en día, los operadores hoteleros pueden elegir un motor de reservas integrado que recoje y sincroniza sin problemas los datos de la reserva y la información de pago a su sistema de gestión hotelera (PMS), channel manager, pasarela de pago y más. 

En los siguientes apartados, veremos cómo un motor de reservas puede ayudarte a personalizar el recorrido del viajero, obtener más ventas directas, aumentar los ingresos y obtener información de gran valor sobre el comportamiento de tus huéspedes.

Personaliza el recorrido del viajero

Las preferencias de los consumidores han cambiado significativamente con la introducción de productos de tecnología altamente personalizados como Netflix, Amazon y Uber. Para seguir el ritmo del deseo de comodidad y personalización de los viajeros, los establecimientos hoteleros deben aprovechar las capacidades de su motor de reservas.

Tu motor de reservas puede ayudarte a personalizar el recorrido del huésped mediante los siguientes métodos. 

• Servicios adicionales y complementos. Los viajeros adoran las experiencias. Tu motor de reservas puede presentar a los huéspedes una serie de actividades y experiencias, tanto internas como con negocios colaboradores, que pueden mejorar su estancia y aumentar tus ingresos totales. Piensa en mejoras de categoría de habitación, alquiler de bicicletas, visitas guiadas o catas de vino, todo ello disponible en el momento de la reserva. 
• Múltiples planes de tarifas. En tu motor de reservas, muestra distintos planes de tarifas, como el desayuno incluido, los descuentos por reserva anticipada o por estancia prolongada, para que los viajeros puedan elegir el plan que mejor se adapte a sus necesidades. 
• Transparencia. Los viajeros deben tener transparencia total al consultar el calendario de tu motor de reservas para ver restricciones como la duración de la estancia, las fechas cerradas a la llegada y las fechas cerradas a la salida, de modo que puedan elegir fácilmente las fechas sin encontrarse con errores. 
• Identidad de marca. La primera impresión es importante. Cuando un posible huésped se desplaza por tu sitio web y aterriza en tu motor de reservas, este debe ofrecer un aspecto y una sensación coherentes. Un motor de reservas personalizable te permitirá adaptar los elementos de diseño para garantizar que se cumplen los colores, la tipografía y la estética general de tu marca para reforzar la confianza.
• Idioma y moneda. El mundo está más conectado que nunca. Para atender a este público global, los motores de reservas deben ofrecer soporte multilingüe y conversión de divisas para simplificar el proceso de reserva a los huéspedes internacionales.

The ZERO Hotels personaliza su motor de reservas para infundir confianza a los viajeros

The ZERO Hotels es una colección única de propiedades en Portugal que ofrecen a los huéspedes una experiencia de alojamiento inigualable. Su «ZERO Box Lodge» es la oferta más popular: está inspirada en los hoteles cápsula japoneses, en los que los huéspedes se alojan en cajas de madera minimalistas equipadas con baño privado en una habitación compartida. 

Bernardo Thierstein, director general del ZERO Box Lodge de Oporto, sabía que necesitaban una plataforma de gestión hotelera y un motor de reservas fáciles de usar y que les dieran libertad para experimentar con planes de tarifas y promociones que les permitiera obtener más reservas directas.

The ZERO Hotels adoptaron la plataforma Cloudbeds e integraron a la perfección el motor de reservas de Cloudbeds para adaptarlo al diseño de su sitio web actual y cobrar los pagos de forma segura. Desde entonces, han visto un enorme aumento de las reservas directas gracias a su conexión con Google Hotel Search, y Bernardo tiene previsto experimentar con el diseño y las ofertas promocionales del motor de reservas para impulsar sus reservas aún más. 

Reservas directas seguras

Los viajeros tienen un gran número de opciones a la hora de reservar online. Para dirigirlos hacia tu canal directo, es importante proporcionar a los huéspedes una experiencia sencilla y segura. 

Veamos cómo tu motor de reservas puede ayudarte a obtener más reservas directas. 

• Proceso de pago seguro. La seguridad financiera encabeza la lista de preocupaciones de la mayoría de los viajeros que reservan online. Utilizar un motor de reservas con un procesador de pagos seguro, encriptado e integrado (que quede claro en tu sitio web) puede tranquilizar a los viajeros y aumentar la probabilidad de completar la reserva. 
• Correos electrónicos y mensajes automatizados. La gratificación instantánea es el sello distintivo de la era digital. Una vez hecha la reserva, los huéspedes esperan una confirmación inmediata por correo electrónico y otras plataformas de mensajería (como SMS, WhatsApp o Whistle for Cloudbeds). 
• Funcionalidad móvil. Un estudio de Expedia del 2023 reveló que el 32% de los viajeros reservaron su viaje más reciente a través de dispositivos móviles. Un motor de reservas móvil garantiza que los viajeros puedan reservar sin esfuerzo sobre la marcha.
• Integraciones de metabúsqueda. Los viajeros utilizan sitios de metabúsqueda como Trivago y Google para comparar precios y reservar. Integrarse con estos motores y ofrecer precios y disponibilidad en tiempo real garantiza que los huéspedes reserven directamente en lugar de con una OTA.
• Widget de comparación de tarifas. La comparación de precios es algo natural hoy en día, por lo que un widget de comparación de tarifas es vital para cualquier motor de reservas. 
• Ofertas y promociones. Para animar a los viajeros a reservar directamente, permíteles reservar tarifas especiales o utilizar códigos de promoción solo disponibles a través de tu motor de reservas. Considera la posibilidad de ofrecer tarifas para estancias entre semana, códigos promocionales para eventos especiales o descuentos de fidelidad para clientes habituales. 

Himmapana Villas experimenta un gran crecimiento de las reservas directas con el motor de reservas de Cloudbeds

En la zona de Kamala Beach, en Phuket, Tailandia, se encuentran cuatro lujosos complejos de ensueño que conforman la marca Himmapana. Thomas K. Petersen, socio gerente, pasó de gestionar tres villas a construir Himmapana, que consta de 41 villas de alta gama con piscinas de lujo, servicios de masajes, reservas de chefs privados y mucho más. 

Las villas de Himmapana gestionan unas 2000 reservas al año y necesitaban una plataforma hotelera fiable, especialmente un motor de reservas que pudiera aceptar reservas 24 horas al día, 7 días a la semana.

Desde que adoptaron la plataforma de Cloudbeds, Thomas y su equipo han experimentado un crecimiento masivo del volumen de reservas directas durante el último año. Thomas atribuye este éxito a una fuerte presencia en las redes sociales, junto con el motor de reservas de Cloudbeds y el procesador de pagos de su sitio web. 

Aumentar los ingresos y la rentabilidad

Un motor de reservas integrado cambia las reglas del juego para aumentar los ingresos y la rentabilidad general. Puede ayudarte a embolsar más de los huéspedes con poco o ningún gasto. 

He aquí algunas formas en que un motor de reservas puede ayudarte a aumentar tus ingresos y tu rentabilidad.

• Distribución diversificada. Crear una combinación de distribución más diversa, compuesta tanto de OTA como de fuentes directas, es crucial para una rentabilidad óptima. Si confías demasiado en las OTA, corres el riesgo de regalar tus beneficios en comisiones. 
• Precios inteligentes. Los motores de reservas integrados con un motor de inteligencia de precios o un sistema de revenue management pueden ayudarte a fijar los precios de forma más estratégica, ajustando los planes de tarifas y los tipos de habitaciones en función de la demanda, la estacionalidad y otros factores. 
• Funcionalidad de multipropiedad. Si tienes varios alojamientos, tu motor de reservas puede servir de portal unificado para que los huéspedes busquen en toda tu cartera. Esto ofrece a los huéspedes más opciones y puede orientarles estratégicamente hacia alojamientos con mayores márgenes o fechas con mayor disponibilidad.

Obtén información sobre el comportamiento de los huéspedes

Tu sitio web recopila cantidades ingentes de datos, y tu motor de reservas puede ayudarte a entender mejor a tus huéspedes para así poder fidelizarlos. 

Veamos cómo tu motor de reservas puede ayudarte a conocer mejor a tus huéspedes. 

• Informes sólidos. Los motores de reservas integrados vienen equipados con capacidades de elaboración de informes en profundidad, ya que los datos están centralizados desde tu PMS y channel manager. Estos informes pueden arrojar luz sobre las tendencias de las reservas, la duración media de la estancia y las preferencias de los huéspedes para ayudar a orientar la toma de decisiones. 
• Integración con Google Analytics. Utiliza Google Analytics para rastrear y generar informes sobre cada comprador que pase por tu motor de reservas, a fin de conocer a fondo el comportamiento online de los huéspedes. 
• Seguimiento del píxel de Facebook. Si utilizas anuncios de Facebook, puedes hacer un seguimiento de las conversiones y optimizar tu público y tus mensajes para aumentar el rendimiento de tus anuncios y conseguir más reservas.

Qué hay que tener en cuenta al elegir un proveedor

Ahora que sabes qué buscar, es hora de elegir el mejor motor de reservas para tu propiedad. Algunas cosas imprescindibles a considerar son:

Modelo de precios. ¿El proveedor trabaja a comisión por reserva? ¿Se aplica un modelo de cuota fija o de suscripción? ¿Hay gastos de implementación obligatorios? 

Incorporación y asistencia continua. Antes de decidirte por un proveedor, querrás saber qué se necesita para empezar. ¿Cuánto dura el proceso de incorporación? ¿Hay alguna guía para configurar tu cuenta? ¿Qué tipo de apoyo ofrecen? ¿Cuán sólida es la base de conocimientos para el aprendizaje, el autoservicio y la resolución de problemas?

Cumplimiento de las normas de seguridad. Cuando se trata de software que maneja datos sensibles, como tus tarifas y la información de pago de tus huéspedes, querrás asegurarte de que tus datos están protegidos. Infórmate sobre el cumplimiento a PCI DSS, SCA, cumplimiento de datos de huéspedes y RGPD. 

Opiniones de clientes. Comprueba las opiniones online en sitios de opiniones de software de confianza como Capterra, Software Advice y Hotel Tech Report. 

Gana más con un motor de reservas integrado

La plataforma de Cloudbeds ofrece un premiado motor de reservas totalmente integrado que cubre todas las funciones descritas en esta guía para ayudarte a personalizar el recorrido del viajero, obtener reservas directas, aumentar los ingresos y obtener información sobre los huéspedes. 

Con el motor de reservas de Cloudbeds, tu PMS y channel manager se actualizan automáticamente para evitar el overbooking. También puedes configurar comunicaciones automatizadas a lo largo del recorrido del huésped con Whistle for Cloudbeds, que te permite interactuar con los viajeros después de que hayan reservado y maximizar las oportunidades de venta.