Los 10 principales signos de que es hora de actualizar tu sistema de gestión de hotel

El software de gestión hotelera dependiente debe ayudarle a automatizar las tareas manuales repetitivas, optimizar la experiencia del huésped, maximizar el ingreso y acelerar las operaciones hoteleras. Además de contar con todas esas cualidades, tiene que ser fácil de usar para que el personal se pueda formar de manera rápida y efectiva.

Al igual que cualquier tecnología, su sistema de administración de propiedades (PMS) tiene un tiempo de vida útil limitado en su formato actual. Así como el software evolucionará, las necesidades y objetivos de su propiedad también lo harán. El PMS que alguna vez resultó valioso, puede quedar desactualizado y se debe actualizar.

¿El software que utiliza actualmente se está quedando atrás? Si el software de administración que utiliza su hotel está retrasando su negocio, es posible que sea hora de cambiar de sistema y buscar un PMS que se adapte mejor a sus necesidades. Los siguientes son los 10 signos principales de que es hora de actualizar su sistema de gestión hotelera.

1. Su PMS no se integra fácilmente con herramientas de terceros

La integración fácil con servicios de terceros, como aplicaciones móviles para huéspedes para registrarse y herramientas de gestión de reputación, puede maximizar la escalabilidad de su negocio en la industria hotelera. Las herramientas de terceros también pueden mejorar la experiencia del huésped y le permiten a usted adaptar su PMS a las necesidades exclusivas de su propiedad. Los sistemas de gestión hotelera más antiguos no alojados en la nube generalmente no se conectan con herramientas externas, y si está esperando que haya disponible una versión más nueva del PMS que está utilizando, pueden pasar meses o hasta años para que la próxima versión del softaware incluya las herramientas que necesita.

Los modernos software de gestión hotelera basados en la nube como Cloudbeds se integrarán con herramientas y servicios externos útiles. Un gran ejemplo de esto es una aplicación de punto de venta de un restaurante que permite a los empleados verificar el estado de ocupación y el número de habitación de los huéspedes, por lo que los cargos de la cafetería de las instalaciones de la propiedad van directamente a la cuenta de la habitación. De esta manera, la transacción se vuelve más cómoda tanto para usted como para el cliente.

2. No mejora la experiencia del huésped

Los sistemas de gestión hotelera antiguos no mejoran la experiencia del huésped. Claro, actúan como un CRM que luego se puede utilizar para volver a atraer a los huéspedes del pasado, pero más allá de eso, no mejoran activamente la experiencia del huésped.

Hoy en día, más y más huéspedes están eligiendo las opciones de autoservicio de las propiedades por la velocidad y comodidad de las mismas. Se ha documentado en repetidas veces que los huéspedes prefieren usar una aplicación para realizar los procesos de reserva e ingresos antes de llegar al hotel, para estar menos tiempo en la recepción. Cuando estos tipos de aplicaciones se vinculan con el software de gestión de su hotel, los datos del huésped se sincronizan automáticamente con su sistema. Esto reduce el tiempo del registro de ingreso tanto para huéspedes como empleados.

Un estudio de OpenMarket descubrió que el 90 por ciento de los huéspedes de hoteles en EE. UU. y el Reino Unido opinaba que sería útil comunicarse con el hotel por mensajería. Gracias a datos como este, usted debería pensar en invertir en software de gestión hotelera que incluya automatización por correo electrónico o se integre con una herramienta de cuadro de chat para comunicarse de manera eficiente con sus huéspedes. Un buen sistema de automatización de correo electrónico le permitirá enviar mensajes por correo electrónico en base a activadores y ofrecerá plantillas y opciones de personalización.

3. No se guarda en la nube

El problema con la mayoría de los sistemas de gestión hotelera más antiguos es que se ejecutan en hardware instalado en las instalaciones de la propiedad. Solo se puede acceder a estos sistemas cuando el usuario entra desde el sistema informático de la propiedad. Estos también requieren mantenimiento especializado costoso, y muchos proveedores añaden tarifas adicionales para asistencia técnica, actualizaciones de desemeño y adaptación del software.

Los sistemas basados en la nube almacenan los datos del PMS de forma remota, de modo que los usuarios puedan entrar al sistema en tiempo real desde cualquier parte que haya una conexión a internet. Estos sistemas basados en la nube están desarrollados para alto rendimiento. Además, el precio generalmente se basa en la suscripción e incluye el costo de soporte, actualizaciones frecuentes del sistema, control de seguridad y alojamiento de datos.

4. Lleva mucho tiempo formar a los emplados nuevos

El verdadero valor de un sistema de administración de propiedades se define por la gente que lo usa diariamente para administrar la propiedad con agilidad. El PMS debe ser simple de usar y contar con un panel fácil de entender. Las funciones de arrastrar y colocar pueden servir a los nuevos usuarios para aprender rápido a manejarse en el sistema.

Escuche al personal de su hotel. Si ellos expresan que el sistema es excesivamente complicado e inestable, y que el soporte técnico es deficiente, es hora de un cambio.

5. El retorno de la inversión es bajo

Un buen sistema de gestión hotelera debe producir un retorno de la inversión alto, después de todo, es más que solo una herramienta para organizar los datos de sus huéspedes. Un PMS eficiente tiene que ser superior e ir más allá ayudando a reducir costos, aumentar la productividad, atraer huéspedes, ahorrar tiempo y generar un retorno más elevado.

Con esto en mente, busque un PMS que:

• ofrezca un motor de reserva compatible con dispositivos móviles para ayudarle a aumentar las reservas directas;
• posea un administrador de canales que distribuya de manera efectiva el inventario de habitaciones a las OTA con las que esté conectado;
• incluya un análisis comercial exhaustivo para que usted pueda tomar decisiones fundadas en datos;
• cuente con un procesador de pagos para recibir los pagos tan pronto como el huésped confirme la reserva;
• sirva de CRM eficiente para administrar los datos de los huéspedes actuales y los recibidos anteriormente y las solicitudes especiales.

6. Tiene miles de sobreventas

El software de gestión hotelera de alta calidad le permitirá mantener la ventaja competitiva y prevenir la sobreventa. Los sistemas que carecen de un administrador de canales exigen que usted actualice las tarifas de forma manual en el canal de cada OTA. Esta práctica no solo es ineficiente, sino que también es una de las principales causas de sobreventa.

El PMS que cuenta con un channel manager actualizará su inventario de habitaciones en todos los canales a los que esté conectado en tiempo real, así no correrá el riesgo de que la misma habitación se reserve en dos sitios de OTA a la vez. Esto le permite optimizar la distribución de sus habitaciones en varios canales distintos para ayudarle a vender su inventario de forma eficiente. El PMS ideal debe funcionar como una solución todo en uno y puede ayudar a administrar muchos aspectos de las operaciones del hotel por su habilidad para comunicarse con los demás canales.

7. El estado de mantenimiento no se actualiza en tiempo real

El sistema de administración del hotel debe ayudarle a administrar su negocio hotelero de forma más eficiente de todas las maneras posibles, y esto incluye la limpieza y mantenimiento. El PMS productivo le permitirá organizar y administrar la limpieza desde el panel de control, de modo que usted pueda tener de inmediato una actualización del estado y la condición de las habitaciones, asignar personal de mantenimiento a las mismas, y agregar notas en las habitaciones según sea necesario.

8. Carece de capacidades para la administración de los ingresos

Es difícil tomar las decisiones correctas en cuanto a precio y distribución. El software de gestión hotelera adecuado debe ofrecer revenue management y funciones inteligentes para precios para ayudarle a recopilar datos del mercado y comparar sus tasas con las de la competencia. En resumen, debe permitirle tomar las mejores decisiones de precios estratégicos de modo que usted obtenga los mayores ingresos y ganancias posibles.

9. Es difícil llevar un seguimiento de los datos comerciales

El PMS efectivo facilita la generación de completos informes visuales con unos pocos clics para ver si sus acciones de marketing están rindiendo. ¿Cuántos negocios le proporcionó cada OTA este mes? ¿Está realizando un seguimiento de los informes de RevPar y ADR? Todos estos datos deberían ser fáciles de ver. Un PMS mejorado le permite generar informes visuales que puede adaptar filtrando datos como tipo de habitación, canal de marketing, año, ofertas y más.

10. Usted perdió confianza en la administración del flujo de caja en la propiedad

Si se está dificultando hacer el seguimiento de las transacciones de caja en el mostrador, la piscina, el bar, la tienda de regalos o la cafetería, esto es un buen indicio de que necesita actualizar su PMS.

Busque un sistema de gestión hotelera que le ayude a administrar varias cajas registradoras en toda la propiedad para saber si su negocio no está perdiendo dinero. Algunos software de PMS incluso permiten llevar un control del efectivo vinculando las cajas registradoras con cada usuario por turno. De esta manera, usted puede recibir informes automatizados de las transacciones de caja y balances al finalizar cada turno.

Reflexión final

No deje que un PMS desactualizado le impida acceder a oportunidades nuevas. Facilite la vida con un sistema de gestión hotelera eficiente que automatice las operaciones del hotel y maximice los ingresos.

Al fin, con el uso de tecnología de PMS basada en la nube como Cloudbeds, logrará que las operaciones de su hotel sse realicen de una manera más ágil y obtenga mayor rentabilidad.