Estrategias y software de gestión de inventario hotelero

Las habitaciones son el activo más valioso y rentable de la mayoría de los hoteles, pues contribuyen de forma sustancial a los ingresos (o revenue) y aumentan las ventas de servicios complementarios en la propiedad. Adoptar un enfoque estratégico e integral en la gestión del inventario de habitaciones resulta, por tanto, esencial para optimizar el rendimiento financiero de un alojamiento hotelero. 

En esta guía explicamos todo lo que los hoteleros deben saber para tener el control del inventario de habitaciones, desde precios y distribución hasta prácticas recomendadas y soluciones de software.  

Si operas un hotel pequeño o mediano, una posada, un hostel u otro tipo de alojamiento, te mostraremos cómo aprovechar tu inventario de habitaciones para generar más revenue y beneficios manteniendo los costos operativos a raya.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de inventario es importante porque los hoteles tienen un número limitado de habitaciones que vender cada noche, y el inventario de habitaciones es perecedero. A diferencia de una lata de sopa, por ejemplo, que puede estar en una estantería durante meses antes de venderse, las habitaciones de hotel tienen una fecha de caducidad breve.

Si una habitación no se vende en una determinada noche, esa oportunidad se pierde para siempre. Y cuantas más habitaciones se queden vacías, más difícil le será al hotel mantener su rentabilidad. 

La gestión de inventario también es importante porque:

• Los hoteles suelen contar con varios tipos de habitación. Cada uno tiene distintos valores que se pueden configurar de distintas maneras.
• Las habitaciones se distribuyen en diversos canales, cada uno con costos diferentes.
• Las habitaciones se comercializan en distintos segmentos de viajeros, cada uno con sus propias necesidades y expectativas. 

Más que simplemente maximizar las ventas, un objetivo clave de la gestión de inventario es vender las habitaciones adecuadas a los huéspedes apropiados en el lugar y en los canales correctos. Esto no solo genera más ingreso a costos inferiores, sino que además mejora la experiencia del huésped al emparejar el viajero justo con las habitación mejor adaptada a sus necesidades.

Por otra parte, si el inventario de habitaciones se gestiona indebidamente, los hoteles pierden oportunidades de reservas y se pueden disparar los costes de distribución y reducir los beneficios. Y si los huéspedes de hotel sienten que han pagado demasiado o la habitación no cumple sus expectativas, puede perjudicar su fidelidad y derivar en malas reseñas online.

¿Cómo afecta la gestión de inventario a los costos de explotación de un hotel?

Como se ha mencionado, cada red de distribución tiene costos diferentes, ya sea una agencia de viajes online (OTA), un GDS (sistema de distribución global) o el sitio web del hotel. Si un hotel recibe una alta cuota de reservas online de las OTA, un canal caro por sus altas comisiones, sus costos de captación de huéspedes (GAC) o gastos incurridos en generar reservas, serán elevados.

No obstante, si el hotel genera una mayor cuota de reservas directas, que normalmente implican costos menores, el GAC será inferior. A igualdad de precios, cuanto menor sea el GAC, más rentables serán las reservas. 

Otra métrica de rendimiento clave en la distribución del inventario hotelero es el costo por habitación ocupada, o CPOR (por sus iniciales en inglés). Se trata de una medida del costo medio del huésped que ocupa una habitación. Como algunos costos de explotación son fijos, es decir, son relativamente uniformes al margen de cuántas habitaciones se ocupen, los hoteles se benefician de las economías de escala y de un menor CPOR cuando aumenta la ocupación. A igualdad de precios, cuanto menor sea el CPOR, más rentable será el hotel. 

Tipos de inventario – habitación vs servicios

Si alguna vez has trabajado en una tienda minorista, sabrás que el personal realiza un seguimiento mensual del inventario, en el que se cuentan todos los artículos en las estanterías y en el almacén. Esto ayuda a llevar la cuenta de lo que hay en existencias, qué debe reponerse y qué productos deben devolverse o dejarse de vender. Con una gestión de inventario inteligente, las tiendas siempre tendrán existencias suficientes para satisfacer la demanda de clientes, pero nunca demasiadas y que no se vendan.

Este enfoque es similar en los hoteles pero con diferencias importantes. Primero, en lugar de un producto físico, los hoteles venden habitaciones, y no exactamente las habitaciones, sino noches de estadía en las habitaciones. Y aunque los hoteles también llevan el inventario de los suministros y el equipamiento para garantizar que tengan suficientes existencias para atender a las necesidades de los huéspedes, la gestión de inventario hotelero por lo general se refiere a la gestión, ventas y fijación de precios del inventario de habitaciones. 

Todos los demás productos y servicios de un hotel, como restaurante y bar, servicio de habitaciones, banquetes, minibar, spa, tienda de regalos, aparcamiento, golf y otros ingresos complementarios, se considera un tipo secundario de inventario. Las ventas de estos productos derivan a su vez principalmente de las ventas de habitaciones. Cuantas más habitaciones se ocupen en un hotel, mayor actividad habrá en sus establecimientos, aunque algunos hoteles también atraen a residentes locales y a huéspedes de otros hoteles.

Tipos de inventario de habitaciones 

La manera de clasificar y distribuir el inventario de habitaciones causa un impacto directo en las ventas. Estos son los cuatro tipos principales de inventario de habitaciones y cómo se distribuyen.

1. Inventario dividido

El inventario dividido permite a los dueños de propiedades juntar y vender habitaciones como si fueran una sola unidad (conocido como alojamientos virtuales) para atraer un rango más amplio de segmentación de huéspedes. Para entender mejor el inventario dividido, repasemos primero los alojamientos virtuales.

Con el inventario dividido, los operadores de alojamiento pueden distribuir alojamientos virtuales únicos y personalizables en distintos segmentos para aumentar su ocupación, lograr un mayor ADR y distanciarse de la competencia. Se puede aprovechar el inventario dividido en las OTA y los canales directos del hotel para lograr mayor impacto.

2. Inventario asignado

Para controlar la distribución, los hoteles pueden asignar cierto número de habitaciones a cada canal y reservar otras sólo para ventas directas. Sin embargo, si un canal no vende toda su asignación y otro canal podría vender más que el número asignado, el hotel pierde la oportunidad de obtener reservas. Si bien este método no es ideal, los hoteles que usan OTA y distribuidores mayoristas pueden tener que cumplir con los requisitos mínimos de asignación aceptados en el acuerdo de distribución.

3. Inventario compartido

El inventario compartido o dividido se refiere a las habitaciones que tienen varios usos o configuraciones y se pueden dividir o combinar y comercializar como más de un tipo de habitación. Por ejemplo, una habitación de una suite puede venderse como habitación separada o como parte de la suite, o una habitación de un hostel puede venderse como dormitorio o como habitación individual. Al atraer a distintos tipos de viajeros, el inventario compartido puede aumentar las ventas de habitaciones. 

4. Inventario a punto de caducar

Cuando los hoteles tienen dificultades para vender las habitaciones al precio deseado en el periodo de reserva habitual, se puede referir a ese tipo como inventario a punto de caducar. Para evitar que las habitaciones se queden vacías, los hoteles pueden ofrecer generosos descuentos e incentivos en las reservas. Aunque las tácticas de «ventas a precio de saldo» pueden mejorar las tasas de ocupación, perjudican al precio medio y pueden animar a los huéspedes a esperar hasta el último minuto para reservar.

9 prácticas recomendadas en la gestión del inventario hotelero

Examinemos de cerca algunas maneras de optimizar el valor y las ventas de tu inventario hotelero.

1. Mantén un registro detallado del inventario de habitaciones

Una buena gestión de inventario comienza por catalogar el número y el tipo de habitaciones que hay en la propiedad. ¿Cuántas habitaciones estándar, de lujo, suites y otras categorías de habitación tienes? ¿Qué características, comodidades y configuraciones de cama ofrece cada tipo de habitación? ¿Están nombradas debidamente las habitaciones, y captan las descripciones lo que es único y especial de cada tipo de habitación?

Teniendo en cuenta esta información, considera cómo agrupar tu inventario de maneras únicas para atraer nuevos segmentos de huéspedes y aumentar tus ingresos. Procura asegurarte que la información se carga el sistema de gestión de propiedades y se distribuye de manera consistente y acertada en tu sitio web y en todos los canales de reservas.

2. Define una estructura flexible de precios 

Eso de que los operadores de alojamiento fijaran los precios de las habitaciones una vez al año y los cambiaran en cada estación es cosa del pasado. Hoy, todo gira en torno a precios dinámicos: en otras palabras, ajustar regularmente los precios según los cambios en la demanda de mercado, la ocupación, los precios de la competencia y otros factores.

Como regla general, los hoteles deben aumentar los precios de las habitaciones en temporada alta para mejorar la tarifa diaria media (ADR) y disminuir los precios en temporada baja para aumentar la ocupación. 

Empieza por una estructura de precios que identifique el precio completo (precio publicado sin ningún tipo de descuento) de cada tipo de habitación y agrega una serie de incrementos o descuentos a medida que la demanda aumente o disminuya. Fija el precio de las habitaciones no solo basándote en su superficie, comodidades y vistas, sino también en la demanda media, y cobra un suplemento por los tipos de habitación que suelen venderse más rápido. Fija un precio atractivo para las habitaciones básicas y añade pequeños incrementos a cada tipo de habitación prémium. Haz que el viajero piense: «Si pago solo un poco más, tendré una mejor habitación».

3. Ajusta los precios, las promociones y las restricciones a la demanda

En la gestión diaria del inventario, es importante vigilar de cerca la velocidad con que llegan nuevas reservas, el ritmo de nuevas reservas y las habitaciones que quedan por vender. Compara el rendimiento con periodos anteriores para ver si la demanda es menor o mayor a la habitual. Para aumentar la ocupación en temporada baja, ofrece descuentos o promociones.

Para mantener el precio medio, ofrece mejoras de habitación o valor añadido en lugar de descuentos, como desayuno gratuito, aparcamiento o vales de comidas y bebidas.

Cuando hay mucha demanda, retira los descuentos y añade restricciones de estancia para sacar mejor partido de las fechas pico. Por ejemplo, si hay un importante concierto el sábado por la noche y esperas vender todas las habitaciones, cierra el sábado a las llegadas o implanta una estadía mínima de dos noches para aumentar la ocupación en las noches anterior y posterior.

4. Mantén una estrategia de distribución variada

En cuantos más canales anuncies tu inventario, mayores oportunidades tendrán los viajeros de encontrarte online y realizar una reserva. Mantener una estrategia de distribución variada significa poner el inventario disponible en distintos canales de distribución, como las OTA, las plataformas de marketing de metabúsqueda, como Google, Trivago y Tripadvisor, los GDS, los mayoristas, los bancos de camas y los canales directos, como el sitio web de tu hotel.

En lugar de adoptar el enfoque de inventario asignado y limitar las ventas de habitaciones, comparte el inventario distribuyendo todas tus habitaciones en varios canales a la vez. 

5. Controla los costos de distribución

Como se ha mencionado, cada canal de distribución implica distintos costos en función de las tarifas, comisiones y la publicidad. Al conocer los costos medios de captación de huéspedes en cada canal, sabrás en qué canales centrarte para obtener mayor rentabilidad. Por ejemplo, al aumentar la ocupación, considera cerrar o limitar la disponibilidad en las OTA y otros canales de alto costo para promover las reservas en tu sitio web y otros canales de distribución de bajo costo. 

6. Conoce los segmentos de tu mercado

A los distintos tipos de viajeros les atraen distintos tipos de habitaciones. Dependiendo de tu propiedad, tus segmentos de cliente podrían incluir ocio, corporativo, grupos y demás, o una mezcla de todos los segmentos. Si los viajeros corporativos reservan habitaciones prémium más habitualmente que otros viajeros, generarán más revenue y serán de un valor superior para tu propiedad. Si los viajeros de placer se quedan más tiempo, pero tienden a no contratar servicios diarios de limpieza y mantenimiento, atenderlos costará menos. 

Identifica los segmentos de mercado más valiosos y adapta las descripciones de las habitaciones, las ofertas especiales, los paquetes y los productos de valor añadido para que coincidan con sus hábitos y preferencias de reserva. Crea alojamientos virtuales para atraer a la segmentación de mercado que has identificado, como familias grandes que necesitan más espacio.

7. Activa el marketing y las ventas 

El objetivo de las actividades de marketing y ventas es crear demanda para el inventario de habitaciones. Lo primero: tu sitio web es tu plataforma de promoción más importante. Si resulta difícil navegar o realizar reservas en ella, perderás ventas. Las descripciones de las habitaciones deben ser claras, concisas y atractivas, y deben incluir fotos de buena calidad y un proceso de pago y reserva rápido y sencillo.

Recuerda que, hoy en día una alta proporción de viajeros usan smartphones y tabletas para buscar y reservar hoteles, por lo que el contenido del sitio web debe ser apto para verse desde dispositivos móviles.

Además, los hoteleros pueden activar una serie de canales de marketing, como metabúsqueda, publicidad de costo por clic, redes sociales y marketing por correo electrónico para generar demanda. Crea paquetes y promociones para anunciar los tipos de habitación prémium y compleméntalos con servicios suplementarios como desayuno y aparcamiento para aumentar el gasto medio. Trabaja estrechamente con el departamento de ventas para identificar fechas clave y crear promociones que atraigan reservas de grupos y cuentas corporativas. 

Antes de la llegada o durante el check-in, un plan de venta adicional puede generar revenue incremental y aumentar la ocupación en suites y habitaciones prémium. En lugar de dejar que esas habitaciones se queden vacías, ofrece mejoras de habitación gratuitas para sorprender y entusiasmar a tus huéspedes.

8. Perfecciona el proceso de previsión

La previsión es el proceso de generar un informe de la ocupación esperada y el precio medio por día y segmento de mercado de los próximos meses. Esto ayuda a los hoteles a anticipar su futura ocupación y prepararse en consonancia. Los departamentos de ventas y marketing pueden realizar acciones para aumentar la ocupación en temporada baja y aprovechar la demanda en temporada alta. Y el departamento de operaciones sabrá cuántos empleados programar y cuánta comida, bebida y suministros solicitar.

Si no realizas una previsión, puedes perder oportunidades de revenue, tener exceso o falta de personal, despilfarro y elevados costos de explotación. Para realizar una previsión precisa, los hoteles deben analizar con cuidado el negocio en los libros y el ritmo de reservas, comparar los datos con meses y años anteriores, y tener en cuenta las condiciones del mercado actual, como eventos especiales. Al perfeccionar tus habilidades de previsión, puedes ayudar a que el inventario de habitaciones alcance su potencial de ventas óptimo y al mismo tiempo conseguir un mayor control sobre los costos. 

9. Ajusta el inventario para satisfacer la demanda

¿Qué tal satisface tu inventario de habitaciones la demanda? El Informe sobre el estado del alojamiento independiente de Cloudbeds reveló que una de las principales tendencias que están cambiando la industria hotelera son los viajes combinados y la hotelería híbrida. Los viajeros buscan alojamientos que ofrecen opciones y flexibilidad sobre los servicios y tipos de habitación.

Si algunos tipos de habitaciones se venden rápidamente y otras se quedan vacías, es un claro síntoma de que hay una desconexión entre tu inventario y la demanda de mercado. A corto plazo, considera reformar los tipos de habitaciones con baja demanda cambiando su disposición, añadiendo nuevas comodidades o tecnologías, o instalando mobiliario como un gran escritorio de trabajo o una cama de matrimonio en lugar de dos camas. Cambia de nombre o de categoría estas habitaciones y ofrécelas como inventario compartido o dividido (lo que proceda) actualizando sus descripciones para satisfacer mejor la demanda.

A largo plazo, planifica mejoras de capital y reformas para adaptar tu inventario de forma que se alinee mejor con las necesidades y expectativas de los viajeros de hoy.   

¿Qué es un sistema de gestión de inventario hotelero?

Está claro que gestionar el inventario es un proceso complejo, y las hojas de cálculo manuales y la tecnología anticuada ya no sirven de mucho. Con recursos limitados, los operadores de pequeños alojamientos y hoteleros independientes necesitan valerse de la tecnología para competir con grandes hoteles de marca con el fin de llegar a los viajeros. 

Si no aprovechas las nuevas soluciones de software de gestión de inventario hotelero disponibles hoy en día, que emplean la automatización y están creadas de forma personalizada para satisfacer las necesidades de la moderna gestión de inventario, estarás perdiendo oportunidades de mejorar la eficiencia y obtener un mejor rendimiento empresarial.

Seis soluciones de software para gestión del inventario hotelero. 

1. Sistema de gestión de propiedades PMS

El sistema PMS actúa como el núcleo de las operaciones del hotel, gestiona muchas de las funciones relativas al control del inventario y se conecta con otras soluciones que facilitan la distribución y los precios. Entre las funciones del PMS se incluyen reservas, perfiles de huéspedes, check-in y check-out, limpieza y mantenimiento, y contabilidad.  Con un PMS moderno, gestionar el inventario compartido o dividido es fácil. Y los huéspedes no tienen que esperar mientras el personal del hotel intenta averiguar si la habitación está limpia, sucia u ocupada.

2. Channel Manager

Un channel manager permite a los hoteles distribuir el inventario en varios canales de reserva desde una única plataforma centralizada, lo que garantiza que los precios y la disponibilidad estén siempre sincronizados. Cuando se vende una habitación en un canal, la disponibilidad se actualiza automáticamente en el resto de canales. Esto permite la gestión eficiente y en tiempo real del inventario de habitaciones, promueve el inventario equitativo y evita la pérdida de ventas y las dobles reservas.

3. Motor de reservas 

El motor de reservas del sitio web también facilita la distribución de habitaciones, lo que permite a los hoteles mostrar los precios y la disponibilidad en tiempo real en su sitio web y vender las habitaciones directamente a los huéspedes. Con una pasarela de pago integrada, los datos del pago se rellenan automáticamente en la reserva. Esto proporciona una experiencia de reserva ágil y sencilla para los huéspedes y reduce las comisiones de las OTA para el hotel.

4. Solución de marketing hotelero

Una solución de marketing hotelero ayuda a los hoteles a darse a conocer y aumentar las ventas en diversos canales de marketing online, como el sitio web, los motores de búsqueda, canales de metabúsqueda y anuncios de terceros. Los hoteles pueden posicionarse, promocionar y distribuir más eficazmente el inventario de habitaciones explorando herramientas avanzadas y apoyándose en la experiencia de expertos en marketing.

5. Soluciones de interacción con los huéspedes

Al prestar apoyo a las funciones de ventas y atención al cliente, el software de interacción con los huéspedes ayuda a los hoteles a mantenerse en contacto con los huéspedes en cada etapa del recorrido del cliente, ya sea mediante chat en vivo, SMS, WhatsApp o correo electrónico. También centraliza todas las comunicaciones en una única bandeja de entrada unificada. Esto ayuda a los hoteles a convertir más reservas y promocionar inventario secundario del hotel, como comidas y bebidas, tratamientos de spa, actividades y ventas adicionales. 

6. Sistema de gestión de revenue

Un sistema de gestión de revenue (RMS), o solución de gestión de rendimientos, ayuda a los hoteles a gestionar los precios y el inventario para lograr una mayor ocupación, tasa media y RevPAR (revenue por habitación ocupada). Un RMS automatiza la recopilación de datos y generación de informes e incluye herramientas de precios integradas para ayudar a las propiedades a mantener una estrategia de precios dinámica y asegurar que los precios siempre permitan optimizar las ventas.

Más que software de inventario: la moderna plataforma de hotelería

Uno de los retos de la gestión del inventario en varios sistemas es que las tareas y los datos están fragmentados y aislados, lo que dificulta conciliar la disponibilidad, los precios y la información de perfiles de huéspedes. Para superar estos problemas, cada vez más hoteles están recurriendo a una plataforma de hotelería abierta y basada en la nube que integra por completo las aplicaciones básicas mencionadas antes, y que además permite las conexiones con aplicaciones de terceros.  

Cómo funciona la plataforma hotelera de Cloudbeds 

Diseñada para propiedades independientes, la plataforma de Cloudbeds consolida todas las funciones básicas del software de gestión hotelera en una sola plataforma intuitiva basada en la nube. Los datos fluyen libremente entre sistemas unificados y se consolidan en un único perfil de huésped y en un repositorio compartido de inventario de habitaciones. Los empleados sólo tienen que aprender a usar un sistema, un panel de control y un punto de contacto principal para atender a los huéspedes y clientes.

Mediante revolucionarias herramientas de gestión del inventario, como el inventario dividido, Cloudbeds permite a dueños de propiedades aumentar sus ingresos y tasas de ocupación al ofrecer alojamientos virtuales únicos y personalizables para atraer más reservas, aumentar su ADR y diferenciarse de la competencia.

Con una plataforma de gestión hotelera unificada y basada en la nube como Cloudbeds, las propiedades de todos los tamaños podrán gestionar mejor su inventario y aumentar el revenue a un costo inferior, mientras ofrecen una mejor experiencia del huésped en todos los puntos de contacto. Esto permite adoptar un enfoque verdaderamente estratégico e integral para la gestión del inventario hotelero.