Integraciones de un PMS: Qué significan para los hoteleros modernos

Uno de los mayores retos que hay hoy en día en la industria hotelera es la integración de la tecnología. Los negocios de alojamiento pueden comprar el sistema de gestión de propiedades (PMS) más sofisticado  del mundo, pero si no puede comunicarse con otros programas de software esenciales, no podrá funcionar a plena capacidad. Y la clave para la comunicación es la integración. 

En este artículo examinamos los pros y contras de las integraciones con el PMS en los negocios de alojamiento independientes. ¿Qué significaría integración en términos sencillos? ¿Cuáles son los componentes más importantes de una plataforma de gestión hotelera integrada? ¿Y adónde conduce todo esto? 

Lo bueno es que no necesitas ser un experto tecnológico para entender cómo funcionan las integraciones. Y con unos conocimientos básicos, sabrás las preguntas adecuadas que plantear a los proveedores de tecnología y estarás mejor equipado para tomar decisiones inteligentes sobre la tecnología que mejorara tu rendimiento y hará que los huéspedes repitan.

¿Qué es una integración con un PMS?

Si el servicio al huésped es la cara sonriente de un alojamiento, la tecnología es su robusta columna vertebral. En los últimos años, la tecnología ha desempeñado un papel cada vez más importante en el funcionamiento de grandes hoteles y pequeñas propiedades por igual. Y en la base de todo se encuentra el sistema de gestión de propiedades. 

El sistema de gestión de propiedades se concibió en los años 80 como medio de automatizar tareas y crear eficiencias relativas a las operaciones de recepción. Con el tiempo, se han añadido nuevas características y capacidades al PMS para ayudar a los hoteles a funcionar con mayor eficiencia, aumentar la ocupación y rentabilidad, y mejorar la experiencia del huésped. 

Al mismo tiempo, gran parte de la innovación también se ha producido al margen del PMS. Se han desarrollado nuevas soluciones de software para ayudar a los hoteles a gestionar la distribución en línea, aceptar reservas y pagos con tarjeta de crédito en su sitio web, ofrecer servicios de check-in digital, gestionar la fidelidad de los huéspedes y comunicarse con ellos mediante SMS y chat, entre otras funciones. 

¿Cuál es el reto? Para que estos sistemas funcionen a plena capacidad, deben estar conectados al PMS. De lo contrario, los datos de los huéspedes esperarían en silos separados y deberían compilarse manualmente en hojas de cálculo de Excel, lo que provocaría ineficiencias, errores en la entrada de datos y mala comunicación con los huéspedes.

La clave de la integración: Interfaces de programación de aplicaciones (API)

Afortunadamente, existe una solución relativamente sencilla: las interfaces de programación de aplicaciones (API de Application Programming Interfaces en inglés). Las API conectan las aplicaciones de software usando un conjunto definido de protocolos, herramientas y normas que les permiten compartir datos y comunicarse entre sí.

Dependiendo de cómo se configure una API, la conexión puede ser unidireccional, lo que significa que los datos solo los puede enviar una aplicación y recibirlos otra, o bidireccional, en la que ambas aplicaciones pueden enviar y recibir datos. Una integración bidireccional es clave para mantener la información actualizada y evitar errores.

¿Qué significan las integraciones con el PMS para un negocio de alojamiento moderno?

Cuando un otro software se integra con el PMS, este último facilita el flujo constante de información entre los departamentos y ayuda a garantizar una experiencia del huésped perfecta. 

Veamos un ejemplo. Si un huésped llama a recepción para solicitar una salida tardía y el agente introduce la información en el sistema PMS, una solución de software de limpieza conectada al PMS recibirá la información automáticamente y avisará al servicio de habitaciones de ese piso. Esto ayuda a evitar una situación habitual que surge en los hoteles y una fuente común de molestias para los huéspedes: personal del servicio de habitaciones entrando después de la hora de check-out creyendo que ya se ha desalojado la habitación.

Plataformas de PMS hotelero heredadas vs. abiertas y modernas

Aunque las API son una solución ideal para la tecnología reciente, el problema es que la mayoría de los PMS utilizados en los hoteles hoy se basan en una tecnología que se desarrolló hace décadas y no se ha adaptado a los cambios tecnológicos. Integrar nueva tecnología con un PMS heredado puede ser un proceso lento y caro, e incluso dudamos que pueda ser una opción válida. 

Además, la mayoría del software nuevo que se desarrolla hoy se basa en la nube, lo que significa que el hardware y software se alojan externamente y el personal accede al software de forma remota a través de internet. Sin embargo, los modelos de PMS heredados se diseñaron originalmente para instalarse localmente, por lo que tardan mucho más en migrar a la nube. Esto ha dificultado al máximo las integraciones.

Entretanto, los proveedores de PMS de última generación han demostrado ser más ágiles y flexibles. Algunos son nativos de la nube, lo que significa que se diseñaron especialmente para la nube y evitaron la tecnología de instalación en local por completo. Las actualizaciones y el mantenimiento se pueden realizar de forma remota, lo que se traduce en menos tiempo de inactividad. Y en lugar de tener que comprar software y hardware caros, los hoteles pagan una cuota de suscripción mensual, con lo que los costes se comparten con otros negocios. 

Además, muchas plataformas PMS nativas de la nube se diseñaron bajo las normas de API abiertas, que hace que la integración con otras aplicaciones sea más fácil y rentable. Una vez construida una integración, se puede replicar para todos los clientes.

La plataforma PMS del futuro

La configuración tradicional del PMS, en la que el PMS se sitúa en el centro de la pila tecnológica del hotel y las aplicaciones de software externas se conectan a él, se suele conocer como el modelo radial (hub-and-spoke). La desventaja de este modelo es que crea un complejo mosaico de sistemas, integraciones y proveedores que deben gestionar los hoteleros. Puede ser una tarea laboriosa y confusa, por no mencionar la distracción que supondría de la misión primordial de ocuparse de los huéspedes.

Para mitigar estos problemas, cada vez más alojamientos están optando por una plataforma hotelera abierta y basada en la nube. En este modelo, una empresa tecnológica proporciona un conjunto básico de aplicaciones completamente integradas, que puede incluir un PMS, motor de reservas, channel manager, sistema de revenue management, solución de pagos, solución de marketing digital y herramientas de interacción con el huésped. Todas estas aplicaciones funcionan conjuntamente para ayudar a los operadores a generar más reservas y ofrecer una experiencia del huésped eficiente y perfecta.

El modelo de plataforma permite que los datos fluyan libremente por los sistemas integrados y sean accesibles por todos los usuarios. Al consolidarse la información de los huéspedes en un único perfil, las emisiones de silos de datos, los duplicados y los errores en la entrada manual de datos se reducen. La versatilidad de la plataforma hace que sea adecuada para una amplia gama de tamaños y tipos de propiedades, incluidos los operadores de múltiples propiedades. Al automatizar un número cada vez mayor de tareas, todos los tipos de negocios pueden beneficiarse de mayor eficiencia y menores costes de mano de obra, por no mencionar el aumento de reservas y huéspedes más felices.

Integraciones con PMS en el Marketplace

Pero, ¿y si un alojamiento quiere usar una aplicación de software que no ofrece el proveedor de la plataforma? Fácil. La mayoría de proveedores de plataformas de hotelería ofrecen un marketplace seleccionado de socios de integración, que permite a los clientes explorar diversas opciones y elegir las aplicaciones que mejor se adaptan a sus necesidades. Suele haber ya una API diseñada para la aplicación y resulta muy fácil conectarla al PMS y configurar el software.

Beneficios del modelo de la plataforma de hotelería

Veamos otras ventajas del modelo de la plataforma de hotelería.

• Al operador de alojamiento se le suministra una pila tecnológica básica de soluciones completamente integradas, con un único proveedor con el que trabajar, un inicio de sesión único para el personal y un solo centro de soporte al que acudir para recibir ayuda.

• Se puede personalizar la pila tecnológica en función de las necesidades del alojamiento.

• Los operadores de alojamiento pueden elegir entre una serie de aplicaciones que van desde un sistema de punto de venta (TPV) hasta software de llaves electrónicas o una solución de gestión de la reputación.

• Los operadores pueden aumentar su pila tecnológica con el tiempo, y mantener actualizadas sus crecientes necesidades y las expectativas cambiantes de los viajeros con conocimientos tecnológicos.

3 integraciones esenciales para un PMS

Con tantas soluciones de software entre las que elegir, ¿cómo establecen prioridades los negocios de alojamiento? Están son las tres integraciones más importantes. 

1. PMS – Sistema de Revenue Management (RMS)

Un sistema de revenue management ayuda a los hoteleros a maximizar los ingresos optimizando los precios de las habitaciones, la disponibilidad y los controles de inventario y supervisando el comportamiento de los precios de la competencia y la demanda del mercado. Cuando un RMS se integra con el PMS, los hoteles pueden gestionar el inventario y los precios de forma más eficiente y elaborar previsiones oportunas y precisas de la demanda futura en las que basar estrategias de marketing e ingresos. 

2. PMS – Sistema de punto de ventas (POS)

Una solución TPV (POS de point of sale en inglés) se utiliza para procesar las transacciones de los huéspedes y gestionar la venta de comida, bebida y servicios en establecimientos como el bar, el restaurante, la tienda de regalos o el spa del hotel. Cuando el sistema TPV se conecta al PMS, los artículos comprados en estos establecimientos se pueden cargar automáticamente a la habitación del huésped. Los empleados pueden verificar fácilmente que los huéspedes están registrados y disponen de privilegios de cobro, lo que ayuda a evitar errores de facturación, fraude o devolución de cargos. 

3. PMS – Herramientas de instalaciones y operaciones

Las soluciones operativas mejoran la eficiencia al optimizar procesos como limpieza y mantenimiento, gestión de programación y mano de obra, comunicación con el equipo, llave móvil y acceso sin llave, venta adicional, entre otros. Estas aplicaciones no solo hacen que los hoteleros sean más ágiles en las operaciones diarias, sino que también ayudan a aumentar los ingresos y ofrecer una excelente experiencia al huésped.

Integraciones con la plataforma de Cloudbeds  

Quizá no sea una sorpresa que Cloudbeds crea firmemente en el modelo de plataforma como la solución de integración ideal para los establecimientos hoteleros independientes. Con la plataforma de Cloudbeds, conectar todo el software que necesitas para ahorrar tiempo, atender a tus huéspedes con eficiencia y hacer crecer tu negocio es más fácil que nunca. 

Veamos algunos de sus beneficios:

• Sacar provecho de una plataforma completamente integrada, que incluye un PMS, Channel Manager, motor de reservas en el sitio web, herramienta de inteligencia de precios, procesamiento de pagos, solución de marketing digital, interacción con el huésped, entre otros. 

• Gestionar tu alojamiento desde una plataforma unificada, donde todos los departamentos trabajan desde el mismo sistema, desde la recepción hasta la administración.

• Explorar el Marketplace de Cloudbeds y elegir entre decenas de soluciones de software, opciones de hardware y aplicaciones de autoservicio de terceros, todo ello conectable a nuestra plataforma mediante API.

• Unirte a destacadas empresas de otros sectores que han adoptado el modelo de plataforma y ya disfrutan de enormes beneficios en materia de eficiencia, productividad y rentabilidad. Entre ellas se incluyen Apple, Salesforce CRM y Uber, por nombrar unas pocas.

• Tener la certeza de que trabajas con la empresa tecnológica líder del sector hotelero. Cloudbeds fue elogiada como “Actor principal” por IDC MarketScape en la evaluación de proveedores de sistemas de gestión de alojamientos hoteleros a nivel mundial en 2022.