Por Lana Cook
Un software de inteligencia empresarial desempeña un papel fundamental en la toma de decisiones estratégicas de los hoteles, pero no todos los sistemas son iguales.
Las herramientas genéricas de BI requieren tiempo y esfuerzo para configurar los datos y personalizar los informes según las necesidades específicas de tu hotel. Puedes pasarte horas manipulando y mapeando datos para desvelar la información necesaria para maximizar los ingresos y mejorar la experiencia de los huéspedes.
Las soluciones de inteligencia empresarial centradas en la hotelería, por otra parte, eliminan las ineficiencias asociadas a las herramientas genéricas de BI. Facilitan la extracción, transformación y carga de datos (ETL), la creación de informes personalizados, la comprensión del rendimiento de varios alojamientos y la colaboración entre departamentos, todo ello dentro del sistema de gestión de propiedades (PMS).
Para conocer los entresijos de las herramientas de BI y cómo una solución de inteligencia empresarial centrada en la hotelería, como Cloudbeds Insights, puede mejorar la capacidad de elaboración de informes para grandes alojamientos y grupos hoteleros, hablamos con Jackson Chin, Senior Product Manager de Cloudbeds.
Breve descripción del software de BI
El software de inteligencia empresarial recopila y analiza información de tu alojamiento extrayendo datos de varias fuentes, como tu PMS, sistema de gestión de ingresos (RMS) y pasarela de pago.
Al hacerlo, las soluciones de BI dotan a tu equipo de datos precisos y actualizados para la toma de decisiones estratégicas. Estos conocimientos pueden utilizarse para impulsar las operaciones de tu hotel, aumentar tus ingresos e incluso mejorar la experiencia de tus huéspedes.
5 deficiencias de las herramientas genéricas de BI
Aunque las herramientas genéricas de BI ofrecen muchas funciones, a menudo carecen de funcionalidades específicas de la hotelería. Aquí desglosamos las deficiencias de las herramientas genéricas de inteligencia empresarial para hoteleros.
1. Mapeo de datos
Muchas herramientas de BI dificultan el mapeo de datos, omitiendo los campos relevantes para la hotelería. Como señala Jackson, «muchas veces, no hay mucha flexibilidad para hacer cambios en la herramienta principal». Para obtener los datos que necesitas, debes cotejar y formatear manualmente los datos de distintas fuentes para que se transfieran sin problemas a tu sistema de BI.
2. Informes deficientes sobre varios alojamientos
Si quieres comparar el rendimiento de toda tu cartera, muchas herramientas no tienen la capacidad de agregar información de varios alojamientos, por lo que es necesario introducir datos manualmente para exportarlos y combinarlos. «Si miras varios alojamientos o intentas hacer un análisis en profundidad, a menudo tienes que recurrir a otras herramientas», explica Jackson.
3. Control de datos
Con las herramientas genéricas, dice Jackson, «realmente tienes que configurar [tu herramienta de BI] para hacerla tuya, porque no tiene contexto sobre lo que intentas analizar». Eso significa que se necesita mucho esfuerzo para crear y mantener informes que garanticen que estás analizando los conjuntos de datos más importantes.
4. Colaboración interdepartamental
Desde la contabilidad hasta las operaciones, las funcionalidades de colaboración están aisladas en herramientas de BI genéricas, lo que dificulta considerablemente las iniciativas interfuncionales. Además, muchas herramientas genéricas cobran por usuario, por lo que resulta caro compartir datos y colaborar entre departamentos.
5. Informes estáticos
Aunque muchas de las ofertas genéricas de BI actuales permiten a los alojamientos crear informes estáticos, carecen de opciones personalizables o de la capacidad de filtrar la información a nivel granular.
Cloudbeds Insights: una solución de BI centrada en la hotelería
Jackson nos guio a través del proceso de desarrollo de Cloudbeds Insights, una solución de inteligencia empresarial centrada en la hotelería y diseñada para reducir la dependencia de los equipos hoteleros de herramientas de BI agnósticas para la industria. Las sofisticadas ofertas de Cloudbeds Insights incluyen datos en tiempo real sobre los que tu personal puede actuar rápidamente y flexibilidad dentro de tu PMS.
Aquí desglosamos dos componentes cruciales de Cloudbeds Insights.
De construcción propia.
La creación interna de Cloudbeds Insights permitió a Jackson y a su equipo controlar totalmente la funcionalidad y las características de la solución. Con un profundo conocimiento de lo que es importante para los hoteleros, el equipo pudo construir un sistema que priorizara estas funciones.
Por ejemplo: «En hotelería, el calendario es muy importante, pero muchas herramientas de BI no tienen un buen calendario para mostrar la información sobre ocupación», dice Jackson. «Al construirlo internamente, tenemos pleno control de cómo debe ser el calendario y hacerlo realmente centrado en la hotelería».
¿Lo mejor de una solución interna? El equipo seguirá elevando el producto para incorporar nuevas características y funcionalidades basadas en los comentarios de los clientes.
Una estrategia de datos sólida.
Cloudbeds Insights facilita a los hoteles el acceso a sus datos sin límites gracias a la integración con el PMS. Además de los datos específicos del alojamiento, Cloudbeds tiene previsto aumentar su oferta de análisis de datos mediante integraciones sucintas con socios de referencia.
«En el futuro, esperamos integrarnos con socios para obtener aún más datos en la plataforma de análisis, de modo que los usuarios puedan empezar a comparar su rendimiento y disponer de un lugar central para visualizar sus datos».
6 características únicas de Cloudbeds Insights
Además de construirse internamente y ofrecer una estrategia de datos fundamental para el futuro crecimiento analítico y la evaluación comparativa, Cloudbeds Insights ofrece características únicas para los hoteles.
1. Integrado directamente en el PMS
Lo que hace que Cloudbeds Insights sea única respecto a otras herramientas genéricas de BI disponibles en el mercado es que la plataforma está integrada directamente en el PMS, lo que permite a los usuarios acceder a los datos en tiempo real. No solo las actualizaciones son casi instantáneas, sino que los hoteles pueden personalizar totalmente los informes, algo que no se encuentra en muchas herramientas.
2. API abierta y datos extraíbles
Las API abiertas permiten que tu pila tecnológica existente se conecte a la perfección con tus datos, permitiendo procesos más rápidos para actualizaciones en tiempo real. La API abierta de Cloudbeds permite a los usuarios ser creativos, abriendo las posibilidades de crear flujos de trabajo personalizados y automatizaciones en herramientas externas.
Jackson recuerda un caso de uno de los primeros clientes de Cloudbeds con alquileres mensuales que utilizó la API de informes Cloudbeds Insights para recopilar datos periódicos y construir su automatización.
«Utilizaron nuestra API de informes para crear activadores y automatizaciones que les facilitaran la vida, en lugar de ir a un informe y verlo manualmente y clasificar por orden descendente para ver las cifras», dice.
3. Visualización de datos
Cloudbeds Insights también ofrece cuadros de mando ilimitados y totalmente personalizables con una amplia visualización de datos.
Crea cuadros de mando para cada uno de tus respectivos perfiles de huésped, o para cada uno de tus departamentos. También puedes mezclar y combinar informes gracias a la función de arrastrar y soltar de la plataforma, para adaptarlos a la configuración de tu panel de control. Tus paneles de control se actualizan en tiempo real «Así que si tu informe cambia, el centro también lo hará».
4. Informes personalizables
Desde el filtrado avanzado, el pivotaje y la agrupación hasta las fechas relativas, Cloudbeds Insights ofrece informes personalizables, que proporcionan a los hoteleros la información que necesitan para tomar decisiones basadas en datos.
Sin embargo, son los informes de comparación de periodos de tiempo los que Jackson recomienda para los grupos hoteleros, especialmente en relación con su importancia en torno al informe de ritmo, comparando un periodo de tiempo concreto de años anteriores.
«Con el modo de comparación, puedes buscar cualquier punto en el tiempo, pasado o futuro, y comparar de ese modo», dice Jackson. «Muchos PMS tienen esta funcionalidad, pero no son tan flexibles como para poder saltar a cualquier punto en el tiempo. Tenemos capacidad para hacerlo».
5. Capacidades de colaboración
Tanto si se trata de crear y distribuir informes para su revisión, como de estandarizar tus procesos de elaboración de informes entre equipos o compartir actualizaciones con partes interesadas externas, Cloudbeds Insights permite a los managers y a sus equipos colaborar eficazmente y establecer procesos claros de elaboración de informes (sin precios por usuario).
Además, la función de suscripción por correo electrónico de Cloudbeds Insights te permite comunicarte y mantener correspondencia fácilmente con los respectivos equipos operativos y de limpieza, restringiendo el acceso según sea necesario.
Jackson comparte: «No tienes que tener acceso a Cloudbeds Insights en absoluto, y también puedes distribuir informes de esa forma. Uno de nuestros clientes utiliza una lista de huéspedes previstos para el día siguiente para preparar el desayuno. El informe tiene una fecha relativa que tirará de los huéspedes internos de mañana. Se envía un correo electrónico a las personas que preparan el desayuno, que reciben una lista por la mañana».
Incluso puedes configurar quién obtiene acceso a tu suscripción de correo electrónico fuera de la plataforma Cloudbeds, lo que facilita compartir datos con partes interesadas externas sin crear nuevos usuarios.
6. Informes nativos de varios alojamientos
Informar sobre todos los alojamientos es muy difícil, ya que muchos PMS carecen de funciones nativas y de informes para grupos hoteleros con varios alojamientos. Este es especialmente el caso de los hoteleros que necesitan informes para distintas regiones. Un software de BI con funciones multipropiedad es imprescindible para los hoteleros responsables de la gestión de varios alojamientos.
Para el equipo de Jackson era importante conceder a los hoteleros responsables de la gestión de varios alojamientos el control total de sus datos y paneles de informes. Esto incluye el acceso front-end, como interfaces de usuario para informes y paneles de control, pero también el acceso back-end para integraciones y análisis en profundidad.
Con Cloudbeds Insights, puedes agrupar fácilmente los alojamientos de la forma que quieras con informes nativos multipropiedad. Con datos estandarizados en toda la herramienta, es tan sencillo como elegir una casilla y crear varios informes para tus respectivos hoteles y regiones.
«También puedes crear un informe a nivel de cartera que tenga todos tus alojamientos juntos. Esto es algo bastante único para una herramienta nativa de inteligencia empresarial», dice Jackson.
Cómo empezar con Cloudbeds Insights
Cloudbeds Insights revoluciona la hotelería ofreciendo herramientas de inteligencia empresarial centradas en la hotelería e integradas directamente en tu PMS. Desde informes personalizables hasta datos en tiempo real y funciones de colaboración, está diseñado para satisfacer las necesidades exclusivas de los hoteleros de todo el mundo, incluidas las grandes cadenas hoteleras y los grupos hoteleros con varios alojamientos.
Sobre Lana Cook
Lana Cook es gestora de contenidos en Cloudbeds, donde combina su amor por la escritura con su pasión por viajar. Ha dedicado los últimos años a escribir sobre todo lo relacionado con tecnología y la manera en que puede ayudar a los negocios a triunfar. Cuando no está escribiendo, puedes encontrarla viendo una buena película o buscando la última serie de TV a la que dedicarle horas.
