Qué es un TPV para hoteles: ventajas, características y principales proveedores

Desde restaurantes y salones hasta balnearios y tiendas de regalos, los hoteles de hoy ofrecen mucho más que un lugar donde dormir. Para gestionar eficazmente todos los puntos de venta (TPV) de un alojamiento, los operadores deben aprovechar la tecnología.  

Una de esas tecnologías hoteleras es un sistema de terminal de venta. Un sistema de TPV te permite procesar y registrar rápidamente las transacciones en todo el alojamiento para mejorar la experiencia de los huéspedes, optimizar operaciones y llevar a cabo una mejor gestión de ingresos.

Sigue leyendo para saber más sobre las ventajas de un sistema TPV para hoteles, las características que debes buscar y cómo integrar tu sistema con tu plataforma de gestión hotelera.

La importancia de un sistema TPV para los hoteles

Aunque la mayor parte de tus ingresos procedan de las reservas de habitaciones, lo más probable es que también tengas otras fuentes de ingresos (o puntos de venta). Podrían ser:

• Restaurante
• Bar
• Servicio a la habitación
• Spa
• Giftshop
• Alquileres
• Tours
• Transporte

Un sistema TPV para hoteles te permite procesar eficazmente las transacciones de todos los puntos de venta, todo en un solo lugar. Esto es especialmente importante a medida que aumenta el uso de transacciones sin efectivo; los hoteles tienen que estar preparados para aceptar diversos métodos de pago en cualquier momento y lugar de su alojamiento.

Por ejemplo, si un huésped pide servicio de habitaciones, reserva un masaje y participa en una excursión por la ciudad, ¿no sería más fácil añadir esas transacciones a una sola factura en lugar de tratar cada una por separado? Un sistema de TPV rastrea y agrupa todas las transacciones realizadas por cada huésped en una sola factura para que puedan pagar en la caja, lo que agiliza la experiencia del huésped y aumenta la eficiencia de back-office.

10 ventajas de los TPV para hoteles

Sin un sistema TPV, tus empleados tendrían que añadir a mano los cargos del alojamiento a la ficha del huésped. Estos métodos manuales consumen un tiempo valioso y dejan margen para el error. Las entradas manuales también impiden a las empresas de hotelería recopilar datos sobre las pautas de gasto de los huéspedes, que son fundamentales para la captación de huéspedes y el marketing.

Hoy en día, el TPV de un hotel puede (y debe) integrarse con tu pila tecnológica existente, incluidos tu sistema de gestión de propiedades (PMS), motor de reservas y sistema de revenue management. Esta integración proporciona ventajas esenciales para los hoteles, como: 

1. Sincronización en tiempo real. Tus sistemas deben estar sincronizados en tiempo real para que la comunicación fluya desde dondequiera que se produzca una venta en el alojamiento hasta el sistema de  recepción, de modo que el personal esté al corriente de cada transacción.
2. Automatización de tareas. Automatiza los procesos manuales del punto de venta para ahorrar tiempo a tu equipo y mejorar la eficacia en todos los departamentos. Considera la posibilidad de que los huéspedes hagan sus propios pedidos a través de aplicaciones o quioscos para reducir aún más la carga de trabajo del personal (además, los clientes gastan una media de 20 % más cuando hacen sus propios pedidos).
3. Seguimiento de datos. Una solución de TPV rastrea datos valiosos, como las pautas de venta y las preferencias de los huéspedes. Con esta información, puedes mejorar la oferta de tu hotel e implementar esfuerzos de marketing dirigidos.
4. Servicio ampliado. Con un TPV móvil, tu personal puede aceptar pedidos en cualquier lugar: junto a la piscina, en el vestíbulo o en el spa. Dondequiera que estén los huéspedes, tu equipo puede maximizar las oportunidades de aumentar los ingresos.
5. Oportunidades de ventas adicionales. Las ventas adicionales representan una oportunidad de 28.000 millones de dólares para los alojamientos y se están convirtiendo en una parte cada vez más importante de la estrategia de gestión de ingresos de un hotel. Tu sistema de TPV puede mostrar recomendaciones personalizadas de servicios como complementos utilizando los datos de tus huéspedes.
6. Una experiencia sencilla para el huésped. Los huéspedes esperan una experiencia ágil y sencilla tanto de grandes como de pequeños comercios; no quieren llevar un método de pago mientras recorren la propiedad ni tener que utilizar una tarjeta de crédito específica para hacer compras. Los hoteles deben utilizar un TPV para añadir automáticamente los gastos de los huéspedes a un solo folio, de modo que solo paguen una vez (utilizando su método de pago preferido) en la caja.
7. Facturación mejorada. Los sistemas TPV reducen la posibilidad de errores producidos por la conciliación manual, lo que se traduce en un servicio más rápido y una facturación más precisa.
8. 8. Transacciones simplificadas. Agiliza las transacciones permitiendo a los huéspedes pagar con su método de pago preferido (EMV y otras tarjetas de crédito o débito, efectivo, tarjeta regalo, transferencias bancarias, cheques, monederos digitales y demás).
9. Informes útiles. Un sistema de punto de venta revela nuevos datos sobre el comportamiento de los huéspedes. Como puedes ver el gasto de un huésped en un solo folio, puedes determinar qué perfiles de huéspedes son los más rentables y qué canales proporcionan huéspedes que gastan más. Utilizando esta información, puedes invertir en esfuerzos de marketing y distribución que produzcan mayores beneficios. Los informes también hacen que las responsabilidades contables sean más accesibles y eficientes.
10. Seguridad mejorada. Los sistemas de TPV ayudan a mejorar la seguridad cifrando los datos de pago y registrando cada transacción, lo que puede ser útil en caso de robo o fraude.

Tipos de TPV

Encontrar el sistema TPV adecuado para tu hotel es crucial para la eficiencia y la experiencia ágil de los huéspedes. Con el paso de los años, los sistemas de TPV se han hecho mucho más fáciles de usar, portátiles y asequibles, lo que da a los hoteleros flexibilidad y capacidad de elección a la hora de ofrecer servicios auxiliares a los huéspedes.

Los sistemas de TPV se dividen en dos categorías:

Sistemas de TPV heredados

También conocidos como sistemas TPV tradicionales, los sistemas heredados necesitan que se instale un software en un sistema informático que guarda los datos en un servidor local. Requieren una inversión importante (licencia y hardware de punto de venta), más formación que otros sistemas, y pueden ser difíciles de actualizar con nuevas funciones. Aunque los sistemas de TPV heredados no necesitan conexión a Internet para procesar los pagos, no puedes acceder a ellos desde otros servidores o dispositivos.

TPV en la nube

Los sistemas TPV basados en la nube almacenan los datos en la nube en lugar de en dispositivos o servidores locales, y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Tienen funciones de gestión de inventarios, procesamiento de pagos e informes, y pueden integrarse fácilmente con otros sistemas. Al estar basados en la nube, estos sistemas de TPV tienen actualizaciones y mejoras automáticas que mantienen la tecnología moderna y al día.

Los diferentes tipos de herramientas de TPV incluyen:

TPV móviles

Un TPV móvil es un sistema de punto de venta portátil que puede ser una aplicación móvil independiente. Funciona en equipos como tabletas o smartphones, lo que lo hace más accesible para el personal de todo el alojamiento. Este sistema te permite comprobar los niveles de inventario y existencias, hacer recomendaciones personalizadas y cobrar a los huéspedes en el acto. 

Kioskos de TPV

Los quioscos o TPV de autoservicio están diseñados para una experiencia sin contacto. Como tienen escáneres y lectores de tarjetas, los huéspedes pueden hacer el check-in y el check-out y efectuar pagos sin contacto a través de las cabinas. Aunque estos sistemas son una gran alternativa a la recepción tradicional, la instalación y el mantenimiento pueden ser caros, y normalmente sigue haciendo falta personal in situ para ayudar a los huéspedes a navegar por el sistema.

Sistemas TPV de terminal o de sobremesa

Los sistemas TPV de terminal o de sobremesa requieren un terminal, como una caja registradora, para registrar los datos en el software del TPV y realizar las transacciones. Aunque son el tipo más común de TPV, requieren tiempo del personal y conciliación manual.

Componentes de hardware del TPV

Los sistemas de TPV también requieren distintos tipos de hardware en función de las necesidades específicas de un hotel. El hardware puede incluir:

• Lectores de códigos de barras
• Cajas registradoras 
• Tabletas
• Lector de tarjetas 
• Impresora de recibos

Características que debes buscar en un TPV

Elegir el TPV adecuado puede ser complicado. Asegúrate de que tu sistema TPV incluye funciones esenciales como facturación, personalización de pedidos y facturación.  Además, ten en cuenta las siguientes características:

Integración del PMS. Según el informe de tendencias sobre software para TPV 2023  de Hospitality Tech, la integración es una de las características clave que impulsan las compras de TPV. La integración a tu PMS (property management system) simplifica la facturación, tanto para ti como para el huésped, y proporciona más datos para la toma de decisiones.

Gestión de inventarios. Tu sistema TPV debe ser capaz de hacer un seguimiento de los niveles de existencias y enviar alertas cuando la cantidad descienda por debajo de un determinado umbral, para garantizar que nunca te quedes sin producto.

Procesamiento de pagos. Deberías poder admitir diversos métodos de pago con tu sistema de TPV y ofrecer la opción de realizar transacciones multipago para dividir las facturas.

Informes sólidos. Los informes son un componente clave de cualquier sistema de TPV. Tu sistema debe proporcionar una visión detallada de tus flujos de ingresos con datos respaldados por tu PMS. La información sobre el inventario, la actividad de ventas y el rendimiento de los empleados te ayudará a tomar decisiones empresariales en el futuro.

Capacidad móvil. Limitarás tus casos de uso si el sistema TPV elegido no proporciona una experiencia móvil con todas las funciones. A veces no es realista o factible instalar terminales de punto de venta; un TPV móvil da a tus empleados flexibilidad en la forma de atender a los huéspedes.

Basado en la nube. Si utilizas un PMS basado en la nube, opta por un TPV basado en la nube también. Es más económico y fiable que los sistemas locales, que requieren grandes inversiones iniciales, un mantenimiento continuo, desarrollo lento de nuevas funciones y una amplia formación.

Precios justos. Elige un proveedor de TPV con precios justos y transparentes que reflejen las características y funcionalidades que necesita tu empresa. 

Herramientas de fidelización. Si recibes a clientes locales en tu restaurante u otros puntos de venta, debes buscar un sistema TPV con herramientas de fidelización de clientes incorporadas para fomentar la repetición de la compra.

Facilidad de uso. Con la cantidad de rotación que hay en la hotelería, no querrás gastar demasiado tiempo y dinero en formar a tu personal. Tu sistema de punto de venta debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar que tu personal y tus huéspedes puedan utilizar fácilmente.

Protección de datos. Dado que los sistemas de TPV contienen datos sensibles, como números de cuenta o información de tarjetas de crédito, deben incluir medidas de seguridad para proteger la información de tu hotel de accesos no autorizados y filtraciones de datos. 

Atención al cliente. El hotel funciona día y noche, y los huéspedes piden servicio de habitaciones o se quedan hasta tarde en el bar. Debes trabajar con un proveedor que ofrezca asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, y que pueda ayudarte a resolver los problemas rápidamente.
 

4 principales sistemas TPV para hoteles

A continuación te presentamos cinco de los mejores sistemas TPV para hoteles que ofrecen una funcionalidad completa y reciben altas puntuaciones en plataformas como Softwareadvice, Capterra y TrustPilot.

Lightspeed

Lightspeed es un proveedor de TPV en la nube que ofrece un conjunto completo de tecnología para restaurantes de hotel. Te ayuda a verificar el estado de ocupación de un huésped y a añadir los cargos del restaurante a su habitación.

Poster

El software de sistema TPV basado en la nube de Poster combina soluciones para la oficina de atención al público, restaurantes in situ, inventario, finanzas, análisis y CRM.

Tabology

Tabology es una suite tecnológica integrada en la nube que incluye EPOS, gestión de existencias, programación de personal, reservas, gestión de depósitos y pedidos por móvil.

Toast

Toast es un sistema TPV diseñado exclusivamente para satisfacer las necesidades de los restaurantes de hostelería. Con sólidas integraciones PMS, Toast permite a los operadores de alojamiento agilizar las operaciones, aumentar los ingresos y ofrecer una gran hotelería con la mejor experiencia de cobro por habitación para huéspedes y personal.

¿Cómo funciona un sistema TPV con la plataforma de hotelería Cloudbeds?

La plataforma hotelera de Cloudbeds se integra a la perfección con una variedad de sistemas de TPV para proporcionar a los hoteles sincronización de datos en tiempo real y procesamiento de transacciones desde el punto de venta, aumentando la velocidad del servicio. El sistema TPV valida la información del huésped dentro del PMS de Cloudbeds (nombre, número de habitación, etc.) y luego añade cada transacción o cargo a su folio. El huésped puede ver estas transacciones al final de su estancia en una sola factura y pagar durante la salida. Agenda una demo para verlo en acción. 

Reflexiones finales

Invertir en un punto de venta moderno capacita a tu personal para hacer seguimiento de las ventas y ofrecer una experiencia fluida a la altura de las grandes cadenas. Además de mejorar la experiencia del huésped, obtendrás precisión operativa para tomar decisiones más precisas y basadas en datos. Es una ventaja (y una necesidad) para un negocio hotelero que vende algo más que habitaciones a sus huéspedes.