Introducción a la contabilidad hotelera

En la industria hotelera, la contabilidad de hotel consiste en hacer un seguimiento del flujo de caja en todas las áreas de tu alojamiento. Esto garantiza que todos los aspectos financieros de tu negocio hotelero estén al día y proporciona valiosas herramientas de elaboración de informes y previsiones para ayudar a los hoteleros a tomar decisiones inteligentes basadas en datos.

En este artículo, exploramos los fundamentos de la contabilidad hotelera, incluidas las complejidades propias de las empresas hoteleras, los tipos de estados financieros, las principales soluciones y las mejores prácticas.

Contabilidad en el sector hotelero frente a contabilidad empresarial general

Cuando hablamos de contabilidad empresarial general, suelen surgir áreas de solapamiento con la contabilidad hotelera. Sin embargo, la contabilidad en la industria hotelera tiene sus propios matices a tener en cuenta, sobre todo en lo que se refiere a la gestión financiera de los contratos con proveedores, el cumplimiento de las normas y la fijación dinámica de precios.

Dotarte de los conocimientos necesarios para abordar estos aspectos únicos de la contabilidad hotelera te capacita mejor para comprender y gestionar los informes financieros de tu hotel y garantiza la rentabilidad y el crecimiento a largo plazo.

Veamos lo más importante que hay que tener en cuenta cuando se trata de la contabilidad en la industria hotelera.

Múltiples flujos de ingresos y gastos

Tu hotel no solo se dedica a vender camas. Los huéspedes de 2024 buscan mucho más que un lugar donde descansar la cabeza tras un día de excursión. Sea cual sea el motivo de su estancia, los servicios de tu hotel son una parte vital de tu oferta para huéspedes.

Funciones y servicios complementarios como restaurantes y bares, balnearios y alquiler de actividades, compras en la tienda de regalos y complementos proporcionan mayores beneficios económicos a tu hotel. Comprender cómo gestionar y procesar eficazmente múltiples flujos de ingresos y gastos operativos y cómo estos conducen a la rentabilidad general desbloquea el potencial de crecimiento.

Fijación dinámica de precios

Se acabaron los días en que los propietarios de hoteles establecían las tarifas de las habitaciones como quisieran y se olvidaban de ellas. La fijación dinámica de precios es otro matiz importante a tener en cuenta en la contabilidad de la industria hotelera.

Esta táctica no es nueva: vemos precios dinámicos aplicados a aplicaciones de viajes compartidos como Uber y Lyft todo el tiempo. Se trata de ajustar tus tarifas para tener en cuenta factores fluctuantes como la demanda local y las condiciones del mercado. Si eres flexible con los precios, puedes maximizar tu ganancia por habitación disponible (RevPAR, para abreviar) y los índices de ocupación. Aunque los precios dinámicos aportan muchas ventajas, plantean retos a la hora de presupuestar, prever y facturar las habitaciones. 

Transacciones 24/7

La industria hotelera mundial sigue expandiéndose, con huéspedes de todas las zonas horarias que te eligen para alojarse. Los huéspedes reservan, llegan y se van a distintas horas, lo que dificulta ajustar las cuentas del día, la semana, el mes y el año. Los equipos de contabilidad deben ser superorganizados (y utilizar la tecnología) para estar al tanto de todo lo que ocurre en el alojamiento.

Nóminas complejas

Tus empleados representan la singularidad de las operaciones hoteleras, con horarios y jornadas laborales variables. Se añade otra capa de complejidad a las nóminas de la contabilidad hotelera cuando se tienen en cuenta no solo los trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial, sino también las circunstancias en las que los empleados pueden tener que trabajar más horas.

Es igualmente importante tener en cuenta los costes laborales de los empleados que trabajan en eventos especiales o bodas, junto con las horas de vacaciones, y los complejos sistemas de nóminas que pueden conllevar.

Contratos de proveedores

Los proveedores de alimentos y licores, los técnicos y los especialistas en mantenimiento son fundamentales para que tu hotel funcione sin problemas. Asegúrate de que la contabilidad de tu hotel también siga funcionando sin problemas teniendo en cuenta los contratos con los proveedores.

Los contratos con proveedores definen los términos y condiciones de tu transacción comercial y describen los bienes y servicios prestados, así como los posibles costes de entrega. Disponer de contratos con los proveedores es crucial para asegurarte de que todos estén de acuerdo sobre los servicios prestados.

Cumplimiento

Con múltiples flujos de ingresos, surge la necesidad de mantener el cumplimiento de la normativa y, al mismo tiempo, estar al día de las prácticas reguladoras y de los cambios en las normas del sector. Por ejemplo, tu licencia de bebidas alcohólicas, los informes gubernamentales y los protocolos sanitarios y de seguridad.

Mantener una pista de auditoría y garantizar que la contabilidad de tu hotel cumple las normas del sector facilita mucho los procesos en caso de auditorías financieras. 

Contabilidad de gestión

Como parte de tus tareas de gestión hotelera, es probable que tengas que tomar decisiones estratégicas sobre el bienestar financiero de tu alojamiento. La contabilidad de gestión ayuda a ello creando estados e informes relacionados con el rendimiento financiero de tu hotel. Estos informes ayudan a los gestores a tomar decisiones con conocimiento de causa y proporcionan información sobre los resultados a los inversores.

Tipos de estados financieros

A continuación, hemos esbozado cuatro tipos diferentes de estados financieros. Comprender la finalidad de estos documentos y lo que hay que buscar en términos de tendencias, déficits y demás te permite tomar decisiones informadas y satisfacer los requisitos de los accionistas. 

Plan contable

Tu plan contable proporciona un desglose de todas las categorías de entrada y salida. Mediante el seguimiento y mantenimiento de tu plan contable, obtienes una visión a vista de pájaro de todas las cuentas por las que entran y salen fondos. Normalmente, tu plan contable incluirá cuentas de activo (cualquier cosa que poseas), cuentas de pasivo (obligaciones o pagos a corto plazo, como préstamos), cuentas de ingresos (ordenadas por fuentes de ingresos, como noches de habitación y servicios auxiliares) y cuentas de gastos (dinero que has gastado, incluidos costos operativos, salarios o renovaciones). 

Balance general

Si tu plan contable es una novela, tu balance es una página de la novela: proporciona una instantánea de la salud financiera de tu hotel hasta un periodo de tiempo determinado. Un balance puede ser un buen determinante de la eficiencia del capital de tu hotel (la eficacia con la que gastas dinero para aumentar los ingresos totales).

Pérdidas y ganancias

Tu cuenta de resultados, más conocida como cuenta de pérdidas y ganancias, muestra tus ingresos, costes y gastos durante un periodo de tiempo. 

Puedes utilizar tu cuenta de pérdidas y ganancias para identificar áreas de mejora financiera y ajustarlas en consecuencia. También pone de relieve tu cuenta de resultados: si tu hotel ganó más de lo que gastó a lo largo de un determinado periodo financiero.

Flujo de caja

Por último, tu estado de flujo de tesorería hace un seguimiento del flujo de tu efectivo. Dado que tradicionalmente los huéspedes liquidan los gastos del hotel al final de su estancia, tu flujo de caja puede proporcionar información detallada para ayudarte a gestionar tus cuentas por cobrar, asegurándote de que tienes reservas suficientes hasta que finalice la estancia de un huésped y se verifique el pago desde su cuenta bancaria.

5 prácticas recomendadas para la contabilidad hotelera

Ahora que ya conoces las características únicas de la contabilidad hotelera, así como los distintos tipos de estados financieros, vamos a centrar nuestra atención en cinco de los mejores principios contables, específicos para la contabilidad de la hotelería, para asegurar tu situación financiera y la de tu alojamiento.

1. Utilizar software integrado

¿Todavía te aferras a tu papel de la vieja escuela para el seguimiento de auditorías nocturnas, revenue management y procesamiento de pagos? Reduce los errores y el trabajo manual implantando un software de contabilidad.

Los sistemas de contabilidad suelen proporcionar un panel de control unificado para hacer un seguimiento del flujo de caja, prácticas herramientas de automatización que controlan los informes de gastos en tiempo real, además de identificar tendencias en tu negocio y prever presupuestos futuros.

Integrando tu software de contabilidad hotelera con tu sistema de gestión de propiedades (PMS), sistema de revenue management, sistema de TPV y sistema de pagos, puedes hacer fácilmente un seguimiento de los ingresos y gastos, gestionar las cuentas a pagar y a cobrar, y generar informes financieros. 

2. Implementar un procesamiento de pagos adecuado

Implantar procesos de pago adecuados no solo mantiene el flujo de efectivo en tu negocio, sino que garantiza que las transacciones y la información financiera de tus huéspedes, como los números de las tarjetas de crédito, permanezcan seguros.

Los métodos de pago (como las tarjetas de crédito, Apple Pay y Google Pay) permiten a los huéspedes pagar de muchas formas, a la vez que reducen los riesgos financieros, como el fraude y las devoluciones en hoteles.

Invertir en un sistema integrado de pago puede ayudar a los hoteleros a reducir significativamente el tiempo de conciliación, eliminar retrasos en la contabilización de cargos y evitar costosos errores manuales, facilitando enormemente los procesos contables. 

3. Establecer procedimientos para identificar el fraude

Aunque nuestro mundo impulsado por la tecnología permite prosperar a hoteles desde el punto de vista operativo, también implica un mayor riesgo de actividades y transacciones financieras fraudulentas.

Mantener registros de confirmación que indiquen tu política de cancelación, junto con recibos de venta firmados, ayuda a minimizar las pérdidas económicas. Esta información también es vital en caso de que tengas que impugnar una solicitud de devolución. 

4. Mantener un registro de auditoría

El software de contabilidad puede ayudarte a mantener actualizada tu pista de auditoría, al tiempo que identifica las áreas que requieren tu atención. Los informes de auditoría hotelera pueden ayudarte a trazar una imagen de la cuenta de resultados de tus operaciones diarias, incluyendo transacciones, ingresos, ocupación y reservas de huéspedes. 

Una pista de auditoría también te hace responsable de ser transparente en tu contabilidad sobre los registros financieros y las actividades diarias de tu hotel.

5. Aplicar estrategias eficaces de gestión de ingresos

El software de revenue management analiza los datos en tiempo real y ofrece sugerencias de precios, una función especialmente importante independientemente del tamaño y la complejidad de tu hotel, desde pequeñas empresas a grandes cadenas hoteleras. El software adecuado puede ayudar a acelerar el proceso de toma de decisiones y facilitar el seguimiento de las métricas clave.

Programas de contabilidad para hoteles

Las soluciones contables son cruciales si esperas deleitar a tus huéspedes teniendo en cuenta los matices de la contabilidad hotelera. Te proporciona una instantánea en tiempo real del rendimiento financiero actual de tu hotel, además de previsiones de tesorería para trimestres futuros.

4 principales sistemas de software contable

Si estás considerando integrar un software de sistema contable como parte de la gama de herramientas de tu hotel, hemos incluido a continuación cuatro de las mejores opciones de software contable para hoteles, así como lo que puedes esperar de cada una de ellas.

M3

M3, basada en la nube, se compromete a ser la plataforma financiera construida por hoteleros para hoteleros. El software M3 Contabilidad Básica te ofrece módulos sencillos que te ayudarán a agilizar tus funciones contables, al tiempo que te ofrece información tecnológica para ayudarte a impulsar el rendimiento financiero. 

Quickbooks

Quickbooks proporciona acceso a los cuadros de mando de las finanzas del hotel en cualquier momento y lugar, con vistas de tus ventas por cliente, producto y ubicación mediante informes detallados. La amplia biblioteca de aplicaciones del software también aporta ventajas funcionales adicionales a tu línea de herramientas hoteleras, como gestión de inventario, nóminas y comercio electrónico.

Xero

Fácil de integrar con tu sistema de punto de venta y aplicaciones existentes, Xero podría convertirse en el nuevo héroe de la contabilidad de tu hotel. El panel de control digital unificado de Xero te permite supervisar los análisis de rendimiento de las finanzas de tu hotel, además de proporcionar proyecciones de flujo de caja en tiempo real, cuentas de pérdidas y ganancias y balances.

Sage

Sage pone a los hoteleros en el centro, permitiéndoles ver la información contable por ubicación individual, región y otras métricas para que puedas medir con precisión el rendimiento financiero de tu hotel.

Integrar tu programa de contabilidad

Cuando tu pila tecnológica existente está integrada con software de contabilidad, especialmente integraciones como un sistema de gestión de propiedades (PMS), todo tu conjunto de herramientas puede funcionar con eficacia, utilizando el mismo conjunto de datos, lo que facilita mucho la toma de decisiones informadas. 

Con la plataforma unificada de Cloudbeds, las empresas de alojamiento disponen de un galardonado PMS, channel manager y motor de reservas todo en uno, con la posibilidad de integrar fácilmente el software de contabilidad líder del sector para obtener una pila tecnológica automatizada y sin fisuras.  

Reflexiones finales

El software de contabilidad para hoteles garantiza que todos los aspectos financieros de tu negocio hotelero se mantengan al día, al tiempo que proporciona valiosos informes y previsiones para ayudarte a tomar decisiones inteligentes basadas en datos. Si conoces los entresijos únicos y las mejores prácticas de la contabilidad hotelera, optimizarás las operaciones financieras y recuperarás más tiempo para crear una experiencia ganadora para los huéspedes.