5 consejos sobre cómo llevar a cabo una operación sin problemas

Introducción

Dirigir una propiedad independiente puede parecer un acto de malabarismo.  Se necesita tiempo y esfuerzo para optimizar los procesos, gestionar a las personas y asegurarse de que se tienen en cuenta los detalles. En Cloudbeds, nuestros entrenadores de clientes trabajan con propiedades independientes todos los días y entienden lo que se necesita para que el funcionamiento sea fluido, y cómo solucionar los problemas más comunes.

Me senté a charlar con uno de los entrenadores de clientes y directores de implementación, Ipo, sobre lo que hacen los propietarios para prepararse para el éxito. Antes de trabajar en Cloudbeds, dirigió un equipo en una gran propiedad de San Diego. Su visión de la gestión de una operación proviene de muchos años de experiencia, desde la contabilidad hasta la gestión de un gran equipo.

Cómo preparar tu propiedad para el éxito

1. Prepárate para el día

Las propiedades bien optimizadas saben que prepararse para el día siguiente es la mejor manera de garantizar un funcionamiento sin problemas. Las auditorías e informes nocturnos os prepararán a ti y a tu personal para sea lo que sea que os depare el día siguiente. Es probable que tu propiedad ya tenga un sistema de informes diarios y semanales, pero siempre se puede mejorar. 

Los informes de llegada y salida son esenciales para completar cada noche antes de que comience el día siguiente. Conocer el número de personas que hacen check-in, check-out o están hospedadas te ayudará a asignar tus recursos en consecuencia.  

La preparación es la clave del éxito para directivos y empleados. Los encargados de la limpieza, el personal de recepción y otros empleados se beneficiarán de saber cuántas personas entran y salen de la propiedad. Por ejemplo, si tu hotel está reservado, tanto hoy como mañana, pero hay un 80 % de rotación, tu personal sabrá que probablemente será un día agitado y sin descanso. 

En cambio, si el día siguiente no parece estar ocupado, puedes planificar que tú y tu personal trabajéis en otros proyectos paralelos más allá de sus obligaciones diarias.

2. Mantente al día con tu contabilidad

Al final del último trimestre, Ipo y otros coaches de clientes ayudaron a varias propiedades con su contabilidad. El mayor problema con el que se encontraron fue la falta de concordancia entre los informes y los extractos bancarios, porque las propiedades no habían sido auditadas regularmente. 

Para ahorrarte tiempo y frustración al final de cada mes o trimestre, es importante ejecutar y auditar los informes financieros diarios. Aquí tienes algunos consejos para mantener tu contabilidad en orden: 

• Realiza informes financieros diarios, incluidos informes de revenue, informes de pagos e informes de transacciones. Muchos sistemas de gestión de propiedades, como myfrontdesk de Cloudbeds, ofrecen informes financieros diarios que extraen automáticamente toda la información disponible del sistema.

• Cambia regularmente la caja registradora. Cuando dejas la caja registradora abierta, es difícil contabilizar las discrepancias de efectivo y otros tipos de pago. Cuanto más tiempo dejes abierta una caja registradora, más difícil será rastrear problemas como la falta de efectivo y contabilizar los ajustes.

• Haz el check-in y el check-out de tus huéspedes. En el caso de myfrontdesk, y de otros PMS, tienes que asegurarte de que el sistema refleja la actividad del hotel. Esto hará que todos los informes sean precisos y muestren los ingresos con exactitud. El software y los informes funcionan muy bien cuando pones de tu parte para mantenerlos actualizados.

• Asegúrate de que todos tus informes coinciden. Tu informe de revenue, el informe de transacciones y los informes diarios deberían mostrar las mismas cifras. Si no coinciden, localiza el problema cuanto antes. Te ayudará mucho cuando llegue la temporada de impuestos. Consulta la sección del informe de conciliación más abajo.

• Registra todos tus pagos. Haz un seguimiento de todos los pagos en tu sistema de gestión de propiedades (PMS). Dependiendo de cómo operes tu propiedad, puedes cobrar los pagos de diferentes maneras. Independientemente de cómo cobres el pago, asegúrate de ponerlo en tu PMS para que tus informes reflejen la actividad real.

3. Crea un informe de conciliación

Un informe de conciliación es una parte importante de las actividades contables de cualquier empresa. Un informe de conciliación te ayuda a comprobar activamente que todas tus cifras cuadran en varios informes. Toma los saldos de dos cuentas y asegúrate de que estén de acuerdo. Básicamente, quieres asegurarte de que el dinero que entra y sale está contabilizado. 

Te sugerimos usar los informes autogenerados que crea tu sistema de gestión de propiedades. Luego, utilizando una hoja de cálculo aparte, asegúrate de que todos tus números coinciden. Ipo ha creado una hoja de cálculo de ejemplo para las propiedades que puede servir de base, que puedes encontrar aquí. 

Así es como funciona: para cualquier tipo de propiedad, quieres crear categorías basadas en los tipos de habitación o cama o como sea que categorices tu tipo de alojamiento. En el caso de que seas un «bed and breakfast», desglosarías tus ingresos por tipos de habitación, como habitación de matrimonio, habitación de cabina, habitación doble de matrimonio o habitación doble de dos camas. Entonces tendrías una columna para cada día que tendría la cantidad de revenue por tipo de habitación. 

Aquí tienes un ejemplo de informe de conciliación de una propiedad con datos ficticios. Puedes ver los artículos o tipos de habitación en las filas de la izquierda, mientras que las fechas conforman las columnas. También observarás filas para ajustes de tarifas y ajustes de impuestos sobre las ventas. Como propietario u operador, sabes que los ajustes son inevitables, y un informe de conciliación te ayudará a contabilizarlos regularmente.

4. Informe interno

En la anterior propiedad de Ipo, su equipo imprimía cada día una copia física del informe interno por cuestiones de seguridad y responsabilidad. En caso de que tu internet se caiga o tu sistema tenga un fallo, es importante saber quién está en tu propiedad. Imprimir una copia física de los nombres de los invitados te ayudará a encontrarlos y a ponerte en contacto con ellos en caso de que surja algo. 

5. Formación diaria

Las propiedades suelen experimentar algún tipo de calma durante el día. Cuando Ipo era gerente, puso en marcha un programa de formación para su equipo de recepción durante los tiempos muertos. Para su programa, se centró en las habilidades sociales que mejorarían sus encuentros diarios con los huéspedes. Algunos temas fueron trabajar mejor en equipo, mantener la motivación, cultivar la inteligencia emocional y demás.

La formación diaria es una gran manera de mantener a tu equipo ocupado durante los tiempos muertos. Los cursos de formación son solo uno de los muchos proyectos que tú o tu personal podéis completar entre horas de mucho trabajo.

Conclusión

Gestionar una propiedad de cualquier tamaño no es tarea fácil. Completar las tareas de forma diaria o rutinaria os ayudará a ti y a tu personal a realizar una operación más fluida y a aliviar la frustración. Crea y sigue una estrategia para gestionar tus finanzas, tus huéspedes y tus empleados. Cuando añades pequeñas tareas a tu rutina diaria, te preparas para el éxito a largo plazo.