Todo lo que debes saber sobre el check-in sin contacto en los hoteles

En la era digital actual, en la que reinan la comodidad y la eficacia, está claro que la hotelería está evolucionando rápidamente. Una innovación clave en la vanguardia de esta evolución es el check-in sin contacto. 

La tecnología que lo hace posible no es una moda pasajera, sino que se está convirtiendo rápidamente en una práctica habitual que mejora tanto la eficacia operativa como la satisfacción de los huéspedes. Veamos más de cerca cómo el check-in sin contacto puede beneficiar a las operaciones de tu hotel y ofrecer una mejor experiencia a tus huéspedes.

Check-in sin contacto vs. estándar

Tradicionalmente, los huéspedes llegan al hotel, hacen cola en el mostrador de recepción, presentan su identificación y la confirmación de la reserva, rellenan el papeleo y efectúan el pago si no se ha hecho con antelación. A continuación, el personal de recepción crea una tarjeta llave y explica los servicios del hotel y la ubicación de la habitación. 

Sin embargo, el check-in online ha cambiado las reglas del juego. Este proceso digital permite a los huéspedes completar su check-in antes incluso de poner un pie en el hotel, revolucionando su experiencia. Este proceso digital introduce múltiples puntos de contacto nuevos en los que los hoteleros tienen la oportunidad de sobresalir y lograr un impacto significativo en la experiencia del huésped. El proceso típico de registro online se desarrolla del siguiente modo:

Antes de la llegada

Comunicación previa a la llegada. Una vez confirmada la reserva, los huéspedes reciben un correo electrónico previo a la llegada o una notificación en su dispositivo móvil con instrucciones y un enlace de check-in para iniciar el proceso. Puedes personalizar el correo electrónico con la información capturada durante el proceso de reserva y automatizar el envío en diferentes momentos y escenarios, como una semana antes de la llegada o dos días después de enviar el primer recordatorio de check-in, para asegurarte de que los huéspedes completan el check-in a su llegada.

Recogida de información de huéspedes. Los huéspedes rellenan online los datos necesarios, como información personal, peticiones especiales y hora estimada de llegada, mediante un formulario de registro. Puedes aprovechar esta información para mejorar la estancia de tus huéspedes, vender complementos relevantes y coordinar tus servicios de limpieza de habitaciones.

Verificación de la identidad digital. Como parte del check-in móvil, se pide a los huéspedes que suban una foto de su documento de identificación o pasaporte para su verificación. Los sistemas avanzados de coincidencia biométrica pueden validar la autenticidad del DNI o pasaporte comparándolo con una selfie.

Cumplimiento legal. En este paso no visible para los huéspedes, los resguardos de registro de huéspedes se envían automáticamente a las autoridades locales para garantizar que se cumplen los requisitos legales.

Ventas adicionales. Durante el proceso de check-in digital, puedes promocionar tus complementos o servicios especiales para generar ingresos directos adicionales. Puedes aprovechar las capacidades de ventas adicionales en cualquier momento hasta el check-out del huésped.

Pagos. Los huéspedes pueden introducir de forma segura los datos de pago (mediante tarjeta de crédito u otro método de pago) de cualquier cargo pendiente, como tasas turísticas o servicios adicionales.

Al llegar

Desbloqueo de las habitaciones de los huéspedes. Los huéspedes pueden saltarse la recepción y dirigirse directamente a sus habitaciones. Una vez completado el check-in, reciben un código de llave digital a través de la aplicación web de registro o por correo electrónico, que utilizan como llave de la habitación para abrir la puerta. Eliminar la necesidad de una llave física reduce los costes para los hoteles y garantiza que los huéspedes siempre tengan acceso a sus habitaciones de hotel a través de sus teléfonos móviles. 

Comunicaciones. Durante su estancia, los huéspedes del hotel pueden recibir notificaciones sobre los servicios de tu hotel, ventas adicionales e instrucciones de check-out a través de la aplicación móvil, correo electrónico, WhatsApp o mensaje de texto.

Homebooks. En cualquier momento, los huéspedes pueden acceder a guías digitales o homebooks con normas y recomendaciones sobre hoteles de la zona.

4 ventajas del check-in sin contacto

Adoptar el check-in sin contacto puede ofrecer numerosas ventajas tanto a tu hotel como a tus huéspedes:

1. Mejora de la eficiencia. Eliminar los tiempos de espera y el papeleo asociados tradicionalmente a los procesos de check-in facilita y acelera la llegada de los huéspedes.
2. Costes operativos reducidos. Minimizar la necesidad de personal en la recepción puede ayudarte a asignar mejor los recursos y ahorrar dinero, sobre todo en periodos de mucho trabajo.
3. Mayores oportunidades de ingresos. El proceso de check-in online puede ser una excelente oportunidad para promocionar otros servicios e instalaciones del hotel, aumentando potencialmente tus ingresos.
4. Mayor satisfacción de los huéspedes. Ofrecer una experiencia de check-in sin complicaciones puede mejorar significativamente la satisfacción del huésped y su fidelidad.

Guía paso a paso para implantar el check-in sin contacto

Paso 1. Selecciona la tecnología adecuada

Elige un software de check-in que mejore la experiencia del huésped. No te limites eligiendo una solución que solo permita el registro de huéspedes; busca una solución de automatización completa. Como ya se ha dicho, selecciona una tecnología con una funcionalidad que cubra todos los pasos del proceso de registro, como la recogida de información de los huéspedes, las comunicaciones por correo electrónico, la llave móvil, el acceso remoto de los huéspedes, la conexión con las autoridades locales, las ventas adicionales y la centralización del pago.

Paso 2. Conecta tu pila tecnológica

Explora tus opciones y elige una solución de check-in sin contacto que se integre bien con tu sistema de gestión de propiedades (PMS) existente y otros programas de gestión hotelera. La integración directa con tu PMS permite actualizar en tiempo real los perfiles de los huéspedes, el estado de las habitaciones y la información de facturación, garantizando que todos los departamentos estén informados y puedan ofrecer un servicio personalizado. 

Conectar con tu sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) y herramientas de marketing para aprovechar los datos digitales de los huéspedes en campañas personalizadas de comunicación y marketing también puede ser beneficioso, pues aumenta la satisfacción y fidelidad de los huéspedes.

Paso 3. Educa a tu equipo

Asegúrate de que el personal de tu hotel conoce la nueva tecnología y los nuevos procesos. Deben estar preparados para ayudar a los huéspedes y resolver cualquier problema técnico que pueda surgir.

Paso 4. Comunícate con tus huéspedes

Informa a tus huéspedes sobre la opción de check-in sin contacto en cuanto se confirme su reserva. Proporcionar instrucciones claras y hacer hincapié en los beneficios les animará a utilizarlo y elevará su estancia.

Paso 5. Evalúa y adapta

Vigila el uso del sistema y recaba opiniones de los huéspedes. Muéstrate abierto a realizar cambios para mejorar continuamente el proceso.

Crear experiencias memorables

La integración de la tecnología de auto check-in es un importante paso adelante en la hotelería, que responde a las necesidades de los huéspedes de una experiencia más eficiente. Si adoptas esta tecnología y la aplicas cuidadosamente, no solo podrás cumplir sino superar las expectativas de los huéspedes , asegurándote de que tu hotel sigue siendo competitivo en este panorama en constante cambio.

Recuerda que el cambio al check-in sin contacto es algo más que una respuesta a la necesidad de una menor interacción física; se trata de utilizar la tecnología para que todos los aspectos de la experiencia del huésped sean más fluidos, eficaces y personalizados. Con un enfoque estratégico, el simple acto de check-in puede convertirse en un punto culminante de la experiencia del huésped, fomentando la satisfacción y la fidelidad. ¿Estás preparado para mejorar el proceso de check-in de tu hotel?