Cómo elegir un channel manager: la guía completa para hoteleros

Para las compañías hoteleras que se encuentran en crecimiento, un channel manager (a.k.a gestor de canales), es parte fundamental de una estrategia lucrativa de distribución y gestión del revenue. Ya sea que administres un hotel, Bed & Breakfast, alquiler vacacional o un hostel independiente, es fundamental tener tu inventario disponible para los posibles huéspedes en todo momento. Al fin y al cabo, ¡los viajeros no pueden reservar una propiedad que no pueden encontrar!  

En esta guía para profesionales de hotelería, aprenderás todo sobre los channel manager, desde cómo funcionan hasta las características específicas que debe tener un buen software para mejorar tu negocio.  

Las actualizaciones se realizan en tiempo real, sin intervención humana y se controlan desde un panel centralizado para que puedas hacer todo desde un único panel de control.

Sin la tecnología de gestión de canales, las propiedades deben iniciar sesión en la extranet de cada canal de distribución en línea que estén utilizando y realizar los cambios de forma manual. Esto limita la cantidad de sitios que se pueden usar a la vez, ya que no hay suficientes horas en el día para administrar manualmente tantas plataformas individuales. Incluso si se destina la mayor parte del día a esto, la distribución manual tiene muchos riesgos: cualquier retraso en la actualización de las tarifas y la disponibilidad en la extranet de un canal podría significar vender una habitación que no está disponible o venderla a una tarifa más baja, lo que puede llevar a overbooking (reservas dobles) y a una gestión de rendimiento muy por debajo de la óptima.

Channel Management es el proceso de gestionar activamente la distribución de tarifas y disponibilidad en varios portales de distribución en línea. Estos canales de venta incluyen agencias de viajes en línea (OTAs, por sus siglas en inglés) como Booking.com, Expedia, Agoda, or Hostelworld; metabuscadores de viaje como Google, Kayak, y Trivago; sistemas GDSs como Amadeus y Sabre; o webs de reservas como Airbnb y Vrbo, entre otras.

¿Cómo funciona un channel manager?   

En términos simples, un channel manager actualiza, en tiempo real, los datos de distribución de tu propiedad en todos los canales conectados. Cada vez que actualices tu calendario central o cambies una tarifa por noche en el channel manager o dentro del sistema de reservas integrado (PMS y CRS, entre otros), este cambio se actualizará automáticamente en todos los sitios web de reservas que tengas conectados. Además, cuando recibas una nueva reserva de una OTA, esta aparecerá en tu channel manager (y PMS/CRS) y la disponibilidad de esa habitación se cerrará automáticamente en todos los canales de distribución. Lo mismo ocurre cuando recibes una cancelación.

En términos más técnicos, un channel manager utiliza la sincronización bidireccional a través de XML para conectarse al extranet de cada canal por separado. Luego, envía las actualizaciones ARI (tarifas y disponibilidad) a ese canal y, para lograr una sincronización bidireccional, importa reservas y cancelaciones al panel de control de tu canal, PMS y/o CRS. Este es un flujo bidireccional automático e ininterrumpido que mantiene toda la información sincronizada y prácticamente elimina errores tales como las tarifas inexactas o las reservas dobles.

En el caso de la sincronización unidireccional, la diferencia es que con estas no se importarán las reservas o cancelaciones. Ten en cuenta que con las conexiones avanzadas la actualización es bastante rápida. Para ilustrar esto, una nueva reserva realizada en Expedia se entrega al channel manager de Cloudbeds en cuestión de segundos.

Los channel manager evitan errores mediante el uso del «inventario agrupado». Esta funcionalidad centraliza el inventario en un solo lugar para que todas las reservas se tomen de un «grupo» que se basa en actualizaciones de disponibilidad en tiempo real hacia / desde el PMS. Al colocar todo el inventario en un solo lugar, las habitaciones nunca sufren overbooking porque la misma habitación no se puede reservar en dos sitios web diferentes a la vez.

Los software de gestión de canales realizan otras 3 tareas clave: asignación de inventario, mapeado de inventario y actualización del PMS hotelero. 

1. Asignación: una estrategia sofisticada de gestión de canales se basa en una combinación de canales óptima que asigna de forma dinámica el inventario de acuerdo con tus objetivos actuales.
2. Mapeo de canales: un software de gestión de canales enlaza las categorías de habitaciones a los requisitos de cada canal para que las habitaciones se muestren de manera consistente en todos los canales, mientras que también se sincronizan sin problemas en el PMS. ¡No se requiere el uso de duplicados ni conciliaciones manuales!
3. Actualización del PMS: tu channel manager se conecta directamente al PMS de tu hotel, actuando como el guía en tiempo real de los datos de tarifas y disponibilidad entre tu PMS y cualquier sitio web de reservas en el que vendas tus habitaciones. Cada nueva reserva se envía directamente a tu PMS, sin ninguna intervención manual.

¿Por qué es importante usar un channel manager? 

Es posible gestionar tu inventario al conectarte al extranet de cada canal y actualizar manualmente la disponibilidad, las tarifas y el inventario, pero este proceso no es muy eficiente y además es propenso a errores. Con un channel manager podrás ahorrar tiempo, obtener más reservas y distribuir fácilmente tu inventario de habitaciones. 

Estas son las principales razones para usar un channel manager para la gestión de canales:

1. Amplio alcance del mercado

Un channel manager publica tu propiedad frente a una gran cantidad de viajeros. Dado que es relativamente sencillo conectarse a un nuevo sitio de reservas, se requiere de una baja inversión de tiempo y recursos para impulsar tu inventario. Esto significa que las propiedades de todos los tamaños ahora pueden acceder a nuevas regiones y segmentos globales (corporativo / ocio / grupos) a los que era difícil acceder gestionando los canales manualmente.

Tener varias fuentes de reserva significa más visibilidad y, a la larga, más reservas. Esto lleva a mayor ocupación, especialmente en tiempos de baja demanda, cuando más se necesita.

2. Mayor rentabilidad 

Los channel manager crean nuevas formas de vender el inventario existente, lo que resulta en un mayor rendimiento de tu inversión tanto en el área de ventas como de marketing. Con un inventario agrupado, tarifas con descuentos o tarifas no reembolsables e integraciones de ventas adicionales, los hoteles optimizan la administración de sus ingresos con estrategias de precios inteligentes.

Otra forma de vender una habitación es mediante el uso del inventario compartido, que es cuando vende la misma habitación en varias categorías de habitaciones. Un ejemplo de esto sería vender una misma habitación como dormitorio compartido o como habitación individual privada. Aquí el riesgo sería vender la misma habitación dos veces, pero al vender el inventario compartido a través de un software, el sistema garantiza automáticamente que cualquier habitación vinculada nunca se venda dos veces.

La actualización automática también mejora el rendimiento de búsqueda en las OTA, las cuales dan prioridad a las propiedades que tienen actualizaciones a la vez que ocurren los cambios. Cuando el contenido es correcto y actualizado, las propiedades disfrutan de un mejor posicionamiento en los resultados de búsqueda, lo que lleva a una mayor rentabilidad.

3. Distribución óptima 

Dado que cada canal tiene su propia estructura de costos y comisiones, la distribución rentable requiere considerar con cuidado cuáles canales de distribución se deben usar, cuánto inventario asignar a cada uno y cómo adaptar esa combinación de canales para lograr tus objetivos.

Al utilizar una combinación de OTA, sitios web de metabúsqueda, sitios de venta al por mayor o sitios especializados, te aseguras de que tu propiedad sea visible para el tipo de huésped indicado. Por ejemplo, los hoteles pueden cambiar el inventario de OTA de renombre (como Booking.com y Expedia) a otras OTA especializadas que venden a viajeros específicos, como OTA exclusivas de boutique (Mr. y Mrs. Smith), reservas de último minuto (HotelTonight) o incluso alojamientos alternativos al aire libre (GlampingHub).

4. Ahorro de dinero y tiempo 

Toma algo de tiempo familiarizarse con la interfaz de cada canal. Si no se cuenta con ninguna herramienta para esto, resulta un trabajo de tiempo completo iniciar sesión en cada canal y actualizar el inventario varias veces al día. Ese costo de tiempo se correlaciona estrechamente con el costo financiero de pagar al personal para administrar la distribución manualmente.    

Además de esto, el software también hace que la búsqueda de una distribución rentable sea mucho más simple. Con una vista unificada de sus canales, los hoteleros tienen un mayor control sobre los costos de distribución. Esto ahorra dinero al priorizar los canales de menor costo y luego mover el inventario a los de mayor costo para llenar los vacíos en la demanda.   

Qué debes considerar al elegir tu software 

Los mejores software están diseñados para conectarse a cientos de sitios de reserva de manera confiable y precisa, con un tiempo sincronización casi perfecto. Estas son las consideraciones más importantes:

Conectividad 

Los software de channel management más avanzados de la actualidad ofrecen conexiones API con una sincronización bidireccional. Las actualizaciones se realizan de forma inmediata y todo está basado en la nube, lo que elimina la necesidad de instalar la tecnología correspondiente en la propiedad y permite una mayor flexibilidad y velocidad. La plataforma debe ser potente, ya que puede admitir millones de reservas por día.  

Variedad de canales 

Elige un proveedor que se conecte a una amplia variedad de sitios de reserva y mercados globales para que puedas llegar a viajeros a cualquier lado del mundo. Las opciones deben incluir OTA de renombre, OTA especializadas, sitios web de metabúsqueda y sistemas de distribución global (GDS, por sus siglas en inglés). Además, debes verificar si el proveedor también cobra tarifas por canal o comisiones adicionales.  

Funciones 

Busca un producto simple, fácil de usar, intuitivo y destinado a su autoservicio. La intención es adquirir una herramienta que usará de forma constante. Otras opciones avanzadas útiles incluyen procesamiento de pagos, soporte multidivisa, informes, varios usuarios y funciones de usuario, entre otras.

Integración con tu PMS y motor de reservas 

El channel manager también debe integrarse con tu otro software de gestión de propiedades hoteleras, especialmente con tu PMS y con el motor de reservas directas del sitio web del hotel. De esta manera, todos tus herramientas estarán sincronizadas y podrás iniciar sesión en una herramienta solo para administrarlos a todos, ahorrando así innumerables horas y evitando errores manuales.

La integración con un PMS es vital para el crecimiento de las empresas de hotelería. Continúa leyendo para obtener más información.

Tu channel manager y tu software de gestión hotelera PMS 

Utilizando un PMS hotelero y un channel manager

Un PMS hotelero es el activo más importante cuando se trata de controlar y administrar un negocio de este tipo, independientemente del tamaño, categoría o necesidades operativas de la propiedad. La lista de procesos que agiliza esta herramienta es extensa e incluye la gestión de reservas, personal, registros de entrada / salida, comunicación con los huéspedes, pagos, tarifas, disponibilidad, ocupación y mucho más.

En términos simples, un software PMS es tu sistema de gestión y control centralizado de datos. Por otra parte, un channel manager distribuye la información de tu inventario en canales de reserva en línea y tu propio sitio web, y a la vez mantiene todos los sistemas actualizados.

En el panorama tecnológico actual, puedes elegir administrar tu propiedad con un software que incorpore un PMS y un channel manager en un mismo sistema. Depende de ti si quieres trabajar con dos sistemas de software separados que se integren entre sí, o usar solo un channel manager que cumpla con esas funciones.   

Beneficios de usar un sistema con un channel manager y PMS hotelero incorporados:

1. Información centralizada: el uso de un sistema todo en uno que incluya un channel manager y un PMS, como Cloudbeds, te permite realizar las operaciones diarias y la distribución de inventario desde una sola plataforma. Con esto, tendrás un lugar donde se almacenan todos tus datos de reservas, huéspedes y precios, que a la vez resulta fácilmente accesible para las operaciones diarias de recepción, informes, análisis, etc. 
2. intercambio de datos sin fricciones: una actualización de datos sencilla es muy importante porque los retrasos pueden afectar tus ingresos. Por ejemplo, cuando aumentas las tarifas en tu PMS, lo ideal es asegurarte de que se actualicen en todos los sitios de reserva en tiempo real. Tus huéspedes harán la reserva con el precio más reciente, sin ver el aumento del precio a medida que ingresan sus datos para completar la reserva. Lo mismo se aplica a las ofertas y promociones. Cuando crees una reserva en el PMS, la habitación se cerrará para su venta al instante.
3. Conexión sofisticada: en el competitivo mercado actual, debes asegurarte de que tus estrategias de distribución y comercialización estén alineadas. Eso se reduce a sincronizar la mayor cantidad de datos posible con tus canales de comercialización, desde servicios e imágenes hasta diferentes planes de tarifas, promociones u ofertas especiales. Cuando utilizas dos sistemas separados, debes verificar dos veces las capacidades de integración en dos niveles distintos: desde tu PMS a tu channel manager y desde tu channel manager hasta los sitios de distribución.  
4. Actualizaciones del producto: las OTA mejoran constantemente su conectividad e introducen actualizaciones tecnológicas que hacen que el proceso de reserva sea más sencillo tanto para los viajeros como para los proveedores de alojamiento. Administrar tu propiedad con una herramienta significa que un equipo de conectividad aplicará actualizaciones de API y luego probará la conexión a la extranet de la OTA directamente desde tu panel principal. Al usar dos sistemas integrados, dependerás de dos compañías y equipos diferentes para aplicar los cambios.   
5. Un conjunto de productos: generalmente, un sistema todo en uno incluye otra tecnología importante que también está interconectada. Por ejemplo, la suite de Cloudbeds incluye un motor de reservas sin comisiones y tiene un motor de inteligencia de precios incorporado para rastrear los cambios de precios en el mercado, todo en tiempo real.
   
6. Una sola compañía: al optar por un solo sistema, estarás interactuando con un proveedor tecnológico, un solo contrato, un punto de contacto etc., lo que significa que tendrás a tu disposición un equipo de soporte para investigar problemas.

Utilizar un channel manager sin un PMS hotelero

Si planeas no usar un PMS, probablemente será necesario completar algunas tareas de forma manual. Para tomar la decisión correcta, te recomendamos evaluar tus necesidades operativas y comerciales, así como la capacidad de tu personal. Esto te ayudará a evaluar si puedes administrar tu propiedad solo con la ayuda de un channel manager. Aquí hay algunas preguntas que puedes considerar:

• ¿Cómo será tu planificación diaria para diferentes áreas: recepción, limpieza y reservas?
• ¿Cómo será el proceso de registro / salida de los huéspedes?
• ¿Utilizarás tu channel manager para almacenar toda la información de la reserva, así como los registros de pago y los datos personales de los huéspedes? ¿O necesitarás transferir la información a otra herramienta?
• ¿Cómo vas a generar las facturas a los huéspedes?
• ¿Cómo vas a gestionar las tareas recurrentes que involucran la comunicación con el huésped?
  

Qué debes considerar al elegir un proveedor  

A continuación, te mostraremos los elementos imprescindibles al seleccionar el mejor proveedor de channel manager o el sistema todo en uno para tu propiedad.  

• Modelo de precios. ¡El dinero importa! ¿Sabes si el proveedor trabaja por comisión de reserva? ¿Se aplica un modelo de tarifa plana o suscripción? ¿Hay tarifas obligatorias de instalación? Cada tecnología debe cumplir un propósito claro y un retorno de la inversión convincente. Los precios basados en comisiones o canales se vuelven complicados y costosos.  
• Incorporación y soporte continuo. Antes de decidirte por un proveedor, es bueno saber lo necesario para empezar. ¿Cuánto dura el proceso de incorporación? ¿Te ofrecen orientación para configurar tu cuenta? ¿Cómo trabaja el equipo de Soporte? ¿Cómo de tan amplia es la base de conocimiento para el aprendizaje y la resolución de problemas por tu cuenta? 
• Reconocimiento de la industria. Las principales OTA también llevan a cabo programas para socios de software y cada año reconocen socios Premier o Preferidos que cumplen con las más altas exigencias técnicas de conexión. Además, te recomendamos buscar empresas que ofrezcan una prueba gratuita o el uso gratuito de una cuenta de demostración, para que así puedas probar la tecnología antes de comprometerte.    
• Seguridad y cumplimiento. Cuando se trata de sistemas que manejan datos confidenciales, como tus tarifas e información de los huéspedes, querrás asegurarte de que tus datos estén seguros. Consulta sobre el cumplimiento: PCI DSS, SCA, Cumplimiento de datos de huéspedes y GDPR.
  
• Opiniones de los usuarios. Revisa las reseñas en línea en sitios de análisis de software acreditados como Capterra, Software Advice y Hotel Tech Report.    

Qué debes buscar en un channel manager para Booking.com  

Si Booking.com es una de tus OTA principales y quieres garantizar una distribución efectiva, busca un administrador de canales con las siguientes características:

• Conexión API en ambos sentidos
• Ajuste de paridad tarifaria
• Gestión de inventario agrupado
• Integración avanzada de tarifas
• Integración para la tarjeta de crédito del huésped
• Funciones avanzadas: mensajería, informes de ausencias, entre otros.

Otro aspecto a considerar es si a tu proveedor se le ha otorgado un lugar en el programa Premier and Preferred Partners de Booking.com. Premier es la categoría más alta para compañías de software, en la que se encuentran aquellas de su clase con la mejor conexión. Los requisitos incluyen una conexión fuerte, rápida y estable, la adaptación del producto de Booking.com y la cantidad de propiedades conectadas, entre otros.

Qué debes buscar en un channel manager para Airbnb  

Para las propiedades que usan Airbnb, también hay algunas consideraciones específicas para esta plataforma en particular. Entre las funciones que debes buscar se encuentran las siguientes.

• Conexión API en ambos sentidos 
• Sincronización de contenido e imágenes
• Integración de descuentos, impuestos y tasas 
• Reglas de precios

Al igual que Booking.com, Airbnb también reconoce a los mejores proveedores con respecto a la tecnología. Los Proveedores de Software Preferidos de Airbnb son reconocidos por la compañía debido a que proporcionan las «funciones y conexiones de software que cumplen o exceden todos los puntos de referencia técnicos» y también se les reconoce por «colaborar con Airbnb en todas las iniciativas del programa». Para garantizar una conectividad más confiable con Airbnb, asegúrate de buscar los Proveedores de software asociados preferidos de la plataforma.

Los top 5 proveedores a nivel mundial 

Una distribución efectiva es clave para tener un negocio de hotelería rentable. Por lo tanto, evita sufrir con las actualizaciones manuales que sobrecargan a tu personal con trabajo y hacen que tu propiedad sea vulnerable a los overbookings. Si ves que tu channel manager no está proporcionando un retorno suficiente de tu inversión, debes considerar un cambio. El contar con el mejor software para tus necesidades simplificará tu vida y te ayudará a alcanzar tus objetivos de ingresos de manera más fiable.

Si necesitas ayuda para encontrar un proveedor, asegúrate de consultar esta clasificación realizada por Hotel Tech Report. Nosotros nos hemos encargado de reducir la búsqueda a estos 5 principales proveedores globales:

1. El channel manager de Cloudbeds: myallocator 
2. SiteMinder 
3. RateGain
4. STAAH
5. Omnibees 

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Preguntas frecuentes

Como es común en esta industria, hay algunos términos de uso frecuente cuando se habla de la gestión de canales. Aquí están las preguntas frecuentes:

¿Qué es la sincronización bidireccional?

La sincronización bidireccional se refiere a la conexión entre un channel manager y un canal de terceros mediante el cual tu calendario, tarifas e inventario (y, a menudo, el contenido de la propiedad) se mantienen actualizados. También es la forma en que las reservas y cancelaciones se sincronizan entre canales individuales y un software.

¿Qué es la asignación?

Las asignaciones son bloqueos negociados previamente en la disponibilidad de las habitaciones, que son compradas por un tercero, como un mayorista, operador turístico, agente de viajes, OTA o planificador de eventos. Las asignaciones se pueden administrar dentro de la extranet de un canal o mediante un software centralizado.

¿Qué es un cierre?

Un cierre es cuando una categoría de habitación, sitio de reserva o segmento de mercado se cierra para futuras reservas. Los cierres se utilizan para optimizar la combinación de canales, los ingresos y la rentabilidad.   

¿Qué es una API?  

API significa interfaz de programa de aplicación. Es un «puente» que utilizan para dos herramientas independientes para comunicarse e intercambiar datos. La API es la que hace posible que los datos fluyan sin problemas y con precisión a través de sistemas que pueden pertenecer y ser operados por diferentes compañías con distintos estándares de formato para los datos.

¿Qué es iCal?  

iCal es el medio que permite a los usuarios guardar e intercambiar información de tu calendario, como eventos, tareas pendientes e información de disponibilidad. Probablemente hayas visto una versión gratuita de esta función en tus propios calendarios personales o profesionales.  

¿Qué es un canal basado en el calendario?

Cada canal tiene su propio calendario que refleja las reservas que se realizan en él. Hay dos tipos de calendarios: unidireccionales y bidireccionales.

Los calendarios unidireccionales solo pueden recibir disponibilidad, por lo que deberá ajustar manualmente el inventario para cualquier reserva entrante que provenga de un canal unidireccional.

Los calendarios bidireccionales pueden tanto recibir disponibilidad como enviar reservas. Eso significa que el calendario se mantiene sincronizado de manera mucho más confiable. Nota: los canales de calendario solo pueden conectarse a una categoría de habitación a la vez. Esto se debe al diseño del sistema de URL del calendario.

¿Qué es el mapeo de canales?

El mapeado o mapeo de canales se refiere al proceso de sincronización de una habitación o unidad en un channel manager (o PMS) con la habitación correspondiente en un canal de reserva. Dado que cada canal de reserva tiene sus propios requisitos de formato, debes asegurarte de que cada categoría de habitación o unidad esté asignada al diseño de cada canal individual.

¿Qué es una conexión XML?

XML es un lenguaje de programación diseñado para transmitir datos de manera efectiva. Con XML, los datos fluyen hacia y desde tu channel manager en un formato que puede ser entendido tanto por tu software como por cualquier sistema de terceros al que esté conectado, como las OTA.