Cómo crear la carta de bienvenida perfecta para tu hotel (+ Plantillas)

Bienvenue! Willkommen! ¡Cordial bienvenida! Welcome!

No importa en qué idioma lo digas, una cálida bienvenida puede establecer el tono adecuado para la estancia de los huéspedes de tu hotel. Redactar la carta de bienvenida perfecta para un hotel puede influir en la experiencia del huésped y te permite dejar en él una impresión positiva incluso antes de que llegue a tu establecimiento.

Gran parte de la hotelería se ha vuelto digital, especialmente desde el inicio de la pandemia. Los huéspedes de los hoteles se han acostumbrado a una experiencia de estancia casi (o completamente) sin contacto: reserva online, check-in digital, desbloqueo de las puertas de las habitaciones con una app, auto check-out y recibos por correo electrónico. Puede que ni siquiera vean a un agente de atención al huésped en tu recepción, ya que muchos hoteles ni siquiera tienen recepción.

Como profesional del sector hotelero, seguro quieres asegurarte de que tus huéspedes sepan que los hoteles con un toque humano siguen vivos en esta época moderna. Esto no quiere decir que la carta de bienvenida no pueda aprovechar la tecnología moderna (están los códigos QR, por ejemplo). El objetivo es dar a los huéspedes una cálida bienvenida y desearles una estancia agradable para que al final se vayan con una experiencia memorable y con ganas de volver.

El principal objetivo de la carta de bienvenida es informar a tu huésped de lo que puede esperar durante su estancia. Puede proporcionar cualquier consejo útil para hacer la estancia más cómoda, asegurar a los huéspedes que el equipo de dirección del hotel está ahí para ellos, e incluso puede incluir cualquier oferta especial del hotel de interés. Es la «primera impresión» de quién eres y del tipo de propiedad que diriges.

Beneficios de una carta de bienvenida

La carta de bienvenida puede ser la primera «cara amable» que encuentren tus huéspedes, y puede conectarles emocionalmente con la propiedad, dando inicio a lo que se espera que sea una experiencia memorable que pueda conducir a una visita posterior.

La hotelería como concepto implica la recepción y el entretenimiento amable y generoso de huéspedes, visitantes o extraños. El primer beneficio de tener un mensaje de bienvenida es dar a tus huéspedes esa recepción amable y generosa. La carta de bienvenida también puede ayudarte a:

• Informar a los huéspedes de cualquier evento especial en la zona
• Dirigirlos a tu restaurante, a las actividades o a las experiencias complementarias/de venta
• Compartir tus propias recomendaciones como experto local
• Darle información útil sobre los servicios disponibles en tu propiedad
• Invitarlos a participar en tus cuentas de redes sociales

¿Qué se escribe en una carta de bienvenida?

Empecemos por lo que no debes escribir: no es necesario repasar las políticas, los procedimientos y los términos y condiciones que han aceptado al hacer la reserva. Puedes guardar esa información para el correo electrónico de confirmación. Descarga plantillas y ejemplos de correos electrónicos para la confirmación de la reserva, mensajes previos y posteriores a la estancia.

Debes asegurarte de que tu nota sea breve y clara, y que transmita un sentimiento que les haga alegrarse de haberte elegido. Mantén un tono optimista y amistoso, y dales la seguridad de que han elegido el lugar adecuado para crear sus recuerdos.

Entonces, ¿qué decir?

Empieza agradeciendo a tu huésped por haber elegido tu propiedad. Dales algo que esperar, y crea entusiasmo por tu hotel y lo que tiene que ofrecer durante su estancia. Háblales de la zona. Incluso puedes darles pequeños consejos y detalles para responder a las preguntas pendientes que puedan tener, por ejemplo, cómo funciona el aire acondicionado, un recordatorio de la contraseña del wifi, una invitación a comprobar los productos del minibar, dónde se encuentra la caja fuerte para que puedan guardar con seguridad los objetos de valor o incluso el horario de funcionamiento de la piscina.

Formato de carta de bienvenida al huésped

La versión moderna de la carta de bienvenida a los huéspedes puede ser divertida, genial, inspiradora… ¡lo que quieras! En función del branding de tu propiedad, puedes adaptar la carta para que se ajuste a la personalidad de tu marca. Aunque puedes adaptar tu carta al estilo de tu zona y de tu propiedad, siempre debes incluir lo básico:

1. Una cálida bienvenida. Si vas a enviar una carta virtual por correo electrónico y puedes sacar el nombre del huésped de tu PMS, ¡aún mejor! Así tu carta será más personalizada.
2. Cualquier información importante sobre la zona que el huésped necesite saber: los datos curiosos o las recomendaciones personales también funcionan bien aquí.
3. Una forma de que el huésped se ponga en contacto contigo o con tu equipo humano si necesita algo.
4. Tus cuentas en las redes sociales: es una gran oportunidad para invitar a los huéspedes a comprometerse con tu marca y compartir contenido que pueda incitar a otros viajeros a reservar también una estancia contigo.

Usa un tono personal

Un tono informal con recomendaciones personales puede hacer que tu carta de bienvenida parezca venir de un amigo. Haz que tus huéspedes se entusiasmen con lo que ofrece tu propiedad y la zona. ¿Ese lugar al que llevas a tus amigos y familiares cuando vienen de visita? Sí, cuéntales eso. Pide a tu personal sus recomendaciones y agrégalas a la carta como una forma de presentar a las personas que ayudan a hacer posible su estancia. El lugar de café favorito de tu ama de llaves, el lugar favorito de tu agente de recepción para jugar al minigolf… todos ellos pueden hacer que el huésped se sienta como parte de la familia.

Ejemplos de cartas de bienvenida

Aquí te sugerimos dos ejemplos de cartas de bienvenida, y un ejemplo de cómo introducir de forma divertida un código QR de bienvenida:

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¡Bienvenido/a (nombre de hotel o alquiler vacacional)!

Sabemos que tenías muchas opciones para venir a [nombre de la ciudad] y estamos encantados de que hayas elegido [nombre del hotel]. Esperamos que hayas venido con ganas de aventura y que te vayas con increíbles recuerdos de tu estancia en el pueblo/ciudad que los lugareños llamamos «El lugar más dulce de la Tierra».

Dato curioso: La tienda de cupcakes de la esquina, Lovecakes, ganó la última temporada de «Guerra de Cupcakes».

Ningún viaje a [nombre de la ciudad] está completo sin una visita a [atracción local]. El aparcamiento del West End es el mejor lugar para aparcar; asegúrate de llegar antes de las 10 de la mañana para evitar las multitudes. Hay sillas de playa, crema solar y toallas disponibles en nuestra tienda de regalos. Cuando vuelvas de tu día en la playa, nuestro restaurante [nombre del restaurante] tiene un menú especial de cena: las mesas se agotan rápidamente, así que asegúrate de reservar enviando un mensaje de texto a [insertar número de teléfono].

Si se te antoja un helado, asegúrate de visitar Scoops, justo al final de la manzana: su helado de brittle es buenísimo e incluso ha ganado premios al mejor helado en la feria estatal. Nuestro director de actividades, Dave, recomienda el Especial del Amanecer en [nombre del restaurante del hotel] para desayunar; puede que incluso le veas ayudando a preparar el zumo de naranja recién exprimido antes de que abra la piscina a las 10 de la mañana.

Escanea el código QR que aparece a continuación para obtener más recomendaciones en nuestra guía local. Encontrarás un calendario de eventos y el informe meteorológico para que puedas aprovechar al máximo tu estancia. Nuestro equipo está disponible las 24 horas del día, así que si necesitas algo envíanos un mensaje de texto a [insertar número de teléfono].

¡Disfruta de tu estancia en [nombre del hotel]! Si compartes tu diversión en las redes sociales, asegúrate de etiquetarnos con el #hashtag en Instagram [@usuario] o Facebook [@usuario] para recibir una bebida gratuita a elegir durante tu próxima estancia con nosotros.

Cordial saludo,

Director General y Equipo

Nombre del hotel

Información de contacto

Dirección exacta de tu propiedad

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¡Te damos una cálida bienvenida a Cottage Cove!

Cuando mi abuelo Karl construyó estas cabañas, su mayor deseo era construir recuerdos para las generaciones venideras. Queremos que disfrutes de tu hogar lejos del hogar y estamos encantados de que estés aquí.

Lo que más nos gusta de la zona es lo tranquila que es. Esperamos que la paz y la serenidad que nos caracterizan te ayuden a desconectar y recargar de verdad. Te invitamos a dar el paseo de 1 milla alrededor del lago (donde puede que veas a nuestras mascotas, Lucy y Wyatt–sí, son los patos de nuestro logotipo). Hay mesas de picnic a lo largo del sendero y, si quieres llevar un almuerzo, podemos proporcionarte uno por solo 5 dólares cada uno.

Si necesitas ayuda, marca el «0» y nuestro personal de recepción estará encantado de ayudarte.

¡Vuelve a conectarte el tiempo suficiente para mostrarnos tu selfie delante de nuestro famoso jardín de dalias (¡más de 10 variedades!) con el #hashtag en Instagram [@usuario] o Facebook [@usuario] para participar en el sorteo de una tarjeta electrónica de regalo para el Lobster Pound en tu última noche!

Por una gran estancia,

Director General y Equipo

 Información de contacto

Dirección exacta de tu propiedad

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¡Hola y bienvenido a nuestro Alojamiento Turístico!

Oye tú —sí tú, el del smartphone—, te invitamos a abrir la aplicación de la cámara de tu teléfono y apuntar con el objetivo a este código QR para poder acceder a nuestra guía local. Pásalo bien, y si necesitas algo estamos a un mensaje de distancia en [insertar número de teléfono].

(Inserta el código QR en tu página de bienvenida o guía virtual)

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